Представницькі витрати: зміст і документальне оформлення

На сьогодні нормативним актом, що регулює склад і зміст витрат на представницькі цілі, є наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» від 14.09.2010 р. № 1026 (далі – Наказ № 1026).

Зміст представницьких витрат

Підприємства можуть використовувати цей документ як допоміжний, оскільки й досі законодавством не визначено єдиний для всіх підприємств документ, який би регулював визначення, склад і порядок оформлення представницьких витрат.

Відповідно до п. 2 Наказу № 1026 представницькі витрати – це витрати на прийом та обслуговування іноземних представників і делегацій, що прибули за запрошенням для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, установлення й підтримання взаємовигідного співробітництва.

У наведеному визначенні ключовими словами, які пояснюють основний зміст поняття «представницькі витрати», є «прийом» і «переговори».

До представницьких належать витрати, пов'язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час проведення переговорів, оплатою послуг перекладача (нештатного працівника), оплатою номерів у готелях, а також витрати на бронювання номерів у готелях у розмірі 50% вартості номера за добу.

Під час проведення переговорів або по їх завершенню прийнято вручати сувеніри учасникам заходу, приміром, ручки, блокноти, щоденники тощо. Як правило, на таких сувенірах нанесені логотип або назва організації, що запрошує, приведена контактна інформація про неї (телефон, адреса поштової скриньки чи сайт) або відомості про товари (роботи, послуги), що випускаються (виконуються, надаються) підприємством. Вартість подібної сувенірної продукції включається до складу представницьких витрат. Адже вручення сувенірів або обмін ними відповідає звичаям ділового обороту і, таким чином, сприяє зміцненню відносин між партнерами. Однак, як правило, на дорогі подарунки партнерам логотип фірми-дарувальника не наноситься, тому доцільність віднесення цих витрат до складу представницьких, швидше за все, доведеться доводити під час перевірки контролерами.

Документальне оформлення представницьких витрат

Щоб витрати можна було класифікувати як представницькі, необхідно мати належно оформлені підтвердні документи. Слід зазначити, що будь-які нормативні документи, що регулюють порядок документального оформлення представницьких витрат, відсутні. Тому, насамперед, варто пам'ятати про загальні вимоги до обов'язкових реквізитів первинних документів (рахунків, квитків, квитанцій, накладних тощо), зазначених у частині другій ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХІV й у п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

Такими реквізитами є:

    назва документа;

    дата й місце його складання;

    назва підприємства, від імені якого складено документ;

    зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру такої операції;

    посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, і правильність її оформлення;

    особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім того, до комплекту документів, необхідних для здійснення й оформлення представницьких витрат, можуть входити:

    кошторис витрат, які заплановано на рік, затверджений керівником підприємства, з деталізацією запланованих заходів (зустрічей, презентацій тощо);

    звіт про фактично здійснені витрати за рік також з деталізацією заходів, які було заплановано;

    програма заходу (презентації, підписання контрактів тощо) із зазначенням дати й місця його проведення;

    список учасників (як запрошених осіб, так і працівників підприємства) із зазначенням прізвища, імені, по батькові, посади;

    сума витрат, які плануються.

Розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) керівника підприємства визначаються особи, відповідальні за прийом представників інших підприємств стосовно комерційної діяльності.

Програма заходу повинна містити повний перелік того, що планується, дату й місце його проведення, список запрошених осіб і представників сторони, що запрошує. Таку програму повинен затвердити керівник фірми, що приймає.

Представники й делегації, які прибудуть на переговори як наявні або потенційні партнери, незалежно від того, вітчизняні вони чи закордонні, мають бути офіційно запрошені на підприємство. Один з важливих документів, які підтверджують обґрунтованість представницьких витрат для тих, що прибувають з-за кордону й з інших міст, – журнал обліку тих, що прибувають у відрядження, необхідність ведення якого передбачено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (цей норматив не обов’язковий до застосування усіма підприємствами, але його можна використовувати як довідковий).

Якщо під час ділової зустрічі (переговорів) сторони не дійшли згоди і не уклали договір, не буде зайвим документально підтвердити цей факт у формі, скажімо, підписаного представниками обох сторін протоколу про намір укласти договір у довільній формі.

Джерело: http://devisu.ua/uk/inshe/6344-predst...