Готівкові клопоти директора

Розпоряджаємося готівкою грамотно

Важко знайти підприємство, яке не здійснювало б операцій з готівкою. При цьому такі операції часто виконують підзвітні працівники, а ось відповідальність за допущені ними порушення цілком лягає на плечі керівництва. У цій публікації розглянуто заходи, які слід вжити директору, щоб убезпечити себе від неприємностей, що можуть виникати під час проведення операцій з готівкою

Олена Зав’ялова,
редактор медіапроекту «Аналітика і практика»

Зазвичай підприємства придбавають матеріальні цінності за безготівковим розрахунком безпосередньо у виробників, дилерів або великих оптовиків. Але комп'ютерна техніка, офісне обладнання, канцтовари та інші ТМЦ у більшості випадків купуються у мережі роздрібної торгівлі, у тому числі в інтернет-магазинах. На частку закупівель електромеханічного промислового обладнання та інструменту теж припадає чимало роздробу. Навіть матеріали нерідко закуповуються у звичайних господарських магазинах і на розподільчих базах. Усі ці операції, як правило, здійснюються через підзвітних осіб.

При цьому працівник, який отримав готівку під звіт, звісно, несе за неї відповідальність. А ось за порушення правил проведення готівкових розрахунків відповідають посадові особи підприємства. Тому керівникам потрібно не лише самим пам'ятати про законодавчі обмеження щодо операцій з готівкою, а й проводити роз'яснювальну роботу серед працівників. Утім цю проблему можна вирішити набагато простіше: повністю заборонити на підприємстві видачу під звіт готівки. Адже під звіт можна видавати й безготівкові кошти.

Готівкові обмеження

Операції підприємств з готівкою називаються касовими і регулюються Положенням № 637. Відповідно до п. 2.3 цього документа підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами у межах граничних сум розрахунків готівкою. Граничні суми розрахунків готівкою встановлені у Постанові № 210 в розмірі:

• 10 000 грн — для розрахунків між підприємствами (підприємцями) протягом одного дня;
• 150 000 грн — для розрахунків фізосіб з підприємствами (підприємцями) протягом одного дня за товари (роботи, послуги);
• 150 000 грн — для розрахунків між фізособами за договорами купівлі-продажу, що підлягають нотаріальному посвідченню.
  
  
  Платежі, що перевищують встановлені граничні суми, повинні проводитися через банки або небанківські фінансові установи шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів у банк для подальшого їх перерахування на поточні рахунки. Кількість підприємств (підприємців) та фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки протягом дня, не обмежується.
  
  
  Проте на деякі розрахунки 10-тисячне обмеження не поширюється, зокрема, це стосується:

• розрахунків підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами;
• добровільних пожертвувань та благодійної допомоги;
• використання коштів, виданих на відрядження.

Олена Пилипенко,
головний бухгалтер ТОВ «Октопус девелопмент груп»:

— Складна фінансово-економічна ситуація в Україні негативно позначається на суспільно-політичній та господарській діяльності як країни у цілому, так і окремих суб’єктів господарювання. Якщо у підприємства виникає потреба розрахуватися за товари/послуги готівкою, це можна зробити шляхом оформлення авансового звіту на співробітника. Проте на такі операції встановлено ліміт у розмірі 10 тисяч гривень, якщо йдеться про готівкові розрахунки між юрособами. Альтернативний варіант — відкриття корпоративної картки підприємства. Але це вже безготівкові розрахунки, вони не лімітуються. Крім того, потрібно враховувати, що деякі банки ввели власні обмеження на розрахунки за допомогою карток.

Хто відповідатиме?

Відповідно до старої редакції Положення № 637, що діяла до 1 вересня 2013 року, у разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад встановлене обмеження сума перевищення мала додаватися до фактичних залишків готівки у касі на кінець дня (абзац третій п. 7.46). Потім цю суму порівнювали із затвердженим лімітом каси. Якщо ліміт перевищено — підприємство несло відповідальність.

