Особливості закордонних відряджень

Для кого ця стаття: для роботодавців, які направляють своїх працівників у відрядження за кордон.

Зі статті ви дізнаєтеся: про особливості оформлення, надання авансу та підтвердження витрат у разі закордонного відрядження.

У разі направлення працівників у закордонне відрядження підприємство дотримується норм Податкового кодексу, КЗпП та локальних нормативних документів – колдоговору чи положення про відрядження.

Загальний порядок оформлення таких відряджень, відображення та оподаткування витрат такий самий, як і відряджень по Україні. Для підприємств, що фінансуються з бюджету, обов’язковими для виконання є положення та постанови КМУ від 02.02.11 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі – Постанова № 98) та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Однак у закордонних відряджень є низка особливостей, які обов’язково слід урахувати роботодавцю.

Оформлення закордонного відрядження та видача авансу

Направлення працівника в закордонне відрядження, як і у відрядження по Україні, здійснюється на підставі наказу роботодавця.

Такий наказ видається після затвердження завдання із зазначенням у ньому мети виїзду, строків та умов перебування за кордоном, кошторису витрат (для працівників бюджетної сфери такий порядок закріплено в п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59). За складеним кошторисом витрат на відрядження підприємство визначає суму авансу, яку слід видати працівнику.

На підставі наказу роботодавець зобов’язаний видати аванс працівнику в сумі добових за час перебування у відрядженні, вартості проїзду до місця призначення й назад та витрат для наймання житлового приміщення. Якщо витрати щодо придбання квитків, бронювання та оплати проживання бере на себе роботодавець, то аванс видають у розмірі добових.

Працівникам підприємств, що фінансуються з бюджету, у разі відрядження за кордон аванс видається в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59, лист Міндоходів від 30.09.13 р. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). Госпрозрахункові підприємства валюту авансу на відрядження за кордон мають визначити самостійно внутрішнім документом (положенням про службові відрядження або в наказі про відрядження).

У листі Мінфіну від 21.05.14 р. № 31-07250-06-29/12181 зазначено, що працівник, який їде в закордонне відрядження, має бути забезпечений авансом відповідно до кошторису витрат:

• у гривнях – для здійснення витрат під час проїзду по території України;
• в інвалюті – для здійснення необхідних витрат за кордоном.

Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Якщо роботодавець видає готівковий аванс в іноземній валюті, то слід дотримуватися умов, установлених Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України, затвердженими постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200 (далі – Правила № 200).

Відповідно до п. 2.1 Правил № 200 резиденти – юридичні особи та фізособи-підприємці й іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат працівників за кордоном, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном). Під витратами працівників за кордоном у п. 1.3 Правил № 200 мається на увазі оплата дозволів на в’їзд (віз), добових, витрат, пов’язаних з найманням житлового приміщення, транспортних та інших витрат за кордоном.

Для отримання в уповноваженому банку готівки в іноземній валюті на відрядження відповідно до п. 2.2 Правил № 200 роботодавець подає до банку:

• заяву на видачу готівки;
• довіреність представникові на отримання грошей;
• лист-розрахунок, що містить П. І. Б. (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон, і розрахунок витрат.

Якщо підприємство не має валютного рахунка, його слід відкрити згідно з Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492 (далі – Інструкція № 492), і придбати валюту на МВРУ.

Придбання готівкової іноземної валюти для видачі авансу на відрядження за кордон в обмінному пункті не допускається, оскільки є порушенням установленого порядку та умов торгівлі валютними цінностями на МВРУ. Отриману готівку в іноземній валюті перед видачею її відрядженому працівникові підприємство має оприбуткувати в касі підприємства (див. ЗІР, підкатегорія 109.19).

Під час видачі авансу готівкою оформлюється розрахунковий касовий ордер і робиться відповідний запис у касовій книзі.

Зверніть увагу: згідно з п. 8.14 Правил № 200 готівкова іноземна валюта, отримана юридичними особами – резидентами та іноземними представництвами із власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується виключно на цілі, на які її отримано.

