Електронний документ: коли вважати оригіналом

Первинні документи: оформляємо правильно

Статтею 5 Закону України від 22 травня 2003 року №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) визначено, що електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (частина друга ст. 6 Закону №851).

Законом України від 05 жовтня 2017 року №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон №2155) регулюються відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів (частина третя ст. 6 Закону №851).

Водночас ст. 7 Закону №851 встановлено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону №2155.

При надсиланні електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Разом з тим, ст. 8 Закону №851 передбачено, що електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

Одним із обов’язкових реквізитів електронного документа є електронна позначка часу.

Електронна позначка часу – електронні дані, які пов’язують інші електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення наявності цих електронних даних на цей момент часу (п. 10 частини першої ст. 1 Закону №2155).

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону №851).

Таким чином, оригіналом електронного документа (листа, довідки, запиту тощо), отриманого суб’єктом господарювання в електронному вигляді через Електронний кабінет, вважається електронний примірник такого документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з кваліфікованим електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису та з електронною позначкою часу. Роздрукований електронний примірник такого документа в паперовому вигляді не вважається оригіналом.

http://tr.sfs.gov.ua/