Чи можна працівнику поставити додаткові обов’язки, які не передбачені його посадовою інструкцією?

Ситуації, коли працівники виконують роботу не тільки за себе, а й за свого колегу, зустрічаються досить часто. Причиною тому можуть бути відпустка, хвороба чи відрядження співробітника по роботі. А буває й так, що працівник просто суміщає професії (посади) на одному й тому самому підприємстві.

Як правильно оформляти таке додаткове трудове навантаження? Як його оплачувати? Чи має право роботодавець у посадовій інструкції працівника, яку той підписав як основну за трудовим договором, вносити в односторонньому порядку зміни і прописувати виконання роботи за іншою професією?

Роз’яснення з вищезазначених питань надає головний державний інспектор відділу з питань додержання законодавства про працю, зайнятість та інших нормативно – правових актів Управління Держпраці в області Інна Кривенко. Роботодавець вирішив збільшити трудове навантаження на працівника. Яким чином це можна зробити, не порушивши трудове законодавство. Важливі нюанси додаткового трудового навантаження.

Перш за все треба пам’ятати, що ст. 31 КЗпП забороняє вимагати від громадянина виконання роботи, не обумовленої його трудовим договором. Хочете розширити коло обов’язків працівника порівняно з його посадовою (робочою) інструкцією? У вас для цього є всього два шляхи:

• або отримати згоду працівника,
• або використовувати порядок, установлений ч. 3 ст. 32 КЗпП.

Ідеться про зміну істотних умов праці у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці (за наявності підстав). Про таку зміну ви зобов’язані повідомити працівника не пізніше, ніж за два місяці. Причому в цьому випадку неважливо, стосується ця зміна всіх працівників підприємства чи пов’язана з покладанням додаткових обов’язків тільки за одним конкретним робочим місцем (посадою). Наприклад, чи має право роботодавець у посадовій інструкції водія, яку той підписав як основну за трудовим договором, вносити в односторонньому порядку зміни і прописувати виконання роботи за іншою професією, а саме, обов’язки слюсаря з експлуатації та ремонту газового обладнання? Варто зазначити, що до обов’язків водія автотранспортних засобів, які перелічені у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, не включені обов’язки слюсаря з експлуатації та ремонту газового обладнання. Адже зазначені обов’язки віднесені до кваліфікаційних вимог за іншою професією.

Розширення трудових обов’язків працівника можливе або за згоди працівника, або в порядку, встановленому частиною третьою ст. 32 КЗпП, за наявності підстав. Посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками доводяться до працівників під підпис. До посадових інструкцій можуть бути внесені зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації за згоди працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці.

Таким чином, роботодавець не може в односторонньому порядку прийняти рішення про внесення змін та доповнень у посадову інструкцію працівника.

Яким саме чином можна залучити працівника до виконання додаткових функцій?

Чинне законодавство передбачає декілька способів. Назвемо їх:

• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;
• тимчасове заступництво;
• суміщення професій (посад);
• розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт.

Щоб розуміти, який із цих способів застосовувати в кожному конкретному випадку, потрібно перш за все установити, у зв’язку з чим знадобилося збільшити працівнику трудове навантаження. Припустимо, керівник доручаєте працівнику виконувати роботу тимчасово відсутнього колеги, оскільки той перебуває у щорічній відпустці, у відрядженні, на лікарняному, у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці для догляду за дитиною тощо. При цьому за колегою зберігається місце роботи (посада). Тут наявне виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника або тимчасове заступництво. Інша справа, якщо у роботодавця з’явилася вакантна посада (наприклад, через звільнення будь-якого працівника тощо) і він залучаєте працівника до виконання додаткових обов’язків за цією посадою. За таких обставин керівник має справу із суміщенням професій (посад) або розширенням зони обслуговування (збільшенням обсягу виконуваних робіт). Порядок оформлення перелічених способів виконання працівниками додаткових обов’язків, а також умови їх оплати регламентують КЗпП, постановою Радміну СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145, Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.65 р. № 30/39, Інструкція щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. № 1145, затверджена Держкомпраці, Мінфіном СРСР і ВЦРПС від 14.05.82 р. № 53-ВЛ.

А як щодо припинення виконання додаткових трудових обов’язків?

Воно відбувається: за домовленістю між працівником і роботодавцем (наприклад, на підставі заяви цього працівника) або у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).

