Паперовий баласт

Електронний документообіг як ключ до підвищення ефективності бізнесу

Життєдіяльність будь-якої компанії супроводжується постійним генеруванням величезної кількості документів: договорів, рахунків, заявок на виплату коштів, службових записок, наказів, внутрішньої звітності тощо. Досвід показує, що упорядкування документообігу, оптимізація бізнес-процесів і автоматизація цих процедур дозволяють спростити, прискорити і в рази підвищити результативність виконання господарських операцій.

Євген Ряполов,
консультант з управлінських технологій
компанії «ІНТАЛЄВ Україна»

Про оптимізацію бізнес-процесів і запровадження електронного документообігу варто замислитися у тому випадку, якщо в компанії з'явилися такі ознаки:

• на пошук потрібного документа витрачається багато часу. А знайшовши його, ви не можете бути впевненими, що це остання версія документа;
• тривалий процес узгодження договорів та інших документів. Коли питання вимагає оперативного вирішення, затягування термінів веде до збитків компанії;
• документи пересилаються або передаються особисто від одного узгоджувального до іншого, в результаті чого складно зрозуміти, на якому етапі узгодження перебуває документ;
• щоразу складання договору — це процес творчості менеджерів та юристів. Немає уніфікованих шаблонів документів;
• немає прив'язки фінансових документів до системи управління фінансами та систем оперативного обліку. Бази існують кожна сама по собі та ніяк не інтегруються.

Етап оформлення і затвердження документів часто стає обмежувальним фактором, який сповільнює операційний процес. У результаті ж автоматизації документообігу підвищується ефективність основної операційної діяльності (приймання товарів, обслуговування клієнтів, проведення тендерів, здійснення платежів тощо).

Неефективний документообіг може призвести, скажімо, до простою автомобілів постачальника у приймальних пунктах сировини підприємств замовників. Наприклад, коли представник постачальника змушений заповнювати різні папери, котрі, найімовірніше, дублюють один одного, носитися з ними та підписувати їх то на охороні, то в лабораторії, то на ваговий і т. д. І все це тягне за собою значну втрату коштів.

Плаваючі непрогнозовані строки узгодження і підписання договорів, затвердження і здійснення платежів призводять до погіршення відносин із замовниками та партнерами, зниження довіри і врешті-решт до втрати контрактів. Усе це негативно позначається на фінансових результатах компанії.

Таким чином, можна сказати, що документообіг — це, по суті, операційний процес, а оптимізація документообігу — підвищення ефективності операційного процесу.

Як оптимізувати?

Оптимізація кількості та складу документів, а також схеми їхнього руху підвищує швидкість, точність і прозорість різних процесів бізнесу завдяки:

• установленим оптимальним схемам кожного процесу;
• закріпленню відповідальних на кожному етапі;
• установленим формам усіх документів, у тому числі внутрішніх.

Автоматизація документообігу підвищує виконавчу дисципліну. Тепер виконавець є частиною закладеного в систему алгоритму, і «за нагадуванням» системи він виконує певне завдання. Завдяки автоматизації документообігу виконавці можуть бути взаємозамінними та більш ефективно використовувати робочий час. Наприклад, співробітник відділу продажів зможе таким чином вивільнити більше часу для завдань, пов'язаних з його основною роботою (спілкуватися з клієнтом, планувати зустрічі тощо), і не витрачати його на узгодження документів (ходити по офісу з паперовими договорами та нагадувати юристам , що їх потрібно погодити).

При цьому за кожним процесом закріплюється відповідальний, а у керівника з'являється можливість стежити за ходом виконання завдань. Автоматизація дозволяє контролювати якість реалізації завдань, виявляти причини їх невиконання, відстежувати та враховувати виконання співробітниками нормативів, досягнення ними певних показників (тобто пов'язати документообіг із системою KPI). Крім того, автоматизована система генерує зручну управлінську звітність, за допомогою якої керівник швидко та точно може виявити «вузькі місця» (найбільш завантажені ділянки, виконавців, які затримують процес, тощо)

Наведемо для прикладу автоматизований процес узгодження вхідної та вихідної документації, договорів, внутрішніх розпоряджень, який був реалізований при виконанні одного з проектів. Досвід показує, що використання єдиного універсального процесу узгодження може бути більш простим і ефективним рішенням, аніж автоматизація безлічі різних алгоритмів для кожного типу документації.

