Чому нам катастрофічно не вистачає часу, і як з цим боротися?

Ви помічаєте, що зараз більшість говорить про катастрофічний брак часу? Все настільки зайняті, що були б не проти збільшити кількість годин у добі.

Це дуже поширене явище: люди настільки завалені роботою, що справді не залишається часу так сказати для себе. Але проблема полягає в тому, що це зовсім не та робота, яка приносить користь, матеріальний достаток або ж розвиток. Найчастіше ми витрачаємо половину робочого дня на непотрібні справи: сидимо в інтернеті, перевіряємо пошту, або ж просто спілкуємося з колегами за чашкою чаю.

І ці безглузді справи не тільки забирають наш час, але і ведуть убік від реальних цілей. Ні для кого не секрет, що ми часто робимо абсолютно непотрібні речі тільки, щоб не переходити до дійсно важливих справ. «Поки Зайду в інтернет, подивлюся, що новенького у моїх друзів, а до іспиту (важливій зустрічі) підготуюся ввечері. Ще повно часу» – знайома ситуація?

Вже давно доведено, що якщо людина каже «я дуже зайнятий», насправді він просто не вміє раціонально планувати свій час і правильно розставляти життєві пріоритети.

Безглуздий ланцюг марних справ

Не варто говорити, що ми завжди займаємося чимось важливим. Дуже часто ми робимо непотрібну роботу, даремно витрачаємо свою енергію і сили. Крім того, ці вічні безглузді справи позначаються на корпоративній культурі і, в кінцевому результаті, на діяльності компанії або організації.

Через деякий час така компанія може перетворитися на руїни, які потребуватимуть системної реорганізації або опинитися на межі розвалу.

Після того, як ми усвідомили, що подібна проблема існує, слід розібратися, як її вирішити.

1. Ідентифікація

На першому етапі вирішення такої проблеми необхідно визначитися з об'єктом марної роботи, варто уважно зіставити свої посадові повноваження з цілями, які ви ставите, або керівництво. У разі, якщо ви менеджер, необхідно проаналізувати, на що витрачають робочий час ваші підлеглі.

Крім того, на етапі ідентифікації варто визначити, який результат приносить ваша діяльність. Якщо виконана робота не відповідає кінцевому результату, задумайтеся, чи тим ви займаєтеся.

2. Аналіз симптомів та факторів

На наступному етапі необхідно проаналізувати всі симптоми, які вказують на непродуктивність вашої праці.

   Нерозуміння мети. Першим чинником, який говорить про те, що ви витрачаєте робочий час даремно, є нерозуміння мети вашої діяльності. Спробуємо розібратися на конкретних прикладах: ви влаштувалися на посаду менеджера і від свого попередника отримали величезну кількість різної документації, яку звикли вести абсолютно по-іншому. Подібна ситуація може трапитися і з підлеглим, коли ваш наставник придумав «геніальну ідею», але не зміг дохідливо пояснити її. У таких ситуаціях ви будете інтуїтивно намагатися вийти з положення і виконати обов'язки, але у вас не буде повного розуміння, як і з якою метою це робити.

Якщо ви зіткнулися з подібною ситуацією, варто її детально вивчити і почати шукати шляхи вирішення, так як пускаючи все на самоплив, ви тільки погіршите її.

   Витрати не відповідають результату. Цей симптом є одним з найбільш поширених. Наведемо яскравий приклад: ви вкотре міняєте на слайді у графічному редакторі малозмістовну картинку на майже таку ж.

   Відсутність професійного руху команди. Є цікава фраза, яка повністю описує цей чинник: «ваша команда біжить на місці». Пояснення досить просте: ваша команда постійно імітує роботу, яка супроводжується постійними нарадами і вічно пропущеними дедлайнами.

   Запам'ятайте головне правило: лікування будь-якої «хвороби» необхідно починати з перших симптомів, тільки тоді воно буде швидким і ефективним.

3. Рішення

Після того, як ми усвідомили існування проблеми, необхідно сміливо переходити до її вирішення. Але варто відзначити, що мало кому вдавалося повністю побороти марну роботу раз і назавжди. Вся справа в тому, що схильність до відкладання на потім складних і важливих справ закладена в нас від природи. Часто таку звичку називають «студентською», але вона властива всім і не залежить від статусу. Деякі вміють з нею боротися, але більшість піддається її пагубному впливу.

Якщо ж ви хочете навчитися боротися з нею, для початку розставте життєві пріоритети. Намагайтеся протягом робочого дня, здійснюючи ту чи іншу операцію, думати про мету її здійснення. Досить запитати себе: «Навіщо я це роблю? Як це допомагає мені виконати реальні завдання? В чому ці завдання взагалі полягають?» Це не так вже й складно.

Якщо те, чим ви збираєтеся зайнятися, ніяк не пов'язано з першочерговими цілями – це привід почекати з марною роботою.

Перш ніж відкласти щось на потім, переконайтеся, що це і справді погане завдання. Якщо ж у вас з'явилися сумніви – запитайте думку начальника або більш досвідченого колеги.

Не переоцінюйте себе! Не потрібно думати, що ви повинні все знати і все розуміти, якщо ж ви не усвідомили якусь деталь, краще перепитайте ще раз, щоб уникнути марної роботи. Вся справа в тому, що багато керівників не пояснюють своїм підлеглим або колегам, ніж кінцевий сенс тієї чи іншої дії. Причин для цього багато: можливо, їм просто лінь пояснювати деталі або ж це частина їх управлінської стратегії.

Тепер перейдемо до конкретики і розберемо практичні шляхи вирішення проблеми.

Якщо говорити про ідеальні ситуації, то вам необхідно делікатно, без виклику поставити своєму начальнику кілька питань, які допоможуть зрозуміти мету і шляхи її досягнення.

Наприклад:

— Як результати моєї роботи тут залежать від конкретного завдання?

— Не витрачаю я даремно свій робочий час?

— Може, нам варто переглянути існуючі процедури, і тоді я зможу тут працювати більш ефективно?

Якщо підхід усіх зацікавлених сторін є конструктивним і проблема полягає в недостатньо оптимізованої щоденній роботі, необхідно послідовно мінімізувати кількість непотрібної роботи.

По можливості беріть участь лише в тих зустрічах, де ваша присутність дійсно необхідна.

Те ж саме з листуванням: видаліть себе з листування, яке вас взагалі ніяк не стосується.

Але не варто повністю виключати подібні не дуже важливі справи, оскільки деяка частина марної роботи повинна бути виконана. Необхідно навчитися раціонально розраховувати час.

Крім того, варто брати до уваги те, що дуже часто ми довго чекаємо на призначену зустріч. Можна продуктивно використовувати і ці «вікна» у вашому розкладі: відповісти на листи або зробити звітність.

Ну і головне: не забувайте у цьому шаленому потоці справ знаходити час для себе, для своїх захоплень, для рідних і близьких.

Джерело: http://hyser.com.ua/