Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Как отразить смену фамилии в кадровых документах

19.11.2019

Ситуация из практики

Работница сменила фамилию в связи с заключением брака. Когда и как в таком случае оформить изменения в кадровой документации на предприятии?

О факте госрегистрации акта гражданского состояния РАГС выдает соответствующее удостоверение. На основании этого удостоверения лицо в течение одного месяца со дня бракосочетания должно сменить паспорт, получить новую справку о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика (сам номер в таком случае не меняется). И уже после этого лицо должно уведомить работодателя об изменениях, подав заявление и копии документов, удостоверяющих изменение фамилии: свидетельства о браке, паспорта, справки РНуКПН.

В отделе кадров копии документов, которые прилагаются к заявлению, сверяются с оригиналами, заверяются и передаются на рассмотрение руководителю предприятия, который проставляет на них свою резолюцию. Иногда подают только копии документов, но в таком случае на них следует проставить дату их получения и подписи работника, который их подал, и работника кадровой службы, который их принял.

На основании заявления работника о смене фамилии (или заверенных надлежащим образом поданных копий документов) издается приказ работодателя о внесении соответствующих изменений в его учетную документацию.

Датой внесения изменений в учетные документы предприятия, которые содержат персональные данные работника, считается дата издания приказа о внесении таких изменений. С приказом работника следует ознакомить под подпись.

На основании приказа вносятся изменения в личную карточку работника, личное дело, журнал учета личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, другие документы (график отпусков, табель учета рабочего времени, расчетную ведомость и т. п.), уведомляется военкомат об изменении учетных данных, если работник является военнообязанным или призывником.

Действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений. Поэтому прежнюю фамилию работника зачеркивают и вписывают новую, проставляют дату внесения изменений, реквизиты документа-основания и подпись лица, ответственного за ведение кадровой документации.

Изменения в трудовую книжку работника вносят по правилам, изложенным в п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда и Минюста от 29.07.93 г. № 58.

Порядок внесения соответствующей записи в трудовую книжку не зависит от того, в каком именно документе зафиксировано изменение фамилии работника. А именно: изменение записей в трудовых книжках о фамилии выполняется работодателем или уполномоченным им лицом по последнему месту работы работника на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении и т. п.) и со ссылкой на номер и дату выдачи данных документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия работника, а дальше записывается новая со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки, после чего ставится подпись того, кто вносил изменения (руководитель предприятия, начальник отдела кадров, инспектор по кадрам и т. п.), и дата, когда эти изменения были внесены, и ставится печать предприятия или отдела кадров.

Также в месячный срок со дня наступления изменений работник должен заменить страховое свидетельство через своего работодателя-страхователя. Для этого в орган Пенсионного фонда подают заявление, к которому должны быть приложены копии документов, подтверждающих изменения (п. 14 Порядка выдачи свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании, утвержденного постановлением КМУ от 22.08.2000 г. № 1306). На основании предоставленных документов в течение двух недель оформляется новое страховое свидетельство с тем же номером (он совпадает с РНУКПН). В течение недели со дня получения от Пенсионного фонда переоформленного страхового свидетельства работодатель-страхователь обязан выдать его застрахованному лицу под подпись в сопроводительной ведомости (ведомость отправляется работодателем в отделение Пенсионного фонда).

Что касается отчетности, то в форме № 1ДФ отражается только РНУКПН работника, поэтому после внесения изменений он остается тем же самым, отдельно уведомлять ГНС не нужно.

В Отчете по ЕСВ за месяц, в котором был издан приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, указывается новая фамилия.

Комментарии к материалу
Быстрая регистрация
Будьте в курсе изменений и актуальных тем, задавайте вопросы.
Статьи по теме
16.09.2025
Авансовый отчет: форма, сроки, порядок заполнения, образцы
В статье расскажем, когда нужно составлять Отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, каковы сроки его подачи и правила заполнения. Основные изменения, касающиеся авансового отчета, произошли еще в 2023 году: были обновлены его форма и случаи обязательн...
22.07.2025
Изменилось семейное положение военнообязанного работника: что должен сделать инспектор по воинскому учету?
На примере ситуации из практики объясняем, что должен сделать ответственный за ведение воинского учета в случае изменения семейного положения военнообязанного. Практическая ситуация Военнообязанный работник предприятия развелся и сразу же заключил новый брак. Что должен сделать в таком случае ответ...
Популярное
18.07.2025
Тракторист-машинист в сельском хозяйстве: как правильно прописать должность?
В штатном расписании сельскохозяйственного предприятия есть должность «тракторист-машинист». Соответствующая запись сделана в трудовой книжке работника. Является ли правильным это название и будет ли иметь работник право на льготную пенсию? А как быть, если работник, в трудовой книжке к...
14.08.2025
Документальное оформление выдачи кормов для кормления животных
Сельскохозяйственные предприятия, которые занимаются животноводством (в частности, выращиванием крупного рогатого скота, птицы), должны правильно организовать учет выдачи кормов для кормления. Рассмотрим, как это сделать согласно действующим нормам. Сельскохозяйственные предприятия, которые занимают...
22.09.2025
Убыль зерна во время доработки: как отразить в бухучете
Доработка зерна всегда связана с естественными потерями массы. В статье мы расскажем, как сельхозпредприятиям – как тем, которые имеют собственные мощности, так и тем, которые передают зерно на элеватор, – правильно отразить эти потери в бухучёте. Доработка зерна всегда связана с естеств...
Новое
02.10.2025
Обновленные критерии определения предприятий важными в отрасли сельского хозяйства в целях бронирования
В статье рассмотрено, как агропредприятию получить статус критически важного в целях бронирования работников, учитывая новые требования законодательства. В результате недавней реорганизации были объединены в одно ведомство Минэкономики, Минагрополитики и Минприроды. Согласно приказу носозданного Мин...
29.09.2025
Нормы продолжительности рабочего времени и важные события в октябре 2025 года
Какова норма продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года?В статье дадим ответы на вопросы касательно продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года и подачи статотчетности.Какова норма продолжительности рабочего времени в октябре 2025 года?В октябре – 31 календарный день.Согл...
23.09.2025
Каковы действия работодателя в случае невозвращения забронированного работника из-за границы?
В ответе на вопрос выясняем, что делать работодателю, если забронированный работник не возвращается из заграничного отпуска. Практическая ситуация Забронированный работник не вернулся из заграничного отпуска, сообщив в месенджере, что не планирует возвращаться в Украину в ближайшее время, и просит ...
Лучшие материалы