15 правил этикета деловой переписки

Сегодня офисную работу нельзя представить без ежедневной работы с электронной почтой. Поэтому давайте разберем главные правила этикета деловой переписки, соблюдение которых позволит вам добиться профессионального успеха.

Американские офисные сотрудники примерно 25% своего рабочего времени посвящают работе с электронной почтой. Из-за огромного количества писем, на которые нам приходится отвечать, мы можем допустить нелепые ошибки. Затем наши оплошности могут привести к серьезным последствиям.

1. Четкая и понятная тема письма

Например, «Новое время встречи», «Вопрос касательно презентации» или «Список предложений».

 Люди часто решают открывать письмо или нет после того, как ознакомятся с темой. Сформулируйте ее так, чтобы получатель понял, что вы отправили что-нибудь актуальное для него».

2. Используйте профессиональный почтовый адрес

Если вы работаете в компании, лучше использовать в процессе переписки ее почтовый ящик. Если вы пишите со своего аккаунта, стоит внимательно подойти к выбору адреса, говорит Патчер.

Вы должны прописать в адресе свое имя, чтобы получатель знал, кто шлет ему письмо. Никогда не используйте несерьезных адресов, которые не соответствуют статусу профессионала. Почта типа superdetka@… vova2103@… выглядит очень несолидно.

3. Не нужно мгновенно отвечать на все письма

Никто не хочет читать письма от 20 человек, в которых нет ни слова по делу. Игнорировать входящие письма может оказаться сложно, особенно сегодня, когда мы сразу же получаем уведомления на смартфон и компьютер. Перестаньте отвечать на все письма, если ваш ответ не является важным для отправителя письма.

4. Обзаведитесь сигнатурой

Предоставьте читателям информацию о себе. «Чаще всего сюда входит полное имя, должность, название компании и контактная информация, в том числе номер телефона. Можете добавить больше личных данных, но не переусердствуйте», – советует Патчер.

Используйте единственный шрифт, размер и цвет для всего письма.

5. Профессиональное приветствие

Нельзя использовать неформальные, разговорные фразы типа «Привет, ребята», «Приветик» или «Салют, френды».

Свободный стиль общения не должен отображаться в приветствиях наших писем. «Привет» – очень неформальное приветствие, его не стоит употреблять на работе. «Салют» – тоже не вариант.  Используйте «Добрый день» или «Здравствуйте».

Также советуем не сокращать имена. Скажите «Здравствуй, Николай», если только этот человек не говорил вам, что любит, чтобы его называли Коля.

Подробнее: http://hyser.com.ua/life_style/15-pra...