Трудова книжка на підприємстві: правила заповнення і зберігання

Трудова книжка – основний документ про трудову діяльність працівника, що підтверджує його трудовий стаж і містить інформацію про професійні досягнення. Обов'язковість ведення трудових книжок установлена ст. 48 КЗпП, а основні правила їх ведення викладені в Інструкції, затвердженій спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58). У цій консультації ми розглянемо ті правила, які повинні знати працівники, яким доручено вести трудові книжки на підприємстві.

Організація ведення і зберігання трудових книжок

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання й видачі трудових книжок на підприємстві покладається на його керівника (п. 4 постанови КМУ від 27.04.93 р. № 301). Це означає, що наказом по підприємству призначаються особи, відповідальні за ведення і зберігання трудових книжок. На великих підприємствах це може бути кадрова служба (відділ) або один працівник – інспектор із кадрів. На невеликих підприємствах роботу з кадрового діловодства, включаючи ведення трудових книжок, ставлять за обов'язок одному із співробітників (наприклад, бухгалтеру або секретареві).

Особи, які влаштовуються на роботу, повинні подати належним чином оформлену трудову книжку. Без неї на роботу приймають тільки громадян, які працевлаштуються вперше. Таким працівникам виписує трудові книжки підприємство. Для цього воно самостійно придбаває необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Трудові книжки працівників зберігаються на підприємстві як бланки суворої звітності. Зберігати їх потрібно у спеціально обладнаному місці, наприклад, у сейфі, металевому ящику. Відповідальний за трудові книжки повинен вести:

• Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10);
• Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9).

Указані типові форми затверджені наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277 (далі – Наказ № 277).

Слід пам'ятати, що трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами (п. 2.1 Інструкції № 58).

Оформлення вкладишів і виписок із трудових книжок

Вкладиші до трудової книжки. Вкладиш видається, тільки якщо всі сторінки відповідного розділу трудової книжки вже заповнені. При цьому на титульній сторінці ставиться штамп розміром 10 х 25 мм, робиться напис «Виданий вкладиш» та вказується серія і номер вкладиша, який повинен бути вшитий у трудову книжку. Без трудової книжки вкладиш є недійсним. Записи до вкладишу робляться в тому ж порядку, що й до трудової книжки.

Виписки із трудових книжок. Нерідко працівники просять видати їм трудову книжку на руки на декілька днів, щоб оформити необхідні документи. Завважимо, що законодавством така видача не передбачена, оскільки відповідно до Інструкції № 58 трудова книжка зберігається на підприємстві і видається працівникові тільки при звільненні. За необхідності працівникові може бути видана належним чином завірена виписка із трудової книжки. Роз'яснення Мінпраці та соцзахисту із цього питання наведені в листі від 03.07.08 р. № 2022. Для оформлення виписки на першій сторінці копії пишеться слово «Виписка», а на кожній з інших роблять напис «З оригіналом звірено», який завіряється підписом уповноваженої особи і печаткою підприємства, а також указують дату.

На кого ведуться трудові книжки

Трудові книжки ведуться на всіх найманих працівників, які трудяться на підприємстві більше п'яти днів, причому як на постійних, так і на тимчасових і сезонних. Крім того, трудова книжка ведеться на голову і членів фермерського господарства (п. 1.1 Інструкції № 58), хоча вони і не є найманими працівниками відповідно до ч. 1 ст. 3 Закону від 19.06.03 р. № 973-IV «Про фермерське господарство» (далі – Закон № 973).

Не ведуться трудові книжки:

• на осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами;
• приватних підприємців, які забезпечують себе роботою самостійно. Водночас завважимо, що законодавство не забороняє їм одночасно з підприємницькою діяльністю працювати за трудовим договором на підприємстві. У цьому випадку на такого підприємця трудова книжка ведеться за основним місцем роботи на підприємстві;
• сумісників, правда, за бажанням цих працівників запис про сумісництво може бути внесено до трудової книжки.

