Затверджено інструкції щодо документообігу

Затверджено нормативно-правові акти, що регулюють питання документообігу, зокрема:

Типова інструкція по документуванню управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронному міжвідомчому обміні (далі - Типова інструкція);

Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади;

Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

Всі три документи розроблені виходячи з положень Закону від 22.05.03 р № 851-ІV «Про електронні документи та електронний документообіг», яким, зокрема, визначено правовий статус електронного документа, в тому числі як оригіналу, вимоги до його зберігання і відновлення , режим доступу до зазначених документів та особливості роботи з документами з обмеженим доступом і т. п.

Типова інструкція поширюється на всі електронні документи, які створюються, відправляються або виходять органами державної влади всіх рівнів, включаючи Секретаріат КМУ, міністерства та їх територіальні підрозділи, місцеві держоргани, а також установами, організаціями, що належать до їх відання.

Звертаємо увагу, що в Типовій інструкції визначено в якості основної електронна форма діловодства. Однак допускається і паперова форма для деяких видів документів, передбачених в п. 2 Типової інструкції.

Важливо, що відтепер неприпустимим в діловодстві установи є проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

У Типової інструкції визначено поняття, які в ній використовуються, зокрема:

реєстратор - це працівник служби діловодства, уповноважений на здійснення реєстрації вхідної та / або вихідної кореспонденції;

служба діловодства - це структурний підрозділ або відповідна особа установи, яка забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду до передачі на зберігання в архів.

служба контролю - це підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень і контролю за відповідністю їх виконання поставленого завдання.

Як передбачає Типова інструкція, функції організації документообігу повинні покладатися на службу діловодства.

Тому всім державним органам протягом трьох місяців (до 07.06.18 р) необхідно привести інструкції з діловодства у відповідність до вимог, передбачених вищевказаними нормативно-правовими актами.

Також рекомендовано органам місцевого самоврядування привести у відповідність свої нормативно-правові акти з питань документообігу.

Постанова КМУ від 17.01.18 р № 55 набрала чинності з 07.03.18 р ( «Урядовий кур'єр» від 07.03.18 р № 46), крім деяких пунктів прийнятих нею Типових інструкцій, які вступають в силу в терміни , передбачені п. 8 цієї постанови.

https://www.kmu.gov.ua