Крім того, роботодавець може позбавити працівника додаткових обов’язків і без жодного попередження. Коли це відбувається? Якщо в наказі (розпорядженні) про покладання цих обов’язків зазначений строк їх дії або умови, у разі яких вони припиняються. Розглянемо детально кожен із зазначених вище способів виконання працівниками додаткових функцій.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

З виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника ми стикаємося, коли працівник підприємства разом зі своєю основною роботою, передбаченою трудовим договором, погоджується виконувати протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) обов’язки тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП і п. 2 постанови № 1145).

Тобто в цьому випадку працівник:

1. не звільняється на час виконання чужої роботи від основної роботи, що передбачена його трудовим договором;
2. виконує додаткові обов’язки протягом робочого дня (зміни) з дотриманням нормальної тривалості робочого часу, установленої КЗпП;
3. виконує додаткову роботу замість колеги, який тимчасово відсутній у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням або з інших поважних причин, тобто коли за таким колегою зберігається місце роботи (посада);
4. погоджується на збільшення трудового навантаження.

Краще отримати від працівника який буде заміняти, письмову заяву із згодою виконувати додаткові обов’язки. На підставі цієї заяви видається відповідний наказ (розпорядження). У ньому зазначте назву посади (професії), за якою працівник-«замінник» виконуватиме обов’язки свого тимчасово відсутнього колеги, і розмір установленої доплати. З наказом ознайомте працівника під підпис. Записи про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника до трудової книжки не вносять. За додаткове навантаження з виконання обов’язків тимчасово відсутнього товариша підприємство здійснює працівнику відповідну доплату (ст. 105 КЗпП). Розмір такої доплати встановлюють у колективному договорі, укладеному на підприємстві, у межах його фінансових можливостей, але з дотриманням норм і гарантій, установлених чинним законодавством, генеральною, галузевими або регіональними угодами.

Тимчасове заступництво

Тимчасовим заступництвом вважають виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це викликано виробничою необхідністю (абзац перший п. 1 Роз’яснення № 30/39). Така виробнича необхідність, як і в описаному вище випадку, виникає через хворобу, відпустку, відрядження працівника або з інших поважних причин, тобто коли за працівником зберігається місце роботи (посада). Але тимчасовий заступник, на відміну від виконуючого обов’язки тимчасово відсутнього працівника, у період заступництва виконує виключно чужі обов’язки, а від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором, на цей час працівник — тимчасовий заступник звільняється При цьому за ним зберігається посада, на яку він прийнятий за трудовим договором.

Увага! Призначати працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою не допускається (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

Винятковий випадок — коли для призначення працівника на посаду потрібна згода вищого органу управління (наприклад, на підприємстві може діяти в. о. директора до моменту проведення загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю). Тимчасове заступництво зазвичай застосовують, якщо потрібно замінити працівника, який обіймає вищу посаду. Найчастіше такого працівника вищого рівня замінює працівник посади нижчого рівня.

Щоб покласти на тимчасового заступника виконання обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, видають відповідний наказ (розпорядження). Проте роблять це тільки після того, як від майбутнього тимчасового заступника отримали згоду виконувати чужі службові обов’язки. З наказом (розпорядженням) працівника — тимчасового заступника ознайомлюють під підпис. Вносити до трудової книжки записи про тимчасове заступництво не потрібно, тому що при переміщенні працівників усередині підприємства до трудової книжки заносять дані тільки про переведення співробітника на іншу постійну роботу. Утім, на тимчасово вільну посаду можна прийняти й особу, яка не є працівником цього підприємства, уклавши з нею строковий трудовий договір. Якщо тимчасово відсутній основний працівник під час своєї відсутності (або одразу після повернення) звільняється (незалежно від причин), з тимчасовим працівником строковий трудовий договір припиняється згідно з п. 2 ст. 36 КЗпП.

При цьому посада основного працівника стає вакантною і на неї можна у звичайному порядку прийняти будь-якого працівника як за безстроковим, так і за строковим трудовим договором. За період тимчасового заміщення працівнику виплачують доплату у розмірі різниці між його фактичним окладом (посадовим, персональним) і посадовим окладом (без персональної надбавки) працівника, якого він заміщає (абзац другий п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Водночас не мають права на таку доплату згідно з п. 1 Роз’яснення № 30/39:

• штатні заступники керівника або його помічники (за відсутності посади заступника) у разі, якщо вони тимчасово заміщають такого керівника;
• головні інженери підприємств, установ або організацій у період тимчасового заміщення керівника.

Проте для госпрозрахункових підприємств це не проблема. Вони мають повне право самостійно вирішувати питання оплати праці своїх працівників. Тому в колективному договорі підприємства можуть передбачити виплату різниці в окладах і штатним заступникам, і помічникам керівника ( лист Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23). Якщо з метою заміщення тимчасово відсутнього працівника на роботу приймають громадянина, який не є працівником цього підприємства (за строковим трудовим договором), то встановлюють йому заробітну плату за посадою замінюваного працівника.

