Використання відокремленим підрозділом отриманої виручки

Можливі напрями використання виручки залежать від того, веде відокремлений підрозділ касову книгу чи ні.

Варіант 1. Касова книга не ведеться

З отриманою виручкою можна вчинити лише двома способами (п. 2.8 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637, далі – Положення № 637):

• здати до банку (за відсутності банку в цьому населеному пункті – операторові поштового зв'язку чи небанківській фінансовій установі, яка має ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунка) без її попередньої передачі до каси головного підприємства (див. ЗІР, категорія 109.16; лист НБУ від 30.04.13 р. № 11-117/1518/5387). При цьому підрозділ може здати гроші:

– або через інкасатора (підтвердженням передачі готівки інкасаторові буде копія супровідної відомості до сумки з готівкою),

– або касир може відвести готівку до каси банку (оператора поштового зв'язку чи небанківської фінустанови) для зарахування на поточний рахунок підприємства або самого відокремленого підрозділу (підтвердженням буде квитанція до документа про прийняття грошей для зарахування на поточний рахунок),

– або можна скористатися платіжним пристроєм, що має функцію приймання готівкових коштів для їх подальшого зарахування на поточний рахунок (підтвердженням буде чек, виданий таким пристроєм);

• передати до каси головного підприємства (головне підприємство оформить ПКО на суму, яка надійшла).

В обох випадках для вилучення виручки з місця проведення розрахунків (у середині або в кінці робочого дня) треба провести операцію «Службова видача» (якщо використовується РРО) чи виписати розрахункову квитанцію із позначкою «Службова видача» (якщо використовується РК).

Використовувати виручку безпосередньо на власні потреби такий підрозділ не зможе. Адже для цього потрібно виписати РКО, а воно не має права цього робити.

Зверніть увагу! Підрозділ, що не веде касову книгу, може повернути покупцеві гроші за товар, який він повертає. Адже така операція фіксується лише через РРО або РК. У разі повернення грошей покупцеві:

• при використанні РРО – вартість товару пробивається зі знаком «–» або проводиться операція «Службова видача», якщо РРО не може реєструвати від’ємні операції;
• при використанні РК – виписується окрема розрахункова квитанція на вартість товару зі знаком «–».

РКО за такою операцією не оформляється (див. лист НБУ від 22.06.09 р. № 11-113/2614-11909). Це саме стосується й анулювання операції, помилково проведеної через РРО.

Варіант 2. Касова книга ведеться

Крім двох вищезазначених способів (здавання до банку, а за відсутності банку – операторові поштової служби чи небанківській фінансовій установі, або передавання до каси головного підприємства), відокремлений підрозділ може використовувати виручку на власні потреби (видати зарплату працівникам, гроші під звіт співробітникам, позики співробітникам тощо) (п. 2.8, 2.9 Положення № 637).

При цьому в будь-якому разі має бути оформлено РКО (у разі здавання грошей до банку, до каси підприємства або в разі видачі на власні потреби).

У який строк відокремленому підрозділу треба «позбутися» отриманої виручки, щоб не перевищити ліміту каси? Чи можна здати її до банку або головному підприємству наступного дня після отримання?

Відокремлений підрозділ (як те, яке веде, так і те, яке не веде касову книгу) має здати виручку до банку або до каси головного підприємства:

• або в день отримання виручки,
• або не пізніше наступного робочого дня (якщо графік роботи відокремленого підрозділу не збігається з часом роботи головного підприємства та/або банку й не дозволяє здати виручку «день у день»). Такий «незбіг» також бажано задокументувати, установивши режим роботи підрозділу в Положенні про підрозділ.

Тоді виручка не вважатиметься понадлімітною (п. 5.1, 5.9 Положення № 637, лист НБУ від 09.11.09 р. № 11-113/5029-20868, лист НБУ від 09.08.10 р. № 11-110/4073-13707).

Зауважимо, що якщо в місцевості, де знаходиться відокремлений підрозділ, немає поблизу банків, то підрозділ може здавати виручку до банку не рідше одного разу на п'ять робочих днів (конкретний строк має бути зазначено в договорі з банком) (п. 5.1 Положення № 637).

Зверніть увагу! Ті відокремлені підрозділи, які ведуть касову книгу, можуть використовувати виручку також і на власні потреби. І зробити це вони повинні (у частині понадлімітної виручки) не пізніше наступного робочого дня після її отримання (п. 5.9 Положення № 637).

Чи потрібно здавати до банку або головному підприємству всю суму виручки?

Сума виручки в межах ліміту може залишатися в касі відокремленого підрозділу (як того, що веде, так і того, що не веде касову книгу) скільки завгодно. При цьому якщо така сума зберігається в ящику РРО (або на місці проведення розрахунків із використанням РК), то щодня перед початком проведення розрахункових операцій цю суму треба фіксувати операцією «Службове внесення». Ну а частину виручки, яка перевищує встановлений ліміт каси, потрібно обов'язково здавати (до банку або головному підприємству) або використовувати на власні потреби в зазначені в попередньому запитанні строки.