Як правильно провести оптимізацію бізнесу

Коли ж краще проводити оптимізацію в компанії, щоб вона була ефективною і доцільною?

Останнім часом дуже часто ми чуємо слово «оптимізація». Для кого-то це життєво важливий процес діяльності. У інших асоціюється з тривогою, адже доведеться щось «оптимізувати», чи то пак скорочувати.

В реальності ж оптимізація - це основа для ефективної роботи, розвитку, підвищення і підтримки стійкості і конкурентоспроможності компанії. Це постійний послідовний процес (а не чиясь примха), це складна, многозадачная ланцюжок, що складається з наступних ланок: аналізу бізнес-процесів діяльності компанії - розробки карти по оптимізації - розробки необхідних процедур щодо впровадження змін - застосування даних змін - їх адаптація - отримання результату. Це робота на перспективу.

І важливо пам'ятати: чим більша компанія, тим більше бізнес-процесів, тим складніше і заплутаніше вони можуть бути, можуть призводити до неефективних витрат ресурсів, які і так (як правило) обмежені.

На практиці часто топ-менеджерів турбують питання пріоритетності та необхідності проведення заходів оптимізації: коли ж краще проводити оптимізацію в компанії, щоб вона була ефективною і доцільною? Чи покращаться після неї результати діяльності компанії? Скільки потрібно часу для здійснення оптимізації, і як довго триватиме її результат? До яких труднощів і ризиків бути готовими? Про все по порядку.

Коли краще проводити оптимізацію бізнес-процесів?

Явною ознакою необхідності оптимізації є:

1. Повільне прийняття рішень, які не приносять очікуваного результату через неактуальність, неточності інформації.

2. Відсутність чіткого розподілу обов'язків і повноважень, незрозуміло, хто що робить, і хто за що відповідає.

3. Відсутність контролю.

4. Збільшення кількості рівнів управління - розширення штату, поява нових філій, підрозділів.

Для того щоб провести ефективну оптимізацію, необхідно конкретизувати бажаний підсумковий результат. Важливо розуміти, що, покращуючи один процес, можливі збої в іншому. Один процес може мати кілька шляхів реалізації та здійснювати як позитивний, так і негативний вплив на процес в цілому.

Тому раджу підготувати карту робіт по оптимізації процесу. Розписати його до найменшого нюансу. І повірте, проводячи даний аналіз, ви здивуєтеся, скільки процесів (раніше здавалися різними) пов'язані між собою. Часто зустрічаються дублюючі функції, є «тупикові» - на кшталт процес і є, але сенс його не зрозумілий, і він не несе ніякого результату або взагалі не потрібен.

Як не нашкодити?

Чи покращаться результати діяльності компанії після оптимізації? Однозначно, так, якщо люди в цьому зацікавлені. А щоб не нашкодити, важливо промальовувати схему майбутніх дій, залучити до цього процесу співробітників.

Потрібно виконати кілька сценаріїв оптимізації, передбачити всі можливі ризики і загрози. Тільки командна спільна робота дає можливість провести ефективні зміни, подивитися з різних сторін на проблему і прийняти найбільш ефективне і оптимальне рішення.

Чим ретельніше будуть проведені підготовчі заходи, тим буде вище підсумковий показник результатів діяльності.

Скільки потрібно часу для оптимізації?

Все залежить від складності та обсягу. Але оптимізація бізнес-процесів - це процес, який не має кінцевої точки. Роблячи шлях по оптимізації, її потрібно продовжувати і надалі, постійно підтримувати. Наскільки довго триватиме цей результат - залежить від нас, наших цілей і того, чого ми прагнемо досягти. Але ні в якому разі не варто зупинятися на досягнутому. Попереду тільки краще.

До яких труднощів і ризиків бути готовими?

Труднощі і ризики завжди є. І тут треба бути готовим швидше до внутрішнім ризикам, ніж до зовнішніх. Із зовнішніми легше впорається, і вони більш передбачувані. Страх змін, втрати, страх перед новим, невідомим - ось стримуючі фактори. І якщо його подолати, багато бар'єри будуть зруйновані, відкриються нові горизонти, з'являться кращі можливості. Пройшовши цей процес, стає зрозумілим, що це того варте.

Який результат отримуємо після проведення оптимізації?

• Поліпшується взаємодія підрозділів і співробітників, як по «вертикалі», так і по «горизонталі».
• Посилюються конкурентні позиції компанії на ринку.
• Діяльність компанії стає більш ефективною.
• Деактивуються дублюючі, неефективні, непотрібні процеси.
• Зменшується час, і підвищується якість прийняття рішень.
• Звільняється час для стратегічного планування та розвитку компанії.
• Поліпшується атмосфера в колективі, підвищується продуктивність праці.
• Стає зрозумілою стратегія подальшого розвитку.

Для більшої переконливості - кілька цифр. Так, мінімальне зниження витрат при впровадженні проекту становить 10%, максимальна досягає 50%. Але це не основна перевага. Головне все це заощаджений час і «нерви»: від 25% часу звільняється від виконання рутинних операційних активностей і перенаправляється на важливі процеси планування і аналізу.

https://delo.ua/