Как заполнить ведомость на выплату наличных

ГФС в Полтавской области отвечала на вопрос, как заполнить графу 4 «Сумма» ведомости на выплату наличных (Индивидуальная налоговая консультация от 05.03.19 г. № 890/ІПК/16-31-14-04-29, далее – ИНК № 890). Чем вызван такой вопрос? Дело в том, что на практике проверяющие требуют в этой графе указывать сумму наличных прописью.

Вывод, сделанный в ИНК № 890: данная графа заполняется в соответствии с п. 27 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148). Кроме того, налоговики, как всегда, рекомендовали обратиться за разъяснениями в НБУ. По сути, прямого ответа в ИНК № 890 – нет.

Какой же порядок заполнения ведомости предусмотрен п. 27 Положения № 148? Согласно абзацу первому этого пункта, в случае выдачи отдельным физлицам (в т. ч. работникам предприятия) наличных по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости кассир должен потребовать от получателя предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, который согласно законодательству Украины может быть использован на территории Украины для заключения сделок, записать его наименование и номер, кем и когда выдан. Физлицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости в получении наличных с указанием полученной суммы (гривен – прописью, копеек – цифрами). Получатели предъявляют паспорта или документы, их заменяющие, если расходная ведомость составлена на выдачу наличных нескольким лицам, и расписываются в соответствующей графе документа.

Как видим, в этом абзаце фактически описаны две ситуации, а именно когда наличные выдаются:

• по ведомости или РКО – одному физлицу;
• по ведомости – нескольким физлицам.

В первом случае кассир записывает в РКО или ведомость данные документа, удостоверяющего личность получателя. В ведомости такие данные заносятся в колонку 6 (п. 3 пояснений относительно заполнения приложения 1). Получатель денег расписывается в их получении, указывая сумму (гривен – прописью, копеек – цифрами). Однако, в отличие от формы РКО, форма ведомости, и в частности колонка 4 «Сумма», не предусматривает указание полученной суммы прописью. Как выйти из данной ситуации? Рекомендуем выдачу наличных отдельным физлицам оформлять с помощью РКО.

Во втором случае получатели денег должны только предъявить документ, удостоверяющий личность. Данные этого документа в ведомость не записываются. А получатели только расписываются в получении денег – как заполнить графу «Сумма», п. 27 не детализирует. Это и логично, ведомость обычно применяется для упрощения оформления выдачи наличных, а если каждый получатель будет писать сумму прописью, тогда быстрее оформить РКО на каждого получателя.

Отметим, что предприятию могут грозить штрафные санкции за превышение лимита остатка наличных в кассе только при отсутствии подписи получателя в документе. Ведь РКО или расходные ведомости не принимаются для вывода остатка наличных в кассе, если выдача денег из кассы не подтверждена подписью получателя.