Утверждены инструкции относительно документооборота

Утверждены нормативно-правовые акты, регулирующие вопросы документооборота, в частности:

Типовая инструкция по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронному межведомственному обмену (далее – Типовая инструкция); 

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти;

Регламент организации взаимодействия органов исполнительной власти в электронной форме.

Все три документа разработаны исходя из положений Закона от 22.05.03 г. № 851-ІV «Об электронных документах и электронном документообороте», которым, в частности, определен правовой статус электронного документа, в том числе как оригинала,  требования к его хранению и возобновлению, режим доступа к данным документам и особенности работы с документами с ограниченным доступом и т. п.

Типовая инструкция распространяется на все электронные документы, которые создаются, отправляются или получаются органами государственной власти всех уровней, включая Секретариат КМУ, министерства и их территориальные подразделения, местные госорганы, а также учреждениями, организациями, относящимися к их ведению.

Обращаем внимание, что Типовой инструкцией определена в качестве основной электронная форма делопроизводства. Однако допускается и бумажная форма для некоторых видов документов, предусмотренных в п. 2 Типовой инструкции.

Важно, что отныне недопустимым в делопроизводстве учреждения является оборот одного и того же документа в электронной и бумажной форме.

В Типовой инструкции определены понятия, которые в ней употребляются, в частности:

регистратор – это работник службы делопроизводства, уполномоченный на осуществление регистрации входящей и/или исходящей корреспонденции;

служба делопроизводства – это структурное подразделение или соответствующее лицо учреждения, которое обеспечивает регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда до передачи на хранение в архив.

служба контроля – это подразделение или должностное лицо, ответственные за осуществление мониторинга состояния выполнения управленческих решений и контроля за соответствием их выполнения поставленной задаче.

Как предусматривает Типовая инструкция, функции организации документооборота должны возлагаться на службу делопроизводства.

Поэтому всем государственным органам в течение трех месяцев (т. е. до 07.06.18 г.) необходимо привести инструкции по делопроизводству в соответствие с требованиями, предусмотренными вышеуказанными нормативно-правовыми актами.

Также рекомендовано органам местного самоуправления привести в соответствие свои нормативно-правовые акты по вопросам документооборота.

Постановление КМУ от 17.01.18 г. № 55 вступило в силу с 07.03.18 г. («Урядовий кур‘єр» от 07.03.18 г. № 46), кроме некоторых пунктов принятых ею Типовых инструкций, которые вступают в силу в сроки, предусмотренные п. 8 данного постановления.

https://www.kmu.gov.ua