Особенности заграничных командировок

Для кого эта статья: для работодателей, которые направляют своих работников в командировку за границу.

Из статьи вы узнаете: об особенностях оформления, предоставления аванса и подтверждения расходов в случае заграничной командировки.

В случае направления работников в загранкомандировку предприятие придерживается норм Налогового кодекса, КЗоТ и локальных нормативных документов – колдоговора или положения о командировке.

Общий порядок оформления таких командировок, отражения и налогообложения расходов такой же, как и командировок по Украине. Для предприятий, которые финансируются из бюджета, обязательными для выполнения являются положения и постановления КМУ от 02.02.11 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» (далее – Постановление № 98) и Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59). Однако у загранкомандировок есть ряд особенностей, которые обязательно следует учесть работодателю.

Оформление заграничной командировки и выдача аванса

Направление работника в загранкомандировку, как и в командировку по Украине, осуществляется на основании приказа работодателя.

Такой приказ издается после утверждения задания с указанием в нем цели выезда, сроков и условий пребывания за границей, сметы расходов (для работников бюджетной сферы такой порядок закреплен в п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59). По составленной смете расходов на командировку предприятие определяет сумму аванса, которую следует выдать работнику.

На основании приказа работодатель обязан выдать аванс работнику в сумме суточных за время пребывания в командировке, стоимости проезда до места назначения и обратно и расходов для найма жилого помещения. Если расходы по приобретению билетов, бронированию и оплате проживания берет на себя работодатель, то аванс выдают в размере суточных.

Работникам предприятий, которые финансируются из бюджета, в случае командировки за границу аванс выдается в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 разд. ІІІ Инструкции № 59, письмо Миндоходов от 30.09.13 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). Хозрасчетные предприятия валюту аванса на командировку за границу должны определить самостоятельно внутренним документом (положением о служебных командировках или в приказе о командировке).

В письме Минфина от 21.05.14 г. № 31-07250-06-29/12181 указано, что работник, который едет в загранкомандировку, должен быть обеспечен авансом согласно смете расходов:

• в гривнях – для осуществления расходов во время проезда по территории Украины;
• в инвалюте – для осуществления необходимых расходов за границей.

Аванс может выдаваться наличностью или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Если работодатель выдает наличный аванс в иностранной валюте, то следует соблюдать условия, установленные Правилами использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденными постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200 (далее – Правила № 200).

Согласно п. 2.1 Правил № 200 резиденты – юридические лица и физлица-предприниматели и иностранные представительства имеют право использовать с текущих счетов наличную иностранную валюту для обеспечения расходов работников за границей, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за границей). Под расходами работников за границей в п. 1.3 Правил № 200 имеется в виду оплата разрешений на въезд (виз), суточных, расходов, связанных с наймом жилого помещения, транспортных и других расходов за границей.

Для получения в уполномоченном банке наличности в иностранной валюте на командировку согласно п. 2.2 Правил № 200 работодатель подает в банк:

• заявление на выдачу наличности;
• доверенность представителю на получение денег;
• письмо-расчет, который содержит Ф. И. О. (при наличии) лиц, выезжающих за границу, и расчет расходов.

Если предприятие не имеет валютного счета, его следует открыть согласно Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 (далее – Инструкция № 492), и приобрести валюту на МВРУ.

Приобретение наличной иностранной валюты для выдачи аванса на командировку за границу в обменном пункте не допускается, поскольку является нарушением установленного порядка и условий торговли валютными ценностями на МВРУ. Полученную наличность в иностранной валюте перед выдачей ее командированному работнику предприятие должно оприходовать в кассе предприятия (см. ОИР, подкатегория 109.19).

Во время выдачи аванса наличностью оформляется расчетный кассовый ордер и делается соответствующая запись в кассовой книге.

Обратите внимание: согласно п. 8.14 Правил № 200 наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами – резидентами и иностранными представительствами из собственных текущих счетов в иностранной валюте, открытых в уполномоченных банках, используется исключительно на цели, на которые она получена.

Во время командировок за границу аванс на командировку может быть перечислен работникам предприятия как на корпоративные (валютные и гривневые), так и на личные платежные карточ-ки (п. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637). В таком случае полученные средства используются работниками предприятия по назначению без оприходования в кассе.

