Як подати заяву-розрахунок на оплату лікарняних та повідомлення про виплату коштів

Із 1 січня змінилася процедура подання заяв на оплату лікарняних. Із консультації ви дізнаєтесь, де знайти електронні заяви, як і куди їх подавати та багато іншого.

Запитання – відповіді

Чим викликана зміна процедури подання заяв на оплату лікарняних?

З 1 січня 2023 року страхові виплати за листками непрацездатності фінансує Пенсійний фонд України (далі – ПФУ) (ст. 4 Закону від 23.09.1999 № 1105-XIV, далі – Закон № 1105). Це означає, що тепер саме ПФУ приймає заяви на оплату лікарняних листків, перевіряє правомірність їхньої видачі, проводить розслідування страхових випадків тощо (ст. 5 Закону № 1105).

Що потрібно для отримання фінансування від ПФУ?

Щоб отримати фінансування на оплату лікарняних застрахованих осіб, страхувальник, як і раніше, повинен подати заяву-розрахунок, що містить інформацію про лікарняні листки та нараховані за ними суми страхових виплат.

Заяву-розрахунок можна подати двома способами:

• в електронному вигляді;
• на паперовому носії. У цьому випадку заяву потрібно заповнити на бланку та принести до будь-якого відділу обслуговування громадян (сервісний центр).

Форма заяви-розрахунку не змінилася, тобто використовується форма, яка наведена у додатку 1 до Порядку, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12 (далі – Порядок № 12).

Розглянемо докладніше процедуру подання заяви-розрахунку в електронному вигляді.

Де можна знайти електронну заяву на оплату лікарняних?

Заяву-розрахунок розміщено на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Щоб її подати, страхувальнику необхідно мати доступ до інтернету та електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП), за допомогою якого він реєструється на сайті ПФУ та надалі може потрапити до особистого кабінету.

Як подати заяву-розрахунок, якщо підприємство не зареєстроване на сайті ПФУ?

Це запитання виникає у підприємств, які вперше стикаються з лікарняними листками. Для новачків пояснимо. Щоб знайти електронні лікарняні (далі – е-лікарняні) та оформити заяву-розрахунок, треба зареєструватися на сайті ПФУ. Зробити це можна двома способами: особисто відвідати територіальний орган ПФУ чи онлайн.

У першому випадку страхувальник заповнює заяву в офісі ПФУ та разом із фахівцями фонду проходить реєстрацію.

Самостійно зареєструватися на вебпорталі можна за допомогою ЕЦП (кваліфікованого електронного підпису, далі – КЕП). Натиснувши кнопку «Вхід», ідентифікуємо себе як юридичну особу та підтверджуємо вхід за допомогою закладки «За КЕП».

У цій закладці можна ознайомитись із переліком Акредитованих центрів сертифікації ключів (далі – АЦСК). Якщо підприємство не має ЕЦП одного з АЦСК, потрібно звернутися в центр і отримати його.

На вебпорталі реєструються лише один раз. Надалі доступ до електронних послуг здійснюється після авторизації за допомогою КЕП та пароля до нього. Натиснувши кнопку «Увійти», потрапляємо до електронного кабінету (далі – е-кабінет) страхувальника.

Де в е-кабінеті знайти лікарняні листки?

У лівій частині сторінки е-кабінету страхувальника є меню із переліком можливих послуг. Для того щоб ознайомитися з наявними е-лікарняними, треба натиснути на вкладку «Листки непрацездатності». З’явиться форма з фільтрами для пошуку лікарняних.

Заповнивши фільтр, який нас цікавить, наприклад, за прізвищем застрахованої особи або за датами відкриття та закриття лікарняних, натискаємо на кнопку «Пошук» та отримуємо необхідну інформацію.

Так, якщо йдеться про конкретного працівника, з’явиться інформація про всі лікарняні, виписані на його ім’я, а якщо про фільтр – дати відкриття та закриття лікарняного, тобто дані щодо всіх листків непрацездатності за цей період, виписаних на всіх працівників, та про їх статус.