На першому етапі універсального процесу відповідальний співробітник створює у системі документ (наприклад, секретар реєструє вхідну кореспонденцію) і призначає осіб, які повинні його узгодити (узгоджувальних). У свою чергу, ті, хто узгоджує документ, можуть призначити додаткових узгоджувальних. Таким чином, процес запускає сам себе стільки разів, скільки знадобиться наступних рівнів узгоджень. Механізм призначення узгоджувальних універсальний і багаторівневий: узгодження може бути призначене будь-якому фахівцеві — користувачеві системи.

Єдиний електронний архів для зберігання договорів, доручень, кореспонденції дозволяє позбутися паперової тяганини. Це надійне сховище даних, у якому є можливість налаштувати індивідуальний доступ до різних документів, і тим самим запобігти витоку важливої комерційної інформації.

Інтеграція з іншими системами обліку

Ефект від запровадження електронного документообігу може бути посилений, якщо він буде інтегрований з іншими наявними на підприємстві системами, у тому числі автоматизованими.

Наприклад, одна і та сама інформація (дані про покупця, договори, платіжні документи) може перебувати одночасно в системах документообігу, бухгалтерського обліку, бюджетування, CRM тощо. Тобто декільком співробітникам доводиться щоразу вносити одні й ті самі дані до різних систем. По-перше, це загрожує можливими помилками, а, по-друге, ускладнює отримання даних за одним і тим самим контрагентом із безлічі різних систем. Наприклад, договір, який пройшов усі етапи узгодження у системі документообігу, може і повинен бути автоматично заповнений у системах, в яких працюють бухгалтери, фінансисти, закупівельники, менеджери з продажу та ін.

Документ-завдання створюється автоматично і містить усю необхідну для виконавця інформацію. По електронній пошті відповідальному приходить повідомлення про нове завдання. Кожен учасник процесу може залишити коментар, що супроводжує його рішення: узгодити, повернути попередньому учаснику процесу на доопрацювання, відправити наступному учаснику чи запросити додаткове узгодження. З цих коментарів формується своєрідний чат, у якому зберігається вся історія обговорення договору. Така система коментарів особливо актуальна в тому випадку, коли учасники процесу узгодження договору територіально знаходяться в різних філіях.

Досвід інтеграції в комплексну систему управління

Розглянемо конкретний приклад інтеграції системи електронного документообігу в комплексну систему управління компанією, зокрема в систему бюджетування. За основу візьмемо компанію, яка працює у сфері девелопменту.

Зручний інструмент для управління потоком документів, пов'язаних з бізнес-процесами компанії, і електронний архів, який забезпечує легкий доступ до всіх документів за проектом у будь-який момент часу, для девелопера є життєво важливою необхідністю. Діяльність таких компаній пов'язана з великими обсягами документації. Під час будівництва об'єкта — це дозвільна, проектна, технічна та виконавча документація, договори, кошториси, акти, ділове листування тощо. Після введення в експлуатацію об'єкта нерухомості (наприклад, торговельно-розважального центру) — це договори з орендарями та іншими контрагентами, щомісячне виставлення рахунків, кореспонденція тощо.

Дані договорів безпосередньо впливають на формування бюджетів. Тому інтеграція електронного документообігу за договорами із системою бюджетного планування стала логічним кроком, що значно спростив процес бюджетування.

Залежно від етапу — будівництво чи надання в оренду — передбачаються два види договірної діяльності. На першому етапі це робота переважно з одним генеральним підрядником, який здійснює будівельні роботи, та різними типами договорів і частими виправленнями у них. На другому етапі — робота з безліччю різних контрагентів і типовими договорами.

