Представительские расходы: содержание и документальное оформление

На сегодня нормативным актом, регулирующим состав и содержание расходов на представительские цели, является приказ Министерства финансов Украины «Об утверждении Норм средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядка их расходования» от 14.09.2010 г. № 1026 (далее - Приказ № 1026) .

Содержание представительских расходов

Предприятия могут использовать этот документ в качестве вспомогательного, поскольку до сих пор законодательством не определен единый для всех предприятий документ, который бы регулировал определение, состав и порядок оформления представительских расходов.

Согласно п. 2 Приказа № 1026 представительские расходы - это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

В приведенном определении ключевым словам, которые объясняют основное содержание понятия «представительские расходы», есть «прием» и «переговоры».

К представительским относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей, транспортным обеспечением, мероприятиями культурной программы, буфетным обслуживанием во время проведения переговоров, оплатой услуг переводчика (нештатного работника), оплатой номеров в гостиницах, а также расходы на бронирование номеров в гостиницах в размере 50 % стоимости номера в сутки.

При проведении переговоров или по их завершению принято вручать сувениры участникам мероприятия, например, ручки, блокноты, ежедневники и тому подобное. Как правило, на таких сувенирах нанесены логотип или название организации, которая приглашает, приведена контактная информация о ней (телефон, адрес почтового ящика или сайт) или сведения о товарах (работах, услугах), выпускаемых (выполняемых, оказываемых) предприятием. Стоимость подобной сувенирной продукции включается в состав представительских расходов. Ведь вручение сувениров или обмен ими соответствует обычаям делового оборота и, таким образом, способствует укреплению отношений между партнерами. Однако, как правило, на дорогие подарки партнерам логотип фирмы-дарителя не наносится, поэтому целесообразность отнесения этих расходов к представительским, скорее всего, придется доказывать при проверке контролерами.

Документальное оформление представительских расходов

Чтобы расходы можно было классифицировать как представительские, необходимо иметь надлежащим образом оформленные подтверждающие документы. Следует отметить, что любые нормативные документы, регулирующие порядок документального оформления представительских расходов, отсутствуют. Поэтому, прежде всего, следует помнить об общих требованиях к обязательным реквизитам первичных документов (счетов, билетов, квитанций, накладных и т.п.), указанных в части второй ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV и в п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88.

Такими реквизитами являются:

    название документа;

    дата и место его составления;

    название предприятия, от имени которого составлен документ;

    содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения такой операции;

    должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Кроме того, в комплект документов, необходимых для осуществления и оформления представительских расходов, могут входить:

    смета расходов, запланированных на год, утвержденная руководителем предприятия, с детализацией запланированных мероприятий (встреч, презентаций и т.п.);

    отчет о фактически осуществленных расходах за год также с детализацией мероприятий, которые были запланированы;

    программа мероприятия (презентации, подписание контрактов и т.п.) с указанием даты и места его проведения;

    список участников (как приглашенных лиц, так и работников предприятия) с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

    сумма расходов, которые планируются.

Распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя предприятия определяются лица, ответственные за прием представителей других предприятий по коммерческой деятельности.

Программа мероприятия должна содержать полный перечень того, что планируется, дату и место его проведения, список приглашенных лиц и представителей приглашающей стороны. Такую программу должен утвердить руководитель фирмы, которая принимает.

Представители и делегации, которые прибудут на переговоры как имеющиеся или потенциальные партнеры, независимо от того, отечественные они или зарубежные, должны быть официально приглашены на предприятие. Один из важных документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов для прибывающих из-за рубежа и из других городов, - журнал учета прибывающих в командировку, необходимость ведения которого предусмотрена Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (этот норматив не обязателен к применению всеми предприятиями, но его можно использовать как справочное).

Если во время деловой встречи (переговоров) стороны не пришли к согласию и не заключили договор, не будет лишним документально подтвердить этот факт в форме, скажем, подписанного представителями обеих сторон протокола о намерении заключить договор в произвольной форме.

Источник: http://devisu.ua/uk/inshe/6344-predst...