Заповнення титульного аркуша трудової книжки

На титульному аркуші трудової книжки вказуються:

• прізвище, ім'я, по батькові працівника;
• дата його народження;
• дата заповнення трудової книжки.

Записи завіряються підписами працівника й особи, відповідальної за видачу трудової книжки.

На практиці нерідко виникає необхідність внести виправлення до трудової книжки, наприклад у зв'язку зі зміною прізвища працівника. Для цього вказане на титульному аркуші прізвище закреслюють однією рисою, а нижче пишуть нове прізвище. На внутрішньому боці обкладинки трудової книжки наводять унесені зміни з посиланням на відповідні документи. Запис завіряється підписом особи, уповноваженої вести трудові книжки, і печаткою підприємства. Такий запис може мати такий вигляд (див. зразок 1):

Зразок 1

<...>

Прізвище Барсукова змінене на прізвище Василишина на підставі свідоцтва про шлюб ААК № 123123, виданого Васильєвським РАЦС м. Енська 07.05.10 р.

Інспектор із кадрів (підпис) Н. І. Волобуєва

11.05.10 р. М. П.

Порядок внесення записів про прийняття, переведення, звільнення

Сформулюємо основні правила внесення до трудової книжки таких записів.

1. Усі записи робляться на підставі відповідних наказів, а у графі 4 трудової книжки вказується дата і номер наказу, згідно з яким зроблено запис.

2. Найменування посад (професій) працівника повинне відповідати Класифікатору професій ДК 003:2005, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 26.12.05 р. № 375.

3. Записи про прийняття на роботу і переведення мають бути зроблені не пізніше тижневого строку, а запис про звільнення – у день звільнення (п. 2.4 Інструкції № 58).

4. Підприємство зобов'язане ознайомити працівника з усіма записами в трудовій книжці про прийняття, переведення та звільнення під підпис. Для цього в особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656) робиться відповідний запис (дублює запис у трудовій книжці), напроти якого працівник ставить свій підпис.

5. При звільненні запис про роботу і звільнення посвідчується підписом уповноваженої особи і печаткою підприємства.

Наведемо зразок записів у трудовій книжці (див. зразок 2).

Зразок 2

<...>

<...>

Особливості оформлення сезонних працівників

Із сезонниками укладається строковий трудовий договір. Як було зазначено вище, на них також ведуться трудові книжки. Про прийняття на роботу робиться запис, аналогічний тому, який вносять при оформленні на постійну роботу. При цьому відомості про тимчасовий (строковий) характер роботи в трудовій книжці не наводяться (лист Мінпраці та соцполітики від 29.05.07 р. № 126/13/133-07). А ось у наказі про прийняття на роботу та заяві працівника ця інформація повинна бути відображена. Після закінчення сезону працівники можуть бути звільнені на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП у зв'язку із закінченням строку трудового договору. Запис у трудовій книжці про звільнення може мати такий вигляд (див. зразок 3):

Зразок 3

<...>

Особливості оформлення працівників, прийнятих за контрактом

Контракт – особлива форма трудового договору, у якому строк його дії, права, обов'язки та відповідальність, умови розірвання договору та інші умови можуть установлюватися за угодою сторін.

Контракт укладається тільки у прямо передбачених законом випадках (ст. 21 КЗпП). Наприклад, у фермерське господарство працівники можуть найматися за контрактом (ст. 27 Закону № 973).

Як правило, контракт укладається на певний строк. Записи до трудової книжки про прийняття на роботу робляться у звичайному порядку (без вказівки на строковий характер відносин). Якщо контракт укладено на певний строк, то звільнити працівника також можна у зв'язку із закінченням строку контракту згідно з п. 2 ст. 36 КЗпП.

Особливості, що стосуються фермерських господарств

При звільненні із фермерського господарства осіб, яка працювали за трудовим договором (контрактом), а також у разі припинення членства у ФГ (для осіб, які були його членами) до трудової книжки вноситься відповідний запис про звільнення (припинення членства). Запис завіряється підписом уповноваженої особи і печаткою місцевого органу державної виконавчої влади (п. 4.1 Інструкції № 58).