Поставка товарів державному замовнику через тендер: етапи процедури

Як відкрити торгівлю: документи, процедура, бухоблік і розрахунки

Торговельна діяльність для підприємств: документи, процедура, бухоблік і розрахунки

Суб’єкти господарювання (далі – СГ) приватної власності, які займаються оптовою/роздрібною торгівлею, можуть брати участь у тендерах (закупівлях за бюджетні кошти). У консультації розповімо, яких вимог необхідно дотримуватися СГ, який має намір поставляти товари державному замовнику.

Що таке тендер

Тендер (англ. tender – пропозиція) – конкурентна форма розміщення замовлення на закупівлю товарів, надання послуг або виконання робіт відповідно до заздалегідь визначених у документації умов, в узгоджені строки, на принципах загальності, справедливості та ефективності. Термін «тендер» часто вживається як аналог конкурсу або аукціону.

В українському законодавстві поняття «тендер» визначенj в п. 28 ч. 1 ст. 1 Закону № 922. Зокрема, тендер (торги) – це здійснення конкурентного відбору учасників із метою визначення переможця торгів відповідно до процедур, установлених Законом № 922 (крім переговірної процедури закупівлі).

Згідно зі ст. 12 Закону № 922 закупівля може здійснюватися шляхом застосування однієї з таких процедур:

• відкритих торгів;
• конкурентного діалогу;
• переговорної процедури.

У консультації ми розглянемо тільки відкриті торги – основну процедуру закупівлі (ч. 1 ст. 20 Закону № 922).

Хто може виступати замовником тендера

Згідно з п. 9 ч. 1 ст. 1 Закону № 922 замовниками можуть виступати органи державної влади, органи місцевого самоврядування (далі – ОМС) та органи соціального страхування, а також юридичні особи (підприємства, установи, організації) та їх об’єднання, які забезпечують потреби держави або територіальної громади, якщо така діяльність не провадиться на промисловій або комерційній основі, за наявності однієї з таких ознак:

• юрособа є розпорядником, отримувачем бюджетних коштів;
• органи державної влади або ОМС чи інші замовники мають більшість голосів у вищому органі управління юрособи;
• у статутному капіталі юрособи державна або комунальна частка акцій (часток, паїв) перевищує 50 %.

У яких випадках проводиться тендер

Публічні закупівлі обов’язково проводяться, якщо (ст. 2 Закону № 922):

1) вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 000 грн, а робіт – 1,5 млн грн;

2) замовники провадять діяльність в окремих сферах господарювання за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 1 000 000 грн, а робіт – 5 000 000 грн. До таких замовників відносяться:

• СГ, у статутному капіталі яких органам державної влади, органам влади АР Крим, ОМС належить частка в розмірі понад 50 % або такі органи мають більшість голосів у вищому органі СГ чи право призначати більше половини складу виконавчого органу або наглядової ради підприємства;
• СГ, які мають спеціальні або ексклюзивні права.

Як узяти участь у тендерних торгах

Тендерні процедури закупівлі не можуть проводитися до/без публікації оголошення про проведення закупівлі на веб-порталі Вповноваженого органу (ч. 3 ст. 10 Закону № 922). Уповноваженим органом у сфері публічних закупівель є Мінекономрозвитку (п. 1 Положення № 459).

Інформація про закупівлі, визначена Законом № 922, розміщується на веб-порталі Мінекономрозвитку безплатно через авторизовані електронні майданчики. Зокрема, потреба в закупівлях товарів повинна бути оприлюднена на тендерних майданчиках, авторизованих системою держзакупівель ProZorro.

СГ, який бажає взяти участь у тендерних торгах як виконавець робіт, послуг або постачальник товарів, повинен зареєструватися на офіційному майданчику ProZorro, авторизованому на всіх рівнях акредитації (далі – майданчик). Список таких майданчиків розміщено за адресою: https://prozorro.gov.ua/majdanchiki-p.... За реєстрацію на таких майданчиках плата не справляється.

Де СГ можуть знайти інформацію про проведені тендери?

Інформацію про тендери можна знайти:

• у центральній базі ProZorro;
• через передплату в особистому кабінеті на майданчику;
• через модуль аналітики bi.prozorro.

