Как уполномоченным лицам подписывать кассовые ордера?

Как мы знаем, кассовые операции (поступление наличных в кассу предприятия или выдача из кассы) оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. 

Руководитель предприятия имеет право в своем приказе (распоряжении) привести перечень должностей и указать количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Это делается для обеспечения оптимального процесса документооборота и контроля (п. 451 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148).

На практике часто возникает вопрос, как уполномоченным лицам правильно подписывать кассовые документы в тех случаях, когда:

• на предприятии директор не имеет возможности подписывать кассовые ордера;
• директор или главбух заболел или находится в командировке;
• в обособленных подразделениях, которые ведут кассовую книгу, есть только администратор. 

В Индивидуальной налоговой консультации ГФС от 16.08.19 г. № 3830/6/99-99-14-05-01-15/ІПК налоговики разъяснили, что в кассовых ордерах указываются фамилия и инициалы уполномоченного лица, фактически подписавшего такие ордера. 

А мы хотим обратить ваше внимание на такой нюанс. В форме кассовых ордеров указаны должности подписантов: «Директор», «Главный бухгалтер», «Кассир». Если кассовый ордер подписывается уполномоченным лицом, эти реквизиты не исправляются. Подтверждением того, что вместо директора имеет право ставить подпись, например, его заместитель будет приказ (распоряжение) по предприятию. 

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 16.08.2019 р. № 3830/6/99-99-14-05-01-15/ІПК

Державна фіскальна служба України розглянула звернення тов щодо надання податкової консультації та в порядку статті 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) повідомляє.

Щодо заповнення реквізитів прибуткових та видаткових касових ордерів.

Згідно з п. 25 розділу III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148 (далі - Положення № 148), приймання готівки у касу проводиться за прибутковим касовим ордером (додаток 2 до цього Положення), підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання.

Про приймання установами/підприємствами готівки у касу за прибутковими касовими ордерами видається квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цієї/цього установи/підприємства. Використання печатки установою/підприємством не є обов’язковим.

Касири (особи, які виконують їх функції) під час роботи з готівкою керуються правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України.

Пунктом 26 розділу III Положення № 148, визначено, що видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до цього Положення) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.

Враховуючи зазначене, ДФС вважає, що у разі якщо прибутковий чи видатковий касовий ордер підписаний особою, уповноваженою керівником установи/підприємства на зазначені дії, то прізвище та ініціали вносяться саме особою, що фактично підписувала такі ордери.

У відповідності до п. 52.2 ст. 52 Кодексу податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.