Как возместить сумму, потраченную работником на нужды предприятия

Хорошая новость: Минфин, высказав свою позицию в письме от 26.02.19 г. № 11220-16-83/5675 (далее – Письмо № 11220), прекратил длительный спор ГФС с налогоплательщиками. И ГФС наконец согласилась с таким подходом (ИНК от 21.03.19 г. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)

Напомним историю вопроса.

Почему работники иногда покупают что-то для предприятия на свои деньги, а не на деньги, выданные им под отчет? Ситуации здесь могут быть разные. Например, работник побывал на выставке и приобрел там образцы инновационных товаров по профилю работы предприятия.

Или возьмем другую, довольно распространенную, ситуацию. У водителя предприятия в дороге поломалась машина. Если не сделать срочный ремонт, груз не будет доставлен в срок. Ни предприятие, ни водитель не предполагали поломки, поэтому водитель не получил под отчет сумму на непредвиденные расходы. В результате он заплатил из своего кармана за ремонт на СТО (допустим, 1 000 грн.), взял подтверждающие документы (акт выполненных работ, квитанцию об оплате). А по возвращении на предприятие составил авансовый отчет (по установленной форме, согласно Порядку, утвержденному приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841). Руководитель предприятия подтвердил целесообразность и обоснованность этих расходов в рамках исполнения своих трудовых обязанностей и утвердил авансовый отчет. Бухгалтер отразил в бухучете признанное обязательство предприятия перед подотчетным лицом по кредиту субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами», как рекомендовал поступать в подобных случаях Минфин (см., например, письмо от 01.12.16 г. № 31-11170-16-29/34246). Затем подотчетному лицу (водителю) возместили затраты – 1 000 грн.

Казалось бы, здесь все привычно и понятно. Но ГФС заняла исключительно фискальную позицию! В Индивидуальной налоговой консультации от 23.02.18 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК и других, более поздних разъяснениях, налоговики пришли к неожиданному выводу. А именно: возмещение работнику сумм, потраченных им из своего кармана на нужды предприятия – это допблаго для работника, поскольку аванс на командировку не выдавался (или суммы выданного аванса не хватило). И предприятие, как налоговый агент такого физлица, обязано при выплате возмещения удержать НДФЛ по ставке 18 % и военный сбор по ставке 1,5 %.

Для нашего примера получается, что подотчетное лицо (водитель) получит вместо потраченных кровных 1 000 грн. всего 805 грн. (1 000 грн. – 180 грн. – 15 грн.) возмещения. Можно себе представить его реакцию!

Заметим, что мы всегда были против этой позиции ГФС. Вот наши аргументы для рассмотренного выше примера:

• водитель отремонтировал автомобиль за свой счет (без предварительного поручения со стороны предприятия), так как его бездействие могло нанести ущерб предприятию (это вписывается в нормы ч. 1 ст. 1158 Гражданского кодекса, далее – ГК);
• лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, обязано при первой возможности сообщить такому лицу о своих действиях. И если эти действия будут одобрены таким лицом, то далее будет считаться, что к отношениям сторон применяются положения договора (в данном случае – поручения).

Так, действия нашего водителя впоследствии были одобрены руководством предприятия (ведь он действовал в рамках своих трудовых обязанностей), авансовый отчет на сумму ремонта автомобиля утвержден в полной сумме и затраты водителю возмещены. Получается, водитель действовал не от своего имени, а от имени предприятия – вне зависимости от факта получения денег под отчет заранее. А значит, сумма возмещенных расходов вполне укладывается в нормы пп. 165.1.11 Налогового кодекса, то есть освобождается от обложения НДФЛ. Аналогичную позицию заняли суды и НБУ. И только ГФС до последнего была против.

И вот в Письме № 11220 Минфин поставил жирную точку в спорном вопросе: если руководитель подтвердил целесообразность затрат и утвердил авансовый ответ, то выплаченная работнику компенсация за приобретенные в пользу работодателя товары, работы, услуги не является доходом для целей обложения НДФЛ. Радует, что и ГФС теперь не против.

Ну что сказать? Закон и здравый смысл восторжествовали!