По суті, відповідальність стосувалася виключно платників готівки — юридичних осіб. Адже ліміт каси підприємцям не встановлюється (п. 2.7 Положення № 637), а отже, і відповідальності за його перевищення немає. Водночас вимога про обмеження суми готівкових розрахунків поширювалося і на фізосіб-підприємців.

Після набрання чинності Постановою № 210 норма про збільшення залишку в касі у разі перевищення граничної суми готівкових розрахунків з Положення № 637 зникла. Але безкарним таке порушення, звісно, не залишиться. Порушення порядку проведення готівкових розрахунків тягне за собою адміністративну відповідальність для посадових осіб підприємства (ст. 163-15 КпАП). Тобто відповідатиме директор підприємства. Перший раз за таке порушення нараховується штраф у розмірі від 100 до 200 нмдг (1 700–3 400 грн). Якщо упродовж року порушення повторюється, сума штрафу збільшується до 500–1 000 нмдг (8 500–17 000 грн). Але ця норма повною мірою стосується не лише посадових осіб підприємств, а й фізосіб-підприємців.

Крім того, оскільки ніде немає згадок про те, хто саме є порушником — платник чи одержувач готівкових коштів, можна з упевненістю сказати, що до відповідальності притягуватимуться обидві сторони. Інакше кажучи, якщо підприємство перевищить ліміт у 10 000 грн у результаті розрахунків з декількома контрагентами протягом одного дня, то, звісно, відповідатиме лише його керівництво. А от якщо мала місце лише одна операція на суму більше 10 000 грн — штраф сплатить і платник, і одержувач готівки. Інфляція робить таку ситуацію з кожним днем дедалі більш імовірною.

«Під удар» потрапляє саме продавець, адже він може навіть і не знати, що отримує гроші від юридичної особи. Працівник підприємства, який щось купує за підзвітні гроші, зовні нічим не відрізняється від покупця, який придбаває товар особисто для себе. От тільки «безпечна» для продавця сума при готівковому розрахунку з таким покупцем є у 15 разів меншою, аніж при розрахунку із звичайним громадянином.

До речі, йдеться не лише про розрахунки за товарно-матеріальні цінності. Нацбанк неодноразово у своїх листах роз'яснював, що товаром вважається будь-який предмет господарського обороту, в тому числі продукція, роботи, послуги, а також документи, що підтверджують зобов'язання та права (зокрема, цінні папери).

Один за всіх

Повернімося до підзвітних осіб, які найчастіше і здійснюють операції з готівкою. Будучи працівниками підприємства, підзвітні особи зобов'язані виконувати завдання керівника, якщо вони не виходять за рамки умов трудового договору. Таким чином, щоб працівник підприємства вважався підзвітною особою, у трудовому договорі з ним має бути відповідний запис. Якщо такий договір не оформляється, достатньо згадати про це у посадовій інструкції працівника (з якою він має бути ознайомлений під розписку). Крім того, з підзвітним працівником доцільно укласти договір про матеріальну відповідальність.

Готівка видається працівникові під звіт з дотриманням вимог, встановлених Положенням № 637.

До звіту про закупівлю матеріальних цінностей адміністративно-господарського призначення додаються документи, що підтверджують понесені витрати, а саме квитанції, накладні, товарні чеки, чеки касових апаратів тощо.

На перший погляд, найпростіший спосіб уникнути перевищення суми готівкових розрахунків — не видавати під звіт більше 10 000 грн на день. Але він має кілька суттєвих недоліків. По-перше, таким способом можуть скористатися лише підприємства-покупці. Підприємства-продавці не зможуть убезпечити себе таким чином. По-друге, навіть підприємства-покупці не застраховані від того, що їхні підзвітні особи не використовуватимуть при розрахунку власні гроші та не перевищать допустиму суму. Слід зважати на те, що під час проведення таких розрахунків підзвітна особа залишається представником підприємства, незважаючи на те, що витрачає власні кошти.

