Must have участі в тендерах: 5 базових лайфхаків

Як підготуватися до електронних торгів та успішно їх провести

Для того щоб бізнес брав участь в електронних закупівлях і вигравав, слід ставитися до них не як до окремих спроб або випадкових лотерей. Участь у торгах – процес, що має бути поставлений «на потік». Він або регулярний і системний, або його немає взагалі. І навіть на етапі, коли тендер уже обрано й умови зрозумілі, підготовка до нього не закінчується. 

Потрібно персоніфікувати відповідальність. Якщо підприємство хоче брати участь у публічних або комерційних закупівлях через торги, цей напрям роботи має бути виділеним як окремий і пріоритетний. Найперший крок – це пошук відповідальної особи або групи осіб. Немає відповідального за тендери – можна вважати, що компанія не бере в них участі взагалі. Яким би малим не було підприємство, на ньому має бути принаймні один фахівець, для якого участь у закупівлях буде значною частиною роботи та персональною відповідальністю.

Не можна шкодувати часу на підготовку. Найочевидніша порада: до кожних торгів потрібно готуватися заздалегідь. Будь-які рішення, прийняті в останній момент, можуть стати майже фатальними. Наприклад, ви не встигнете вивчити всі деталі тендерної документації та приміток до неї, щоби виявити всі «пастки» замовника.

Є також низка технічних причин, з яких не можна подавати пропозицію в останній момент. Завантаження документів і синхронізація майданчика з центральною базою даних вимагає часу. До того ж, якщо ви вже завантажили документи, то все одно можете вносити зміни до них протягом певного часу.

Заявка повинна бути оформлена без помилок і похибок, оскільки навіть незначна, на вашу думку, неточність може призвести до відмови на етапі попереднього відбору.

Слід питати про незрозуміле. Під час періоду уточнень або подачі пропозицій (залежно від типу закупівель) у вас є можливість поставити державному замовнику запитання щодо параметрів закупівлі, на які він зобов’язаний відповісти. Це дозволить вам краще підготуватися до участі та точно розуміти, що малося на увазі. Якщо цього вимагає ситуація – вимагайте у замовника внести зміни у тендерну документацію (наприклад, прибрати дискримінаційні умови). Якщо вимога буде належним чином аргументована, у держзамовника не буде іншого вибору, окрім як внести зміни. Зауважте, що під час комерційних торгів замовник може відповісти на ваші питання та змінити тендерну документацію, але не зобов’язаний робити це.

Будьте пильними в процесі торгів. Цей пункт відсилає до ситуації, що нещодавно сталася в практиці державних закупівель. Компанія Socar виграла тендер на поставку 10 000 тонн дизеля для «Укрзалізниці», вказавши ціну 28,2 млн грн замість 282 млн грн. За версією компанії, це сталося через технічний збій, викликаний наднормовим стрибком напруги в мережі та, відповідно, критичним порушенням у взаємодії комунікації учасника з торговим майданчиком. Наразі Антимонопольний комітет залишив скаргу Socar без розгляду, так що підприємству доведеться звертатися до суду.

За даних обставин складно визначити винних, проте, аби не потрапити в аналогічну ситуацію, незайвим буде мінімізувати ризики, що можуть бути спричинені неуважністю або технічними проблемами. Варто звертати увагу на чинники, які ви здатні контролювати. Зрештою, вплинути на результат може навіть якість сервісу вашого інтернет-провайдера.

Роль людського фактора – як, наприклад, педантичність людини, що вносить дані в систему – не можна недооцінювати. Напевно, у вашому колективі є уважна та відповідальна людина, яка зможе вивчити всі вимоги та дотримуватися їх краще за інших.

Оберіть найбільш зручний для вас електронний майданчик. Як відомо, для того щоб узяти участь у державних торгах, потрібно зареєструватися на одній із партнерських платформ системи Prozorro. Інформація на всіх них аналогічна, проте структурується по-різному. Також є відмінності в інтерфейсі, зручності користування й рівні сервісу різних майданчиків. У критичних ситуаціях саме якість сервісного обслуговування тієї чи іншої платформи може зіграти важливу роль у вирішенні вашої проблеми. Випробовуйте різні варіанти й оберіть майданчик, на якому вам буде найбільш надійно та комфортно працювати.

Продемонструвати швидкі результати в держзакупівлях непросто. Проте, систематичний і спланований підхід до участі у торгах плюс накопичення досвіду у цій сфері – формула успіху, яка приведе бізнес до значних досягнень.

https://mind.ua