Must have участия в тендерах: 5 базовых лайфхаков

Как подготовиться к электронным торгам и успешно их провести

следует относиться к ним не как к отдельным попыткам или случайным лотереям. Участие в торгах – процесс, который должен быть поставлен на поток. Он или регулярный и системный, или его нет вообще. И даже на этапе, когда тендер уже выбран и условия понятны, подготовка к нему не заканчивается. 

Необходимо персонифицировать ответственность. Если предприятие хочет участвовать в публичных или коммерческих закупках через торги, это направление работы должно быть выделено как отдельное и приоритетное. Самый первый шаг – это поиск ответственного лица или группы лиц. Нет ответственного за тендеры – можно считать, что компания не принимает в них участия вообще. Каким бы малым ни было предприятие, на нем должен быть по крайней мере один специалист, для которого участие в закупках будет значительной частью работы и персональной ответственностью.

Нельзя жалеть времени на подготовку. Наиболее очевидный совет: к каждым торгам нужно готовиться заранее. Любые решения, принятые в последний момент, могут стать почти фатальными. Например, вы не успеете изучить все детали тендерной документации и примечаний к ней, чтобы выявить все «ловушки» заказчика.

Есть также ряд технических причин, по которым нельзя подавать предложение в последний момент. Загрузка документов и синхронизация площадки с центральной базой данных требует времени. К тому же, если вы уже загрузили документы, все равно можете вносить изменения в них в течение определенного времени.

Заявка должна быть оформлена без ошибок и погрешностей, поскольку даже незначительная, по вашему мнению, неточность может привести к отказу на этапе предварительного отбора.

Следует спрашивать о непонятном. Во время периода уточнений или подачи предложений (в зависимости от типа закупок) у вас есть возможность поставить государственному заказчику вопрос о параметрах закупки, на которые он обязан ответить. Это позволит вам лучше подготовиться к участию и точно понимать, что имелось в виду. Если этого требует ситуация – обращайтесь к заказчику с требованием внести изменения в тендерную документацию (например, убрать дискриминационные условия). Если требование будет должным образом аргументировано, у госзаказчика не будет иного выбора, кроме как внести изменения. Знайте, что во время коммерческих торгов заказчик может ответить на ваши вопросы и изменить тендерную документацию, но не обязан делать это.

Будьте бдительны в процессе торгов. Этот пункт отсылает к ситуации, которая недавно имела место в практике государственных закупок. Компания Socar выиграла тендер на поставку 10 000 тонн дизеля для «Укрзализныци», указав цену 28,2 млн грн вместо 282 млн грн. По версии компании, это произошло из-за технического сбоя, вызванного скачком напряжения в сети и, соответственно, критическим нарушением при взаимодействии участника с торговой площадкой. Сейчас Антимонопольный комитет оставил жалобу Socar без рассмотрения, так что предприятию придется обращаться в суд.

При данных обстоятельствах сложно определить виновных, однако, чтобы не попасть в аналогичную ситуацию, нелишним будет минимизировать риски, которые могут быть вызваны невнимательностью или техническими проблемами. Следует обращать внимание на факторы, которые вы способны контролировать. В конце концов, повлиять на результат может даже качество сервиса вашего интернет-провайдера.

Роль человеческого фактора – например, педантичность человека, вносящего данные в систему, – нельзя недооценивать. Наверняка в вашем коллективе есть внимательный и ответственный человек, который сможет изучить все требования и следовать им лучше других.

Выберите наиболее удобную для вас электронную площадку. Как известно, чтобы принять участие в государственных торгах, необходимо зарегистрироваться на одной из партнерских платформ системы ProZorro. Информация на них аналогичная, однако структурируется по-разному. Также есть различия в интерфейсе, удобстве пользования и уровне сервиса различных площадок. В критических ситуациях именно качество сервисного обслуживания той или иной платформы может сыграть важную роль в решении вашей проблемы. Попробуйте различные варианты и выберите надежную для вас площадку, на которой вам будет наиболее комфортно работать.

Продемонстрировать быстрые результаты в госзакупках непросто. Однако систематический и спланированный подход к участию в торгах плюс накопление опыта в этой сфере – формула успеха, которая приведет бизнес к значительным достижениям.

https://mind.ua