Электронный документ: когда считать оригиналом

Первичные документы: оформляем правильно

Статьей 5 Закона Украины от 22 мая 2003 №851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» (далее - Закон №851) определено, что электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством.

Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронным средствами в визуальную форму.

Визуальной форме представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа (часть вторая ст. 6 Закона №851).

Законом Украины от 5 октября 2017 №2155-VIII «Об электронных доверительных услугах» (далее - Закон №2155) регулируются отношения, связанные с использованием усовершенствованных и квалифицированных электронных подписей (часть третья ст. 6 Закона №851).

В то же время ст. 7 Закона №851 установлено, что оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненным к собственноручной подписи в соответствии с Законом №2155.

При передаче электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа.

Если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитами электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

Оригинал электронного документа должен давать возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством; в определенных законодательством случаях может быть предъявлен в визуальной форме отображения, в том числе в бумажной копии.

Вместе с тем, ст. 8 Закона №851 предусмотрено, что электронный документ не может быть применено как изображение:

1) свидетельства о праве на наследство;

2) документа, в соответствии с законодательством может быть создан только в одном оригинальном экземпляре, кроме случаев существования централизованного хранилища оригиналов электронных документов;

3) в других случаях, предусмотренных законом.

Нотариальное удостоверение гражданско-правовой сделки, заключенной путем создания электронного документа (электронных документов), осуществляется в порядке, установленном законом.

Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная отметка времени.

Электронная отметка времени - электронные данные, которые связывают другие электронные данные с конкретным моментом времени для подтверждения наличия этих электронных данных в данный момент времени (п. 10 части первой ст. 1 Закона №2155).

Проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи (ст. 12 Закона №851).

Таким образом, оригиналом электронного документа (письма, справки, запроса и т.п.), полученного предприятием в электронном виде через Электронный кабинет, считается электронный экземпляр такого документа с обязательными реквизитами, в том числе с квалифицированным электронной подписью автора или подписью, приравненным к собственноручной подписи и с электронной отметкой времени. Распечатанный электронный экземпляр такого документа в бумажном виде не считается оригиналом.

http://tr.sfs.gov.ua/