Як проводяться відкриті торги

Розглянемо поетапно процедуру проведення відкритих торгів (тендера) і розповімо, які вимоги учаснику тендера потрібно виконати на кожному етапі.

Етап 1. Оголошення про проведення процедури відкритих торгів

Таке оголошення повинне бути оприлюднене на веб-порталі Мінекономрозвитку не пізніше ніж за 15 днів до дня розкриття тендерних пропозицій, якщо вартість закупівлі не перевищує 133 тис. євро для товарів і послуг та 5 150 тис. євро для робіт, але не пізніше 30 днів у разі перевищення таких сум (ст. 10, 21 Закону № 922).

Одночасно з оголошенням про проведення тендера замовник повинен оприлюднити тендерну документацію. Отже, СГ – учасникові треба підготувати документи, що відповідають вимогам тендерної документації замовника. Для цього необхідно вивчити цю документацію.

Вимоги до тендерної документації встановленo в ч. 2 ст. 22 Закону № 922. Зокрема, така документація повинна містити:

• інструкцію з підготовки тендерних пропозицій;
• один або декілька кваліфікаційних критеріїв до учасників відповідно до ст. 16 і вимоги, установлені ст. 17 Закону № 922, а також інформацію про спосіб підтвердження відповідності учасників установленим критеріям і вимогам. Наприклад, замовник може встановити такі вимоги до учасників:

1) наявність обладнання та матеріально-технічної бази;

2) наявність працівників відповідної кваліфікації, що мають необхідні знання та досвід;

3) наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору;

• інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (за необхідності – плани, креслення, рисунки або опис предмета закупівлі);
• кількість товару та місце його постачання;
• місце, де повинні бути виконані роботи або надані послуги, їх обсяги;
• строки постачання товарів, виконання робіт, надання послуг;
• проект договору про закупівлю з обов’язковим викладeнням порядку зміни його умов та ін.

Етап 2. Подання тендерної пропозиції

Документ із тендерною пропозицією подається учасником в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де наводиться інформація (ст. 25 Закону № 922):

• про ціну;
• інші критерії оцінки (у випадку їх установлення замовником);
• кваліфікаційні (кваліфікаційний) критерії, які відповідають вимогам, визначеним у ст. 17 Закону № 922 і тендерній документації.

Тендерна пропозиція повинна містити підтвердження надання учасником відповідного забезпечення, якщо таке забезпечення передбачене оголошенням про проведення процедури закупівлі (ст. 24 Закону № 922).

Усі документи слід завантажити онлайн через особистий кабінет із накладенням електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП) або кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП). Документи, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям, і документи, що містять технічний опис предмета закупівлі, подаються в окремих файлах.

Строк подання тендерних пропозицій не може бути менше 15 днів із дня опублікування оголошення про проведення відкритих торгів (ч. 3 ст. 21 Закону № 922).

Етап 3. Розкриття та оцінка тендерних пропозицій

Після закінчення строку подання тендерних пропозицій і перед початком електронного аукціону розкривається інформація про ціни тендерних пропозицій (ст. 27 Закону № 922).

Критеріями оцінки тендерних пропозицій є (ст. 28 Закону № 922):

• у випадку здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, які проводяться, виконуються або надаються не за окремо розробленою специфікацією (технічним проектом), для яких існує постійно діючий ринок, – ціна;
• у випадку здійснення закупівлі, що має складний або спеціалізований характер (у т. ч. консультаційних послуг, наукових досліджень, експериментів або розробок, дослідно-конструкторських робіт), – ціна разом з іншими критеріями оцінки, зокрема, такими як умови оплати, строк виконання, гарантійне обслуговування, експлуатаційні витрати, передача технології та підготовка управлінських, наукових і виробничих кадрів.

Етап 4. Проведення електронного аукціону

Електронний аукціон являє собою повторюваний процес зниження цін або приведених цін з урахуванням показників інших критеріїв оцінки за математичною формулою, визначеною в методиці оцінки. Такий аукціон проводиться в три етапи в інтерактивному режимі реального часу (ст. 29 Закону № 922).

На кожному етапі всім учасникам забезпечується доступ до перебігу аукціону, у тому числі до інформації про місце розташування їх цін або приведених цін в електронній системі закупівель від найвищого до найнижчого та інформації про кількість учасників на даному етапі без зазначення їх найменування.