Денежные средства, перечисленные на корпоративную карту, находятся на текущем счете предприятия и не считаются выданными под отчет до того момента, пока владелец корпоративной карточки (доверенное лицо) не снимет их наличностью или не рассчитается за соответствующие услуги, определенные п. 8.3 Инструкции № 492.

Перечисление аванса на командировку на личную гривневую карту работника приравнивается к выдаче наличных денежных средств в национальной валюте под отчет с момента перечисления их из расчетного счета предприятия.

Документом, подтверждающим перечисление аванса, служит банковская выписка. Расходные операции пользователей платежных средств должны оформляться квитанциями платежного терминала, чеком банкомата, слипом или другими документами, которые необходимо прилагать к отчету об использовании средств.

Можно ли выдать работнику аванс для закупки ТМЦ в командировке за границей?

На такие цели предприятие не может выдать работнику аванс в валюте.

Расчеты между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота могут осуществляться только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (ст. 7 Декрета КМУ от 19.02.93 г. № 15-93 «О системе валютного регулирования и валютного контроля», далее – Декрет № 15-93).

Резиденты – субъекты предпринимательской деятельности могут использовать наличную иностранную валюту как средство платежа при осуществлении торговли и предоставлении услуг за пределами Украины (пп. 7.1 п. 7 Правил № 200):

• на транспортных средствах, которые им принадлежат (арендованные, зафрахтованные или те, которые формируются в Украине), в случае осуществления международных пассажирских перевозок;
• на международных выставках (ярмарках), которые проходят за границей, в случае реализации товаров.

Фактически приобретение ТМЦ для предприятия командированным за границу работником подпадает под расчеты «в пределах торгового оборота».

Поэтому работник, находясь в командировке за границей, не может покупать за наличные валютные средства ТМЦ для нужд предприятия.

Не удастся рассчитаться и безналичным способом, поскольку запрет содержит п. 8.3 Инструкции № 492, согласно которому средства с текущего счета в иностранной валюте юридического лица и физического лица – предпринимателя могут быть использованы с помощью электронного платежного средства исключительно для:

• получения наличности за пределами Украины для оплаты расходов на командировку;
• осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с расходами на командировку и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.

Суточные расходы

Суточные расходы для командировок за границу с 2017 года не могут превышать 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

В случае командировки за границу для определения суммы суточных достаточно:

• приказа о командировке и соответствующих первичных документов – в случае командировки в безвизовую страну;
• приказа о командировке и наличия документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или каких-либо других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии указанных подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика как дополнительное благо.

Обратите внимание: с 01.01.17 г. норма НК относительно обязательного наличия отметок Госпогранслужбы в загранпаспорте для определения суммы суточных изъята. Поэтому сейчас достаточно транспортных билетов, подтверждающих даты пересечения границы, или отметки в паспортном документе только иностранного государства. Ведь они являются доказательством пребывания работника в командировке за пределами Украины.

Если командированный работник, находясь в пути в государства, для въезда в которые не нужна виза (разрешение на въезд), или возвращаясь из таких стран, осуществляет пересадку на другое транспортное средство (далее – ТС) или останавливается в отеле (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение расходов на период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.

Суточные расходы со дня последней пересадки на другое ТС (убытие из отеля, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины во время следования в командировку за границу и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в отеле, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу.

Порядок возмещения в таких случаях следует прописать в положении о служебных командировках.

Отчетность о командировке

Предприятие, которое командирует работника за границу, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте. Поэтому сумма излишне израсходованных средств (остатка средств свыше суммы, израсходованной согласно Отчету об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, которое их предоставило, в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс. Отчет составляется подотчетным лицом, получившим такие средства, в валюте государства, в которое командировался работник, или в свободно конвертируемой валюте (см. ОИР, подкатегория 109.19).

Если средства на загранкомандировку выдавались в нескольких валютах (например, в гривнях и евро), то сумму выданных средств отражают отдельно по каждой валюте (см. письмо Миндоходов от 30.09.13 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18, далее – Письмо № 12251). В авансовом отчете инвалютные расходы на командировку нужно фиксировать в валютах расходов и дублировать в гривнях по соответствующему курсу.

