Як відобразити зміну прізвища в кадрових документах

Ситуація із практики

Працівниця змінила прізвище у зв’язку з укладенням шлюбу. Коли та як у такому разі оформити зміни в кадровій документації на підприємстві?

Про факт держреєстрації акта цивільного стану РАЦС видає відповідне посвідчення. На підставі цього посвідчення особа протягом одного місяця із дня одруження має змінити паспорт, отримати нову довідку про реєстраційний номер облікової картки платника податків (сам номер у такому разі не змінюється). І вже після цього вона має повідомити роботодавця про зміни, подавши заяву та копії документів, що засвідчують зміну прізвища: свідоцтва про шлюб, паспорта, довідки РНОКПП.

У відділі кадрів копії документів, що додаються до заяви, звіряються з оригіналами, засвідчуються і передаються на розгляд керівнику підприємства, який проставляє на них свою резолюцію. Іноді подають лише копії документів, але в такому разі на них слід проставити дату їх отримання й підписи працівника, що їх надав, та працівника кадрової служби, що їх прийняв.

На підставі заяви працівника про зміну прізвища (або засвідчених належним чином поданих копій документів) видається наказ роботодавця про внесення відповідних змін до його облікової документації.

Датою внесення змін до облікових документів підприємства, що містять персональні дані працівника, уважається дата видання наказу про внесення таких змін. З наказом працівника слід ознайомити під підпис.

На підставі наказу вносяться зміни в особову картку працівника, особову справу, журнал обліку особових справ, книгу обліку руху трудових книжок і вкладиші до них, інші документи (графік відпусток, табель обліку робочого часу, розрахункова відомість тощо), повідомляється військкомат про зміну облікових даних, якщо працівник є військовозобов'язаним або призовником.

Чинними нормативними актами не визначено порядок унесення змін. Тому колишнє прізвище працівника закреслюють та вписують нове, проставляють дату внесення змін, реквізити документа-підстави та підпис особи, відповідальної за ведення кадрової документації.

Зміни до трудової книжки працівника вносять за правилами, викладеними в п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці та Мін'юсту від 29.07.93 р. № 58.

Порядок внесення відповідного запису у трудову книжку не залежить від того, у якому саме документі зафіксовано зміну прізвища працівника. А саме: зміна записів у трудових книжках про прізвище виконується роботодавцем або уповноваженою ним особою за останнім місцем роботи працівника на підставі документів (паспорта, свідоцтва про шлюб або його розірвання тощо) і з посиланням на номер і дату видачі цих документів. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище працівника, а далі записується нове з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки, після чого ставиться підпис того, хто вносив зміни (керівник підприємства, начальник відділу кадрів, інспектор із кадрів тощо), і дата, коли ці зміни було внесено, та ставиться печатка підприємства або відділу кадрів.

Також у місячний строк із дня настання змін працівник повинен замінити страхове свідоцтво через свого роботодавця-страхувальника. Для цього до органу Пенсійного фонду подають заяву, до якої мають бути додані копії документів, що підтверджують зміни (п. 14 Порядку видачі свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.08.2000 р. № 1306). На підставі наданих документів протягом двох тижнів оформлюється нове страхове свідоцтво з тим самим номером (він збігається з РНОКПП). Протягом тижня із дня отримання від Пенсійного фонду переоформленого страхового свідоцтва роботодавець-страхувальник зобов'язаний видати його застрахованій особі під підпис у супровідній відомості (відомість відправляється роботодавцем у відділення Пенсійного фонду).

Що стосується звітності, то у формі № 1ДФ відображається лише РНОКПП працівника, тому після внесення змін він залишається тим самим, окремо повідомляти ДПС не треба.

У Звіті з ЄСВ за місяць, у якому було видано наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, зазначається нове прізвище.