Знищення документів: як правильно здійснити

Із цієї статті ви дізнаєтесь:

• коли та як правильно знищувати первинні документи;
• як відобразити витрати на знищення документації в бухобліку.

Запитання – відповіді

Які бухгалтерські документи можна знищити?

Знищенню підлягають бухгалтерські документи, що не належать до Національного архівного фонду (далі – НАФ) та за якими закінчились строки зберігання [передбачені п. 44 Податкового кодексу (далі – ПК) та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік 578)].

Знищення неревізованих (неперевірених) фінансових і бухгалтерських документів не допускається (Перелік № 578, лист Державної архівної служби від 03.07.13 р. № 01.2/2629).

Як правильно здійснити та задокументувати знищення документів?

Загальноприйнятий такий порядок документування операцій зі знищення документів після завершення строку їх зберігання.

Етап 1. На підприємстві здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складають у двох примірниках описи справ та акт про вилучення цих документів для знищення (за формою, наведеною в додатку 15 до Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5, далі – Правила № 1000) (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000).

Зверніть увагу: до акта можна включати лише ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт. Так, справа зі строком зберігання 5 років, закінчена в липні 2016 року, може бути включена до акта не раніше 1 січня 2022 року.

Етап 2. Оформлені належним чином описи справ та акти про вилучення та знищення документів передають на розгляд експертній комісії підприємства.

Етап 3. Затверджені експертною комісією акти разом із описами справ передають на розгляд експертно-перевірочної комісії державної архівної установи (далі – ЕПК).

Етап 4. Після схвалення актів ЕПК описи та акти затверджуються керівником підприємства.

Етап 5. Для знищення справи передаються організаціям, які займаються переробкою вторинної сировини. При цьому складають накладні, де вказують вагу макулатури, яка передається на переробку (у подальшому номер накладної, дата здавання на переробку та вага макулатури наводяться в акті на знищення).

Якщо обсяги є незначними – до 20 кг (див. лист Держкомархівів від 20.04.10 р. № 795/072), то документацію, що підлягає знищенню, можна спалити, про що слід зазначити в акті на знищення.

Як відобразити в бухобліку операції з макулатурою, отриманою від знищення документів?

Попри те що макулатура є вторинною сировиною, отриманою від вилучення документів, підприємство має визнати її активом за умови, що її використання, як очікується, приведе до отримання економічних вигід у майбутньому (п. 3 ст. 1 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Відповідно до Державного класифікатора ДК 005-96, затвердженого наказом Держстандарту від 29.02.96 р. № 89, макулатура – це відходи. Керуючись ст. 4 НП(С)БО 9 «Запаси», їх слід віднести до групи запасів і оцінити за чистою вартістю реалізації (якщо вони призначені для реалізації).

Відходи, щодо яких реалізація та/або використання у виробничому процесі не передбачається, активом не визнаються. Витрати на їх утилізацію включаються до інших операційних витрат (п. 2.13 Методичних рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.07 р. № 2).

Що з ПДВ у разі передання застарілої документації як макулатури?

За п. 23 підрозд. 2 розд. ХХ ПК тимчасово до 1 січня 2022 року від оподаткування ПДВ звільняються операції з постачання паперу та картону для утилізації (макулатури та відходів) товарної позиції 4707 згідно з УКТ ЗЕД.  На таку операцію складається в установленому порядку податкова накладна з поміткою «Без ПДВ», яка підлягає обов'язковій реєстрації в ЄРПН. Та проведення такої пільгової операції може загрожувати компенсуючими податковими зобов'язаннями за п. 198.5 ПК (якщо при придбанні паперу було право на податковий кредит. Але, як правило, в документації неможливо ідентифікувати цей момент, адже серед неї є і документи від контрагентів, тай базу визначити нереально) чи розподілом за ст. 199 ПК (щоправда, якщо частка пільгової поставки у  загальному обсязі дуже мала то розподілу не буде, бо частку рахуємо з двома знаками після коми).

Приклад

На підприємстві здійснили відбір бухгалтерської документації, строки зберігання якої закінчилися. На підставі належним чином оформленого акта про вилучення для знищення документи здано в переробку заготівельній організації.

У бухобліку підприємства ця операція відображається таким чином:

(грн.)

Висновки

1. Первинна бухгалтерська та інша документація після спливу строків зберігання підлягає знищенню за умови завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства. При цьому знищення документів, не внесених до НАФ, відбувається після узгодження та затвердження відповідних актів експертно-перевірочною комісією державної архівної установи.
2. Залежно від ваги документації вона може бути знищена шляхом: спалювання (до 20 кг); передачі спеціалізованому на переробці вторсировини підприємству (понад 20 кг).
3. Макулатуру, що утворилась у результаті списання документації, слід визнати активом (субрахунок 209 «Інші матеріали») за умови, що її використання, як очікується, приведе до отримання економічних вигід у майбутньому, та оцінити за чистою вартістю реалізації. Витрати та доходи, пов’язані з реалізацією макулатури переробній організації, відображаються за загальним порядком відповідно до НП(С)БО 16 «Витрати» та НП(С)БО 15 «Дохід».