Автоматизована система дозволяє упорядкувати і пов'язати роботу всіх співробітників і підрозділів, орієнтованих на загальний результат. При цьому вся інформація автоматично надається усім зацікавленим відділам у той момент, коли вона з'являється у системі, і передається далі згідно з прописаним бізнес-процесам.

Різні типи договорів за різними статтями та видами діяльності проходять різні етапи узгодження. Тому бізнес-процеси були деталізовані з урахуванням стадій узгодження кожного виду договору. Крім того, особливістю процесу був передбачений у ньому контроль і можливість перенесення строків узгодження.

Далі договір фігурує у системі бюджетування. Розглянемо цей етап докладніше. На основі даних, викладених в умовах договору, плануються фінансові потоки. Ще на стадії узгодження договір перевіряється на відповідність бюджету, тобто чи планувалися такі витрати. Якщо планувалися, то кошти автоматично резервуються під цей договір.

Доцільно було автоматизувати облік договорів оренди, оскільки таких договорів багато, робота з ним ведеться постійно, і за їх умовами розраховується дохідна частина бюджету. Договір оренди найчастіше включає не лише орендні платежі, а й такі статті, як оплата комунальних чи рекламних послуг, можливі пені, штрафи тощо. Всі ці дані автоматично консолідуються у планові бюджети.

Така система дозволяє зберігати всю історію роботи з контрагентами і вести облік зобов'язань за договорами з точки зору різних умов оплати для різних контрагентів (забезпечувальний платіж, авансовий платіж, строки оплати тощо). Виходячи з умов договору також автоматично розраховується і виставляється платіжка конкретному орендарю з детальною розшифровкою підсумкової суми.

Відразу після укладання договору автоматично запускається процес контролю його виконання з урахуванням усіх умов і специфікацій. Це дозволяє вести облік дебіторських заборгованостей не з точки зору фінансової документації (щоб виникла дебіторка, у системі повинен з'явитися акт виконаних робіт), а згідно з реальними умовами і строками, передбаченими у договорі. Як тільки акти потрапляють в архів, технічна служба перевіряє виконану роботу, а бухгалтерія — обліковує дані, звіряє їх з даними контрагентів і т. д. Автоматизація цього процесу істотно мінімізує кількість помилок і вплив людського чинника.

Одночасно договір обробляється з точки зору збору та обліку фактичної інформації. Тобто користувач системи може бачити фактичні дані про нарахування, банківські виписки, кредиторську/дебіторську заборгованість, рух грошових коштів за договором у розрізі статей або контрагентів.

Заключний етап — формування достовірної план-фактної звітності. Робиться це в автоматичному режимі та в короткі строки. На основі такої звітності керівництво може оперативно приймати економічно обґрунтовані управлінські рішення.

Резюме

Автоматизація документообігу та його інтеграція із системами управління фінансами та управлінського обліку забезпечує компанії такі результати.

1. Можливість погоджувати будь-які види документації за універсальною схемою. Тобто всі документи охоплені системою і узгоджуються єдиним процесом.
2. У рази прискорюються процеси узгодження, розгляду та затвердження документів.
3. Усі дані за документом (ініціатор, узгоджувальні, відповідальні за виконання, історія редакції, актуальні версії тощо) систематизовані та доступні користувачам системи у будь-який момент часу.
4. Єдиний електронний архів робить звернення до документа швидким і легким, підтримує порядок і збереження усіх даних за проектами та контрагентами.
5. Документообіг вбудований у загальну систему управління, взаємопов'язаний з плануванням, управлінським обліком, казначейством, що дозволяє вести облік у розрізі договорів і створює «єдину точку правди» в компанії.
6. Керівництво отримує ефективний інструмент контролю діяльності підлеглих.
7. З'являється можливість своєчасно приймати правильні управлінські рішення.
8. Підвищується ефективність системи управління, а як наслідок, і ефективність компанії у цілому.
9. Компанія отримує переваги перед конкурентами, стає лідером на ринку в своєму сегменті.

Дата підготовки
10.07.2014