Суміщення професій (посад)

Із суміщенням професій (посад) ми маємо справу, коли працівник разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, погоджується виконувати додаткову роботу за іншою професією (посадою) в одного й того самого роботодавця протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) (п. 2 постанови № 1145 і п. 1 Інструкції № 53-ВЛ).

Тобто відмінні риси цього способу виконання працівником додаткових обов’язків полягають у такому:

1. суміщення професій (посад) передбачає, що суміщувана посада внесена до штатного розпису підприємства і вона вакантна. За відсутності вакансії суміщення неможливе. (на це вказує й ДФСУ в листах від 14.02.2015 р. № 4979/7/99-99-17-03-01-17 і від 02.06.2015 р. № 11415/6/99-95-42-0216);
2. на час виконання обов’язків за вакантною посадою працівник не звільняється від основної роботи, передбаченої його трудовим договором;
3. при суміщенні професій (посад) додаткові обов’язки за іншою (суміщуваною) професією (посадою) працівник виконує у межах робочого часу (зміни) за основним місцем роботи (наприклад, з 9:00 до 18:00 суміщає роботу секретаря керівника з роботою менеджера (керівника) з персоналу);
4. працівник погоджується виконувати додаткові обов’язки в порядку суміщення професій (посад). Причому ч. 1 ст. 21 КЗпП дозволяє сторонам трудового договору самостійно вирішувати, яку роботу виконуватиме працівник, і не містить жодних винятків щодо суміщення професій.

Зауважемо: введення суміщення професій (посад) вважається зміною істотних умов праці, тому воно можливе, тільки якщо (ч. 3 ст. 32 КЗпП):

а) викликано змінами в організації виробництва та праці;

б) працівник був повідомлений (бажано у письмовій формі) про введення суміщення професій (посад) не пізніше ніж за два місяці.

Якщо обидві зазначені умови дотримані, але працівник не погоджується на суміщення професій (посад), трудовий договір з ним може бути припинений на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП. Доручення працівнику виконувати додаткові обов’язки в порядку суміщення професій (посад) оформляйте наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Але перед цим не забудьте отримати від працівника письмову згоду на таке суміщення. Записи про суміщення професій (посад) до трудової книжки не вносять

Працівникам, які виконують разом зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією (посадою) без звільнення від основної роботи, здійснюється доплата за суміщення професій (посад) (ст. 105 КЗпП). Розмір такої доплати встановлюють у кожному конкретному випадку окремо на умовах, передбачених колективним договором, з дотриманням вимог генеральної угоди, якщо її підписували.

Розширення зони обслуговування (збільшення обсягу роботи)

Розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт передбачає виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією й тією самою професією або посадою (п. 1 Інструкції № 53-ВЛ).

Чим цей спосіб виконання додаткових обов’язків відрізняється від суміщення професій (посад)? Тим, що при розширенні зони обслуговування (збільшенні обсягу виконуваних робіт) працівник виконує додаткові функції за однією й тією самою професією (посадою). А от суміщення професій (посад) передбачає виконання додаткового обсягу робіт за різними професіями або на різних посадах, передбачених штатним розписом. У всьому іншому обидва ці способи покладання на працівника додаткових обов’язків ідентичні.

Розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваної роботи) працівника можливо тільки з його згоди та з урахуванням вимог ч. 3 ст. 32 КЗпП. Такі додаткові обов’язки працівник повинен виконувати в межах свого робочого часу (зміни) за основним місцем роботи. Покладання на працівника обов’язків у разі розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт оформляйте наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Записи про такі додаткові обов’язки до трудової книжки не вносять. За розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) здійснюється доплата. Її розмір у кожному конкретному випадку роботодавець установлює самостійно з урахуванням положень колективного договору і відображає його в наказі (розпорядженні) про покладання додаткових функцій у порядку розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт). Отже,

• окремий трудовий договір з працівником на виконання додаткових обов’язків не укладають і податківців про це не повідомляють; -залучити працівника до виконання додаткових обов’язків за вакантною посадою можливо на умовах суміщення професій (посад) або розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт);
• доручення працівнику виконувати додаткові трудові обов’язки оформляють наказом (розпорядженням) керівника підприємства;
• за додаткове навантаження з виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги або за вакантною посадою підприємство здійснює працівнику відповідну доплату; -записи про виконання додаткових обов’язків до трудової книжки працівника не вносять.

https://kr.dsp.gov.ua