Як заповнити відомість на виплату готівки

ДФС у Полтавській області відповідала на запитання, як заповнити графу 4 «Сума» відомості на виплату готівки (Індивідуальна податкова консультація від 05.03.19 р. № 890/ІПК/16-31-14-04-29, далі – ІПК № 890). Чим викликане таке запитання? Річ у тому, що на практиці перевіряючі вимагають у цій графі зазначати суму готівки прописом.

Висновок, зроблений в ІПК № 890: ця графа заповнюється відповідно до п. 27 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148). Крім того, податківці, як завжди, рекомендували звернутися за роз’ясненнями до НБУ. По суті, прямої відповіді в ІПК № 890 – немає.

Який же порядок заповнення відомості передбачений п. 27 Положення № 148? Згідно з абзацом першим цього пункту у разі видачі окремим фізособам (у т. ч. працівникам підприємства) готівки за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю касир повинен зажадати від отримувача пред’явити паспорт або інший документ, що засвідчує особу, який згідно із законодавством України може бути використаний на території України для укладення правочинів, записати його найменування і номер, ким і коли виданий. Фізособа розписується у видатковому касовому ордері або видатковій відомості в отриманні готівки із зазначенням отриманої суми (гривень – прописом, копійок – цифрами). Отримувачі пред’являють паспорти або документи, що їх замінюють, якщо видаткова відомість складена на видачу готівки декільком особам, і розписуються у відповідній графі документа.

Як бачимо, у цьому абзаці фактично описано дві ситуації, а саме коли готівка видається:

• за відомістю або РКО – одній фізособі;
• за відомістю – декільком фізособам.

У першому випадку касир записує в РКО або відомості дані документа, що посвідчує особу отримувача. У відомості такі дані заносяться до колонки 6 (п. 3 пояснень щодо заповнення додатка 1). Отримувач грошей розписується в їх отриманні, зазначаючи суму (гривень – прописом, копійок – цифрами). Проте, на відміну від форми РКО, форма відомості, і зокрема колонка 4 «Сума», не передбачає зазначення отриманої суми прописом. Як вийти із цієї ситуації? Рекомендуємо видачу готівки окремим фізособам оформляти за допомогою РКО.

У другому випадку отримувачі грошей повинні тільки пред’явити документ, що посвідчує особу. Дані цього документа до відомості не записуються. А отримувачі тільки розписуються в отриманні грошей – як заповнити графу «Сума», п. 27 не деталізує. Це й логічно, відомість зазвичай застосовується для спрощення оформлення видачі готівки, а якщо кожний отримувач писатиме суму прописом, тоді швидше оформити РКО на кожного отримувача.

Завважимо, що підприємству можуть загрожувати штрафні санкції за перевищення ліміту залишку готівки в касі тільки за відсутності підпису отримувача в документі. Адже РКО або видаткові відомості не приймаються для виведення залишку готівки в касі, якщо видача грошей з каси не підтверджена підписом отримувача.