15 правил етикету ділового листування

Сьогодні офісну роботу не можна уявити без щоденної роботи з електронною поштою. Тому давайте розберемо головні правила етикету ділового листування, дотримання яких дозволить вам досягти професійного успіху.

Американські офісні співробітники приблизно 25% свого робочого часу присвячують роботі з електронною поштою.

З-за величезної кількості листів, на які нам доводиться відповідати, ми можемо допустити безглузді помилки. Потім наші помилки можуть призвести до серйозних наслідків.

1. Чітка і зрозуміла тема листа

Наприклад, «Новий час зустрічі», «Питання щодо презентації» або «Список пропозицій».

Люди часто вирішують відкривати лист чи ні після того, як ознайомляться з темою. Сформулюйте її так, щоб отримувач зрозумів, що ви відправили що-небудь актуальну для нього».

2. Використовуйте професійну поштову адресу

Якщо ви працюєте в компанії, краще використовувати в процесі листування її поштову скриньку. Якщо ви пишіть зі свого аккаунта, варто уважно підійти до вибору адреси, каже Патчер.

Ви повинні прописати в адресі своє ім'я, щоб одержувач знав, хто шле йому листа. Ніколи не використовуйте несерйозних адрес, які не відповідають статусу професіонала. Пошта типу superdetka@... vova2103@... виглядає дуже несолідно.

3. Не потрібно миттєво відповідати на всі листи

Ніхто не хоче читати листи від 20 осіб, у яких немає ні слова по справі. Ігнорувати вхідні листи може виявитися складно, особливо сьогодні, коли ми відразу ж отримуємо повідомлення на смартфон і комп'ютер. Перестаньте відповідати на всі листи, якщо ваша відповідь не є важливою для відправника листа.

4. Обзаведіться сигнатурою

Надати читачам інформацію про себе. «Найчастіше сюди входить повне ім'я, посада, назва компанії контактна інформація, включаючи номер телефону. Можете додати більше особистих даних, але не перестарайтеся», – радить Патчер.

Використовуйте єдиний шрифт, розмір і колір для всього листа.

5. Професійне привітання

Не можна використовувати неформальні, розмовні фрази типу «Привіт, хлопці», «Привіт» або «Салют, френди».

Вільний стиль спілкування не повинен відображатися у привітаннях наших листів. «Привіт» – дуже неформальне привітання, його не варто вживати на роботі. «Салют» – теж не варіант. Використовуйте «Добрий день» чи «Здрастуйте».

Також радимо не скорочувати імена. Скажіть «Привіт, Микола», якщо тільки цей чоловік не говорив вам, що любить, щоб його називали Коля.

Детальніше: http://hyser.com.ua/life_style/15-pra...