Якщо лікарняний (або лікарняний, якщо їх кілька) має статус «Готовий до сплати», то можна оформляти заяву-розрахунок на отримання фінансування.

Важливо знати! У заяву-розрахунок можна включати лише лікарняні листки зі статусом «Готовий до сплати».

Які строки подання заяви-розрахунку?

Починаючи з дати видачі е-лікарняного у підприємства є 10 робочих днів (далі – р. д.) для прийняття рішення про його оплату або неоплату (складання протоколу) (ст. 24 Закону № 1105) та ще 5 р. д. для подання заяви-розрахунку (п. 2 Порядка № 12).

Увага! Для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами – це 3 р. д. на прийняття рішення та ще 5 р. д. – на оформлення та подання заяви.

Яка дата вважається датою видачі е-лікарняних?

Датою видачі е-лікарняних вважається восьмий день після дати закриття, яка вказана в документі, а для е-лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами – восьмий день після дати відкриття (див. роз’яснення ПФУ). Як правило, у ці дати у лікарняних з’являється статус «Готовий до сплати».

Приклад

У січні 2023 року працівникам підприємства оформили кілька лікарняних листків, один з яких – у зв’язку з вагітністю та пологами. Як визначити граничний строк подання заяви-розрахунку?

Вихідні дані надамо у таблиці.

Для довідки: підприємство самостійно встановлює періодичність подання заяв до ПФУ. Це можна робити і щодня (якщо були лікарняні), і за якийсь період.

На цьому підприємстві встановлено, що заяви-розрахунки оформляються з періодичністю один раз на 10 днів. Тому 20 січня підприємство оформляє заяву-розрахунок на два лікарняних (перший та третій), дотримуючись при цьому граничних строків подання заяви..

Як оформити заяву-розрахунок?

Наведемо покроковий алгоритм дій.

Крок 1. У меню е-кабінету натискаємо розділ «Заяви-розрахунки». З’являється форма пошуку заяв. Під нею натискаємо кнопку «Створити нову» і з’являється форма заповнення. Частина інформації вже заповнена автоматично: це номер і дата заяви, інформація про роботодавця. Назва страхувальника підтягується із системи, але за необхідності її можна коригувати.

Нам потрібно заповнити пусті поля. Із запропонованої в довідниках інформації вибираємо:

• регіон, куди подаємо заяву;
• тип заяви-розрахунку – е-лікарняний (Електронний реєстр листків непрацездатності, далі – ЕРЛН) або на паперовому носії;
• тип додатка заяви-розрахунку – додаток 1 (тимчасова непрацездатність) або додаток 2 (нещасний випадок).

Статус «Редагується» проставляється програмою автоматично та змінюється у міру роботи із заявою.

Крок 2. Заповнюємо інформацію про керівника та головного бухгалтера, відповідальну особу страхувальника. У наступних заявах ця інформація вже вноситься автоматично (можна коригувати). Обов’язково потрібно вказати номер телефону, щоб працівники ПФУ могли контактувати із страхувальником.

Крок 3. Заповнюємо графи з реквізитами розрахункового рахунка у банку, на який мають надійти кошти від ПФУ.

Зверніть увагу! При заповненні полів не допускається застосування лапок у назвах. Для програми це заборонені символи. У разі використання з’явиться напис червоним кольором «Поле містить заборонені символи». Лапки потрібно буде видалити.

Крок 4. Заповнюємо графу з періодом «з» та «по». Тут фіксується проміжок часу, за який ми хочемо включити лікарняні до заяви (наприклад, з 1 по 31 січня).

Крок 5. Внизу потрібно вибрати одну з двох запропонованих опцій: «Продовжити за даними ЕРЛН» або «Завантажити дані з файлу». Розглянемо роботу з кожною з опцій.

