Почему нам катастрофически не хватает времени, и как с этим бороться?

Вы замечаете, что сейчас большинство говорит о катастрофической нехватке времени? Все настолько заняты, что были бы не против увеличить количество часов в сутках.

Это очень распространенное явление: люди настолько завалены работой, что действительно не остается времени так сказать для себя. Но проблема заключается в том, что это совсем не та работа, которая приносит пользу, материальный достаток или же развитие. Чаще всего мы тратим половину рабочего дня на ненужные дела: сидим в интернете, проверяем почту, или же просто общаемся с коллегами за чашкой чая.

И эти бессмысленные дела не только забирают наше время, но и уводят в сторону от реальных целей. Ни для кого не секрет, что мы зачастую делаем абсолютно ненужные вещи только, чтобы не переходить к действительно важным делам. «Зайду пока в интернет, посмотрю, что новенького у моих друзей, а к экзамену (важной встрече) подготовлюсь вечером. Еще полно времени» – знакомая ситуация?

Уже давно доказано, что если человек говорит «я сильно занят», на самом деле он просто не умеет рационально планировать свое время и правильно расставлять жизненные приоритеты.

Бессмысленная цепь бесполезных дел

Не стоит говорить, что мы всегда занимаемся чем-то важным. Очень часто мы делаем ненужную работу, впустую тратим свою энергию и силы. Кроме того, эти вечные бессмысленные дела сказываются на корпоративной культуре и, в конечном результате, на деятельности компании или организации.

Через некоторое время такая компания может превратиться в руины, которые будут нуждаться в системной реорганизации или оказаться на грани развала.

После того, как мы осознали, что подобная проблема существует, следует разобраться, как же ее решить.

1. Идентификация

На первом этапе решения такой проблемы необходимо определиться с объектом бесполезной работы, стоит внимательно сопоставить свои должностные полномочия с целями, которые ставите вы, или руководство. В случае, если вы менеджер, необходимо проанализировать, на что тратят рабочее время ваши подчиненные.

Кроме того, на этапе идентификации стоит определить, какой результат приносит ваша деятельность. Если же проделанная работа не соответствует конечному результату, задумайтесь, тем ли вы занимаетесь.

2. Анализ симптомов и факторов

На следующем этапе необходимо проанализировать все симптомы, которые указывают на непродуктивность вашего труда.

    Непонимание цели. Первым фактором, который говорит о том, что вы тратите рабочее время зря, является непонимания цели вашей деятельности. Попробуем разобраться на конкретных примерах: вы устроились на пост менеджера и от своего предшественника получили огромное количество различной документации, которую привыкли вести абсолютно по-другому. Подобная ситуация может приключиться и с подчиненным, когда ваш наставник придумал «гениальную идею», но не смог доходчиво объяснить ее. В таких ситуациях вы будете интуитивно пытаться выйти из положения и исполнить обязанности, но у вас не будет полного понимания, как и с какой целью это делать.

Если вы столкнулись с подобной ситуацией, стоит ее детально изучить и начать искать пути решения, так как пуская все на самотек, вы только ее усугубите.

    Затраты не соответствуют результату. Этот симптом является одним из наиболее распространенных. Приведем яркий пример: вы в который раз меняете на слайде в графическом редакторе малосодержательную картинку на почти такую же.

    Отсутствие профессионального движения команды. Есть интересная фраза, которая полностью описывает этот фактор: «ваша команда бежит на месте». Объяснение довольно простое: ваша команда постоянно имитирует работу, которая сопровождается постоянными совещаниями и вечно пропущенными дедлайнами.

Запомните главное правило: лечение любой «болезни» необходимо начинать с первых симптомов, только тогда оно будет быстрым и эффективным.

3. Решение

После того, как мы осознали существование проблемы, необходимо смело переходить к ее разрешению. Но стоит отметить, что мало кому удавалось полностью побороть бесполезную работу раз и навсегда. Все дело в том, что склонность к откладыванию на потом сложных и важных дел заложена в нас от природы. Часто такую привычку называют «студенческой», но она присуща всем и не зависит от статуса. Некоторые умеют с ней бороться, но большинство поддается ее пагубному влиянию.

Если же вы хотите научиться бороться с ней, для начала расставьте жизненные приоритеты. Старайтесь в течение рабочего дня, совершая ту или иную операцию, думать о цели ее совершения. Достаточно спросить себя: «Зачем я это делаю? Как это помогает мне выполнить реальные задачи? В чем эти задачи вообще заключаются?» Это не так уж и сложно.

Если то, чем вы собираетесь заняться, никак напрямую не связано с первоочередными целями – это повод повременить с бесполезной работой.

Прежде чем отложить что-то на потом, убедитесь, что это и вправду неважная задача. Если же у вас появились сомнения – спросите мнение начальника или более опытного коллеги.

Не переоценивайте себя! Не нужно думать, что вы обязаны все знать и все понимать, если же вы не уяснили какую-то деталь, лучше переспросите еще раз во избежание бесполезной работы. Все дело в том, что многие руководители не объясняют своим подчиненным или коллегам, в чем конечный смысл того или иного действия. Причин для этого много: возможно, им просто лень объяснять детали или же это часть их управленческой стратегии.

Теперь перейдем к конкретике и разберем практичные пути решения проблемы.

Если говорить об идеальных ситуациях, то вам необходимо деликатно, без вызова задать своему начальнику несколько вопросов, которые помогут понять цель и пути ее достижения.

Например:

— Как результаты моей работы здесь зависят от этого конкретного задания?

— Не трачу ли я впустую свое рабочее время?

— Может быть нам стоит пересмотреть существующие процедуры, и тогда я смогу работать здесь более эффективно?

Если подход всех заинтересованных сторон конструктивен и проблема заключается в недостаточно оптимизированной ежедневной работе, необходимо последовательно минимизировать количество бесполезной работы.

По возможности принимайте участие лишь в тех встречах, где ваше присутствие действительно необходимо.

То же самое с перепиской: удалите себя из переписки, которая вас вообще никак не касается.

Но не стоит полностью исключать подобные не очень важные дела, так как некоторая часть бесполезной работы должна быть выполнена. Необходимо научиться рационально рассчитывать время.

Кроме того, стоит брать во внимание то, что очень часто мы долго ждем назначенную встречу. Можно продуктивно использовать и эти «окна» в вашем расписании: ответить на скопившиеся письма или сделать отчетность.

Ну и самое главное: не забывайте в этом бешеном потоке дел находить время для себя, для своих увлечений, для родных и близких.

Источник: http://hyser.com.ua/