Якщо учасники подали пропозиції з однаковим значенням ціни/приведеної ціни, першим знижувати ціну буде учасник, який подав свою пропозицію пізніше за інших учасників з аналогічним значенням ціни пропозиції.

У яких випадках замовник може відхилити тендерну пропозицію?

Замовник відхиляє тендерну пропозицію, якщо учасник:

• не відповідає кваліфікаційним критеріям, установленим ст. 16 Закону № 922;
• не надав забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагав замовник.

Замовник відхиляє тендерну пропозицію переможця, якщо:

• той відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або від укладання договору про закупівлю;
• не подав документи, що підтверджують відсутність підстав, передбачених ст. 17 Закону № 922;
• є підстави, зазначені в ст. 17 і ч. 7 ст. 28 Закону № 922;
• тендерна пропозиція не відповідає умовам тендерної документації.

Етап 5. Прийняття рішення про намір оформити договір про закупівлю

Рішення про намір укласти договір про закупівлю приймається замовником у день визначення переможця. Протягом одного дня після прийняття такого рішення замовник публікує на веб-порталі Мінекономрозвитку повідомлення про намір укласти договір і направляє його переможцеві. Усім іншим учасникам електронною системою закупівель ProZorro автоматично направляється повідомлення із зазначенням найменування та місцезнаходження переможця торгів (ст. 32 Закону № 922).

Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем торгів протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 20 днів із дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та пропозиції учасника-переможця.

Якщо переможець торгів відмовиться від підписання договору про закупівлю, з його вини договір не буде укладений або не подасть документи, які підтверджують відсутність підстав, передбачених ст. 17 Закону № 922, замовник відхиляє тендерну пропозицію такого учасника та визначає переможця серед учасників, строк дії тендерних пропозицій яких ще не минув.

Етап 6. Укладання договору про закупівлю

Договір про закупівлю укладається згідно з нормами ЦК і ГК з урахуванням особливостей, визначених Законом № 922. Наприклад, якщо тендер проводився на постачання продуктів харчування, то переможець тендера (постачальник) укладає із замовником (покупець) договір постачання за правилами, визначеними у ст. 712 ЦК і ст. 264–271 ГК, та з урахуванням особливостей, передбачених Законом № 922.

Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами аукціону (у т. ч. ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі. Істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, передбачених у ч. 4 ст. 36 Закону № 922. Наприклад, можна змінити ціну за одиницю товару не більше ніж на 10 % у випадку коливання ціни такого товару на ринку, за умови, що зазначена зміна не приведе до збільшення суми, визначеної в договорі.

Дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в договорі, який укладено в попередньому році, якщо витрати на цю мету затверджені у встановленому порядку.

У яких випадках договір про закупівлю, проведену шляхом застосування процедури відкритих торгів, уважається недійсним?

Випадки, коли договір про закупівлю є нікчемним, перелічені в ст. 37 Закону № 922, а саме:

• укладання договору з порушенням вимог ч. 4 ст. 36 Закону № 922. Тобто при зміні істотних умов договору про закупівлю після його підписання;
• укладання договору в період оскарження процедури закупівлі відповідно до ст. 18 Закону № 922;
• укладання договору з порушенням строків, передбачених ч. 2 ст. 32 Закону № 922, за винятком випадків призупинення перебігу строку у зв’язку з розглядом скарги органом оскарження згідно зі ст. 18 Закону № 922 (про строки укладання договору закупівлі див. етап 5).

Висновки

Учасником процедури закупівлі може бути як юрособа, так і фізособа-підприємець, які відповідають кваліфікаційним критеріям, зазначеним у ст. 16 Закону № 922. СГ, який бажає взяти участь у тендерних торгах, повинен зареєструватися на офіційному авторизованому майданчику ProZorro і подати тендерну пропозицію.

Критерієм оцінки тендерних пропозицій є ціна, але якщо йдеться про закупівлю товару, що має складний або спеціалізований характер, то враховується ціна разом з іншими критеріями оцінки (умови оплати, строк виконання, гарантійне обслуговування, експлуатаційні витрати, передача технології і т. д.).