Як уповноваженим особам підписувати касові ордери?

Як ми знаємо, касові операції (надходження готівки в касу підприємства або видача з каси) оформляються прибутковими і видатковими касовими ордерами. 

Керівник підприємства має право у своєму наказі (розпорядженні) навести перелік посад і зазначити кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи. Це робиться для забезпечення оптимального процесу документообігу і контролю (п. 451 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148).
На практиці часто виникає запитання, як уповноваженим особам правильно підписувати касові документи в тих випадках, коли:

• на підприємстві директор не має можливості підписувати касові ордери;
• директор або головбух захворів або знаходиться у відрядженні;
• у відокремлених підрозділах, які ведуть касову книгу, є тільки адміністратор. 

В Індивідуальній податковій консультації ДФС від 16.08.19 р. № 3830/6/99-99-14-05-01-15/ІПК податківці роз'яснили, що в касових ордерах зазначаються прізвище та ініціали уповноваженої особи, яка фактично підписала такі ордери. 

А ми хочемо звернути вашу увагу на такий нюанс. У формі касових ордерів зазначено посади підписантів: «Директор», «Головний бухгалтер», «Касир». Якщо касовий ордер підписується уповноваженою особою, ці реквізити не виправляються.

Підтвердженням того, що замість директора має право ставити підпис, наприклад, його заступник, буде наказ (розпорядження) по підприємству. 

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 16.08.2019 р. № 3830/6/99-99-14-05-01-15/ІПК

Державна фіскальна служба України розглянула звернення тов щодо надання податкової консультації та в порядку статті 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) повідомляє.

Щодо заповнення реквізитів прибуткових та видаткових касових ордерів.

Згідно з п. 25 розділу III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148 (далі - Положення № 148), приймання готівки у касу проводиться за прибутковим касовим ордером (додаток 2 до цього Положення), підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання.

Про приймання установами/підприємствами готівки у касу за прибутковими касовими ордерами видається квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цієї/цього установи/підприємства. Використання печатки установою/підприємством не є обов’язковим.

Касири (особи, які виконують їх функції) під час роботи з готівкою керуються правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України.

Пунктом 26 розділу III Положення № 148, визначено, що видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до цього Положення) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.

Враховуючи зазначене, ДФС вважає, що у разі якщо прибутковий чи видатковий касовий ордер підписаний особою, уповноваженою керівником установи/підприємства на зазначені дії, то прізвище та ініціали вносяться саме особою, що фактично підписувала такі ордери.

У відповідності до п. 52.2 ст. 52 Кодексу податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.