Обратите внимание: если работнику был выдан аванс в сумме, не достаточный для покрытия расходов в командировке за границей, то работнику-резиденту, который находился в командировке за границей, расходы собственных средств в иностранной валюте возмещаются согласно законодательству Украины в валюте Украины по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день выплаты указанных средств, а работнику-нерезиденту, по его желанию, – как в иностранной валюте, так и в валюте Украины (п. 2.5 Правил № 200).

Выплата указанных средств осуществляется до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.

Итак, возмещение расходов на командировку за границей при условии наличия подтверждающих документов осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на дату:

• получения аванса – если фактические расходы работника в иностранной валюте соответствуют сумме полученного аванса;
• погашения задолженности – если для окончательного расчета за командировку нужно выплатить дополнительные средства работнику (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса);
• погашения задолженности работником – в случае наличия суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).

Отражение в бухучете операций в инвалюте

В бухгалтерском учете операции в инвалюте отражаются в валюте расчетов и платежей по каждой иностранной валюте отдельно (ч. 3 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», Письмо № 12251). В бухучете операция по выдаче аванса отражается по дебету субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расходы на загранкомандировку в бухучете отражают в гривнях:

• по курсу НБУ на дату предоставления аванса, если фактические расходы в командировке не превышают сумму предоставленного аванса (п. 5–6 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»). Если в загранкомандировке рассчитываются корпоративной карточкой, то датой аванса будет считаться дата оплаты товаров/услуг, дата снятия инвалюты;
• по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета – в части превышения фактических расходов над суммой аванса (п. 8 П(С)БУ 21);
• по курсу НБУ по состоянию на день погашения задолженности – проводится во время окончательного расчета с выплатой дополнительных средств.

Определение курсовых разниц проводится только по монетарным статьям согласно П(С)БУ 21. В момент выдачи работнику валютного аванса у предприятия возникает дебиторская задолженность – немонетарная статья. Поэтому курсовые разницы не начисляются. Задолженность отражается по курсу НБУ на дату выдачи денежных средств. А в момент утверждения авансового отчета расходы, которые полностью покрываются выданным авансом, отражаются в бухучете по курсу НБУ на дату выдачи аванса (п. 6 П(С)БУ 21). Сумма перерасходов отражается по курсу на дату утверждения авансового отчета (п. 5 П(С)БУ 21).

Пока предприятие не рассчиталось с работником за командировку, у него учитывается кредиторская задолженность по монетарной статье баланса, по которой показывают курсовые разницы на дату баланса и на дату проведения расчетов (если курс НБУ менялся) (п. 8 П(С)БУ 21):

• если курс НБУ вырос, расходы отражают по Дт 945 – Кт 372;
• если курс снизился, доход отражают по Дт 372 – Кт 714.

По какому курсу отражать операцию в учете в случае обмена валюты: по курсу, указанному в документе об обмене валюты, или по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета?

После окончания командировки вместе с другими подтверждающими документами работник может представить документ, подтверждающий обмен валюты. В этом документе указывается курс обменной валюты. Например, работнику выдан аванс в долларах США, а он обменял их на евро для расчетов на территории страны евро-зоны.

Обратите внимание: обменять одну валюту на другую работник может только за пределами таможенной территории Украины (ст. 6 Декрета № 15-93).

Для бюджетных учреждений этот момент четко прописан в Инструкции № 59:

• при отсутствии подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки перерасчет расходов, осуществленных в командировке, подтвержденных документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу НБУ на день утверждения авансового отчета (абзац второй п. 19 разд. ІІІ Инструкции № 59).
• если подтверждающий документ об обмене валюты предоставлен, то сумму отражают по курсу валюты, указанному в этом документе.

Такой же порядок отражения может быть прописан и хозрасчетными предприятиями в положении о служебных командировках.

Выводы

В общем порядок направления работника в загранкомандировку и возмещения расходов аналогичен порядку, предусмотренному для командировок по Украине. Но отражение расходов имеет ряд особенностей, которые преимущественно касаются пересчета валюты в гривни на дату выплаты аванса, расходования средств и отражения в бухучете.