Під час відряджень за кордон аванс на відрядження може бути перерахований працівникам підприємства як на корпоративні (валютні та гривневі), так і на особисті платіжні картки (п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637). У такому разі отримані кошти використовуються працівниками підприємства за призначенням без оприбуткування в касі.

Грошові кошти, перераховані на корпоративну карту, знаходяться на поточному рахунку підприємства і не вважаються виданими під звіт до того моменту, поки власник корпоративної картки (довірена особа) не зніме їх готівкою або не розрахується за відповідні послуги, визначені п. 8.3 Інструкції № 492.

Перерахування авансу на відрядження на особисту гривневу карту працівника прирівнюється до видачі готівкових грошових коштів у національній валюті під звіт з моменту перерахування їх із розрахункового рахунка підприємства.

Документом, що підтверджує перерахування авансу, служить банківська виписка. Видаткові операції користувачів платіжних засобів повинні оформлюватися квитанціями платіжного терміналу, чеком банкомату, сліпом або іншими документами, які необхідно додавати до звіту про використання коштів.

Чи можна видати працівникові аванс для закупівлі ТМЦ у відрядженні за кордоном?

На такі цілі підприємство не може видати працівникові аванс у валюті.

Розрахунки між резидентами та нерезидентами в межах торговельного обороту можуть здійснюватися лише через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ (ст. 7 Декрету КМУ від 19.02.93 р. № 15-93 «Про систему валютного регулювання і валютного контролю», далі – Декрет № 15-93).

Резиденти – суб’єкти підприємницької діяльності можуть використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу при здійсненні торгівлі та надання послуг за межами України (пп. 7.1 п. 7 Правил № 200):

• на транспортних засобах, які їм належать (орендовані, зафрахтовані або ті, що формуються в Україні), у разі здійснення міжнародних пасажирських перевезень;
• на міжнародних виставках (ярмарках), що проходять за кордоном, у разі реалізації товарів.

Фактично придбання ТМЦ для підприємства відрядженим за кордон працівником підпадає під розрахунки «у межах торговельного обороту».

Тому працівник, перебуваючи у відрядженні за кордоном, не може купувати за готівкові валютні кошти ТМЦ для потреб підприємства.

Не вдасться розрахуватися й безготівковим способом, оскільки заборону містить п. 8.3 Інструкції № 492, відповідно до якого кошти з поточного рахунка в іноземній валюті юридичної особи та фізичної особи – підприємця можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу виключно для:

• одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.

Добові витрати

Добові витрати для відряджень за кордон із 2017 року не можуть перевищувати 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

У разі відрядження за кордон для визначення суми добових достатньо:

• наказу про відрядження та відповідних первинних документів – у разі відрядження до безвізової країни;
• наказу про відрядження та наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку як додаткове благо.

Зверніть увагу: з 01.01.17 р. норму ПК щодо обов’язкової наявності відміток Держприкордонслужби в закордонному паспорті для визначення суми добових вилучено. Тому зараз достатньо транспортних квитків, що підтверджують дати перетину кордону, чи відмітки в паспортному документі лише іноземної держави. Адже вони є доказом перебування працівника у відрядженні за межами України.

Якщо відряджений працівник, перебуваючи в дорозі до держав, для в’їзду в які не потрібна віза (дозвіл на в’їзд), або повертаючись із таких країн, здійснює пересадку на інший транспортний засіб (далі – ТЗ) або зупиняється в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат за період проїзду по території України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

Добові витрати із дня останньої пересадки на інший ТЗ (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, установленими для відряджень за кордон.

Порядок відшкодування в таких випадках слід прописати в положенні про службові відрядження.

Звітування про відрядження

Підприємство, що відряджає працівника за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті. Тому сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, у яких було надано аванс. Звіт складається підзвітною особою, що отримала такі кошти, у валюті держави, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті (див. ЗІР, підкатегорія 109.19).

Якщо кошти на закордонне відрядження видавалися в кількох валютах (наприклад, у гривнях і євро), то суму виданих коштів відображають окремо за кожною валютою (див. лист Міндоходів від 30.09.13 р. № 12251/6/99-99-22-02-04-18, далі – Лист № 12251). В авансовому звіті інвалютні витрати на відрядження потрібно фіксувати у валютах витрат і дублювати в гривнях за відповідним курсом.