У Листі № 27-011/3958 Нацбанк наполягає: якщо фізична особа діяла від імені підприємства, така операція може бути здійснена готівкою лише у межах 10 000 грн. Інакше посадові особи роботодавця понесуть відповідальність, передбачену ст. 163-15 КпАП. При цьому підприємство зобов'язане відшкодувати працівникові суму, витрачену ним на потреби підприємства. Цікаво, що, на думку Нацбанку, не має значення, чи доручало підприємство працівнику здійснювати подібні дії...

Тобто працівник може за власною ініціативою витратити свої гроші на придбання товарів для підприємства і з повним правом вимагати відшкодування. І якщо підприємство відшкодує такі витрати, керівництво понесе відповідальність за порушення працівником порядку готівкових розрахунків.

Вихід є!

Згідно з абзацом другим п. 2.3 Положення № 637 обмеження граничної суми розрахунків готівкою поширюється також на розрахунки за товари, придбані за рахунок готівки, отриманої з банкомата за карткою. Тобто у разі розрахунків від імені підприємства готівку, яку працівник зняв через банкомат, нічим не краще готівки, отриманої в касі підприємства.

При цьому не має значення, з якої картки працівник зняв гроші — своєї особистої чи корпоративної. Якщо він витрачатиме ці гроші від імені підприємства, то обмеження у 10 000 грн діє в будь-якому разі.

Очевидне рішення: гроші не знімати, а розраховуватися за допомогою платіжної картки.

Згідно з п. 2 р. II Положення № 705 користувачем електронного платіжного засобу може бути юридична або фізична особа. Емітент має право надавати фізичним особам, які не здійснюють підприємницьку діяльність, особисті електронні платіжні засоби, а суб'єктам господарювання — корпоративні електронні платіжні засоби.

Витрати, оплачені за допомогою корпоративних карток, визнаються сумами, виданими під звіт (абзац третій п. 2 Порядку № 845). Тому звітувати за ними працівникові доведеться так само і в ті ж строки, що й при отриманні готівки у касі підприємства. Інші строки подання авансового звіту встановлені лише для відряджених працівників, які використовують корпоративну картку.

Єдиним можливим обмеженням у разі застосування корпоративних платіжних карток може бути відсутність необхідних технічних можливостей у продавця. Тобто покупець не зможе розплатитися за допомогою картки, якщо у продавця немає терміналу або він не працює. У разі здійснення покупок в інтернет-магазинах перешкодою буде відсутність можливості розплатитися карткою через сайт.

Валентина Проніна,
виконавчий директор компанії Tax Advisers Association:

— Якщо підприємство доручає працівнику придбати щось за його власні готівкові кошти, на таку операцію поширюватимуться усі обмеження щодо готівкових розрахунків, а також санкції за їх порушення. Адже фактично йдеться про укладення договору доручення в усній формі.

Крім того, працівник може продати підприємству свої власні товари. Кошти за такі товари виплачуються за цивільно-правовою угодою і не вважаються заробітною платою працівника. Можливість перерахування коштів за придбаний товар на зарплатну картку працівника залежить від порядку внутрішнього фінансового обліку банку — емітента такої картки та його маркетингової політики.

Висновки та рекомендації

1. Обмежте до мінімуму число підзвітних осіб.

2. Переконайтеся, що підзвітні особи чітко знають про законодавчі обмеження за готівковими розрахунками.

3. Використовуйте корпоративні платіжні картки (на один рахунок можна відкрити кілька карток).

4. Встановіть ліміт на зняття готівки з корпоративних карток.

5. Якщо підприємство часто отримує готівку від юридичних осіб, забезпечте можливість проведення безготівкових розрахунків за допомогою банківських карток. Встановіть термінали, удоскональте сайт, навіть якщо ви не зобов'язані це робити з точки зору законодавства. Це приверне до вас увагу нових клієнтів і допоможе уникнути порушень.

Нормативна база

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-X.

Постанова № 210 — постанова Правління НБУ «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» від 06.06.2013 № 210.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637.

Положення № 705 — Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 № 705.

Порядок № 845 — Порядок складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходов від 24.12.2013 № 845.

Лист № 27-011/3958 — лист НБУ від 30.01.2014 № 27-011/3958.