Опція 1. Продовжити за даними ЕРЛН

Після натискання на цю кнопку з’являється нова форма з одним із обраних додатків – 1 або 2 (непрацездатність або нещасний випадок). У цю програму система підтягне всі лікарняні (зі статусом «Готовий до сплати») за вказаний нами період.

До відома: до додатків включаються лише ті лікарняні, оплату або частину оплати яких здійснює ПФУ (тобто лікарняний, усі дні якого оплачуються за рахунок коштів роботодавця, до заяви не потрапить).

Щоб внести всю необхідну інформацію щодо конкретної людини, треба натиснути на значок «олівець» у рядку з прізвищем людини. У додатковому вікні деякі рядки заповнюються автоматично, зокрема номер лікарняного листка, дати відкриття та закриття, прізвище застрахованої особи тощо.

Також автоматично підтягуються дані про страховий стаж працівника (загальний) та стаж за останні 12 місяців. Якщо потрібно відкоригувати відомості про стаж, це можна зробити вручну.

Усі порожні поля, зазначені знаком «*», слід заповнити, а саме: місце роботи (основне або сумісництво), первинний лікарняний або продовження, кількість днів, що підлягають оплаті, та сума лікарняного.

Майте на увазі! Сума з копійками пишеться через крапку, а не через кому.

У формі є також два поля про постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС. Якщо інформації щодо них у страхувальника немає, то тут проставляється «0».

Далі натискаємо кнопку «Продовжити». Аналогічно заповнюємо дані за всіма лікарняними, зазначеними у додатку.

Коли всі обов’язкові поля будуть заповнені, вибираємо опцію «Зберегти». Після цього до заяви ще можна вносити зміни.

Якщо заява-розрахунок повністю оформлена та готова до відправки до ПФУ, вибираємо опцію «Сформувати заяву-розрахунок». Документ з’явиться в новому вікні. Його потрібно підписати та відправити до ПФУ. Документ також можна завантажити та роздрукувати.

Якщо все пройшло успішно, з’явиться повідомлення «Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ».

Важливий момент! Після відправки до ПФУ редагувати заяву-розрахунок неможливо.

Опція 2. Завантажити дані з файла

Ми розповіли, як заповнити заяву-розрахунок вручну. Однак за великої кількості лікарняних листків робити це важко. Тому було розроблено варіант завантаження даних на сайт безпосередньо з бухгалтерського файла. Для цього після заповнення реквізитів вибираємо опцію «Завантажити дані з файла». При цьому файл повинен мати формат json.

Щоб відкрити структуру файлу для завантаження даних, потрібно натиснути посилання «json-формат». Докладніше про завантаження інформації на сайт ПФУ.

Де можна перевірити інформацію про заповнені заяви?

Побачити всю інформацію за заявою та уточнити їх статус можна у розділі «Заява-розрахунок», опція «Пошук».

Пошук можна відфільтрувати за номером заяви, датою оформлення, номерами лікарняних листків або за застрахованою особою, якщо на неї оформлено кілька заяв-розрахунків.

Тут же можна перевірити статус лікарняного («Прийнято», «Не прийнято», «В опрацюванні»).

Як подати повідомлення про виплату коштів?

Отримавши кошти від ПФУ та виплативши їх працівникам, страхувальник має звітувати перед ПФУ, надіславши повідомлення про те, що кошти виплачені у повному обсязі та у визначений строк (строки). Форму повідомлення наведено у додатку 2 до Порядку № 12. Строк подання повідомлення – один місяць із дня проведення виплат.

Роботодавець може надіслати повідомлення в електронному вигляді, листом із повідомленням, передати особисто до відділу обслуговування громадян ПФУ (п. 10 Порядку № 12).

Зазначимо, що на сьогодні повідомлення на сайті ПФУ не приймаються. Можливо, це станеться найближчим часом після доопрацювання програмного забезпечення. Тобто на дату написання цієї статті повідомлення можна надіслати до ПФУ лише поштою або особисто до відділу обслуговування громадян.