Зверніть увагу: якщо працівникові було видано аванс у сумі, не достатній для покриття витрат у відрядженні за кордоном, то працівнику-резиденту, який перебував у відрядженні за кордоном, витрати власних коштів в іноземній валюті відшкодовуються відповідно до законодавства України у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день виплати зазначених коштів, а працівнику-нерезиденту, за його бажанням, – як в іноземній валюті, так і у валюті України (п. 2.5 Правил № 200).

Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Отже, відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтвердних документів здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на дату:

• отримання авансу – якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;
• погашення заборгованості – якщо для остаточного розрахунку за відрядження потрібно виплатити додаткові кошти працівнику (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу);
• погашення заборгованості працівником – у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).

Відображення в бухобліку операцій в інвалюті

У бухгалтерському обліку операції в інвалюті відображаються у валюті розрахунків і платежів за кожною іноземною валютою окремо (ч. 3 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Лист № 12251). У бухобліку операція з видачі авансу відображається за дебетом субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Витрати на закордонне відрядження в бухобліку відображають у гривнях:

• за курсом НБУ на дату надання авансу, якщо фактичні витрати у відрядженні не перевищують суми наданого авансу (п. 5–6 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»). Якщо в закордонному відрядженні розраховуються корпоративною карткою, то датою авансу вважатиметься дата оплати товарів/послуг, дата зняття інвалюти;
• за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту – у частині перевищення фактичних витрат над сумою авансу (п. 8 П(С)БО 21);
• за курсом НБУ станом на день погашення заборгованості – проводиться під час остаточного розрахунку з виплатою додаткових коштів.

Визначення курсових різниць проводиться лише за монетарними статтями відповідно до П(С)БО 21. У момент видачі працівникові валютного авансу у підприємства виникає дебіторська заборгованість – немонетарна стаття. Тому курсові різниці не нараховуються. Заборгованість відображається за курсом НБУ на дату видачі грошових коштів. А в момент затвердження авансового звіту витрати, які повністю покриваються виданим авансом, відображаються в бухобліку за курсом НБУ на дату видачі авансу (п. 6 П(С)БО 21). Сума перевитрат відображається за курсом на дату затвердження авансового звіту (п. 5 П(С)БО 21).

Поки підприємство не розрахувалося із працівником за відрядження, у нього обліковується кредиторська заборгованість за монетарною статтею балансу, за якою показують курсові різниці на дату балансу і на дату проведення розрахунку (якщо курс НБУ змінювався) (п. 8 П(С)БО 21):

• якщо курс НБУ зріс, витрати відображають за Дт 945 – Кт 372;
• якщо курс знизився, дохід відображають за Дт 372 – Кт 714.

За яким курсом відображати операцію в обліку в разі обміну валюти: за курсом, зазначеним у документі про обмін валюти, чи за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту?

Після закінчення відрядження разом з іншими підтвердними документами працівник може подати документ, який підтверджує обмін валюти. У цьому документі вказується курс обмінної валюти. Наприклад, працівникові видано аванс у доларах США, а він обміняв їх на євро для розрахунків на території країни єврозони.

Зверніть увагу: обміняти одну валюту на іншу працівник може лише за межами митної території України (ст. 6 Декрету № 15-93).

Для бюджетних установ цей момент чітко прописано в Інструкції № 59:

• за відсутності підтвердних документів про обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, підтверджених документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом НБУ на день затвердження авансового звіту (абзац другий п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59).
• якщо підтвердний документ про обмін валюти надано, то суму відображають за курсом валюти, зазначеним в цьому документі.

Такий самий порядок відображення може бути прописаний і госпрозрахунковими підприємствами в положенні про службові відрядження.

Висновки

Загалом порядок направлення працівника у закордонне відрядження та відшкодування витрат аналогічний порядку, передбаченому для відряджень по Україні. Але відображення витрат має низку особливостей, які переважно стосуються перерахунку валюти у гривні на дату виплати авансу, витрачання коштів та відображення в бухобліку.