Заповнення та коригування звіту з ЄСВ: вимоги та детальний порядок

Для кого ця стаття: для роботодавців-страхувальників, які заповнюють та подають звіти з ЄСВ.

Чим корисна стаття: у статті наводяться детальні роз’яснення покрокового заповнення звіту з ЄСВ, а саме таблиць 5 та 6 додатка 4.

Із 01.01.15 р. Законом від 28.12.14 р. № 77-VIIІ унесено зміни щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці до деяких законодавчих актів, у тому числі й до Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 2464). Зокрема, для всіх страхувальників визначено: якщо база нарахування ЄСВ (крім винагороди за цивільно-правовими договорами) не перевищує розміру мінімальної заробітної плати (далі – МЗП), установленої законом на місяць, за який нараховується зарплата (дохід), сума ЄСВ розраховується як добуток розміру МЗП, установленої законом на місяць, за який нараховується зарплата (дохід), та ставки ЄСВ, установленої для відповідної категорії платника.

Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування затверджено наказом Мінфіну від 14.04.15 р. № 435 (далі – Порядок № 435).

Страхувальники, зазначені в п. 1 розд. ІІІ Порядку № 435, зобов’язані формувати та подавати до органів доходів і зборів звіт згідно з додатком 4 до Порядку № 435 не пізніше 20-го числа місяця, що настає за базовим звітним періодом. Звітним періодом для них є календарний місяць.

Заповнення таблиці 5 додатка 4 «Відомості про трудові відносини осіб»

Таблиця 5 додатка 4 «Відомості про трудові відносини осіб» до Порядку № 435 призначена для реєстрації застрахованих осіб (далі – ЗО) у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр) та подається страхувальником у разі, якщо протягом звітного періоду:

• було укладено або розірвано трудовий договір [цивільно-правовий договір (далі – ЦПД), крім ЦПД, укладеного з фізособою-підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців] із ЗО;
• було укладено або розірвано трудовий договір із ЗО, яка працевлаштована на нове робоче місце;
• особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
• особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.

Якщо за даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод (ЦПД), надання відповідної відпустки, таблиця 5 не формується та не подається.

Якщо протягом звітного періоду страхувальником із ЗО було розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку ЗО робиться два записи в таблиці 5 додатка 4:

• перший запис – із зазначенням дати припинення трудових відносин;
• другий – із зазначенням дати початку трудових відносин.

Якщо особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку, від трирічного віку до досягнення нею 6-річного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата початку відпустки.

У разі закінчення в особи відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата закінчення відпустки.

Дату початку зазначеної відпустки зазначають один раз у звітному місяці, у якому почалася відповідна відпустка, а дату закінчення – один раз у звітному місяці, у якому закінчилася відповідна відпустка.

Якщо протягом звітного періоду страхувальником із ЗО було укладено та розірвано трудовий договір або ЦПД, на таку особу запис про дату початку та дату припинення трудових або цивільно-правових відносин здійснюється в одному рядку.

Договір підряду відрізняється від договорів про надання послуг своїм предметом. Послугам притаманні ознаки, які відрізняють їх від результату робіт. А саме послуга хоч і тісно пов’язана з особою виконавця та процесом вчинення ним певних дій (здійснення певної діяльності), але не збігається з самими діями (здійсненням діяльності) виконавця, існує як окреме явище – певне нематеріальне благо, споживається у процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, не набуваючи матеріалізованого вигляду (ч. 1 ст. 901 Цивільного кодексу, далі – ЦК). Це означає, що послуга існує тільки тоді, коли вона надається.

Результат виконаної підрядником роботи – це матеріалізований об’єкт, що знаходить своє втілення в індивідуально визначених речах, бо робота виконується за завданням замовника, який має право в будь-який час перевіряти її хід і якість, не втручаючись у діяльність підрядника (ч. 1 ст. 849 ЦК). Матеріалізований результат знаходить своє відображення і в створенні нової речі, і в поліпшенні якості або інших властивостей уже існуючої речі.

Відносини, що виникають за договором підряду, мають певні спільні ознаки з відносинами, які виникають за трудовим договором. Це пояснюється тим, що в обох випадках і підрядник, і працівник здійснюють трудову діяльність, але сама діяльність останніх є принципово різною й регулюється самостійними галузями законодавства.

Ураховуючи вищезазначене, відомості до таблиці 5 про початок та закінчення цивільно-правових відносин у рамках договору підряду (виконання робіт) заносяться відповідно до строків, зазначених у самому договорі, а в рамках договору про надання послуг – відповідно до акта про їх надання.

Формування реквізитів таблиці 5 додатка 4 до Порядку № 435 здійснюється за такими правилами.

Реквізит 01. Код ЄДРПОУ або податковий номер/серія та номер паспорта страхувальника.

Реквізит 02. Код ЄДРПОУ або податковий номер/ серія та номер паспорта ліквідованого страхувальника (заповнюється в разі подання звіту правонаступником).

Зазначений реквізит заповнюється лише в разі, якщо відомості подаються правонаступником за осіб, що перебували з «попередником» (страхувальник, який ліквідований та має правонаступника) у трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру. В інших випадках цей реквізит не заповнюється.

Реквізит 03. Звіт за місяць, рік: указується звітний місяць (дві цифри) та рік (чотири цифри), за який подаються дані щодо трудових відносин.

Реквізит 04. Тип – позначка «Х» вноситься у клітинку відповідного варіанта:

• початковий документ – звіт страхувальника з позначкою «початкова», це документ, на підставі якого створюється відповідний запис у відомостях про застраховану особу в Реєстрі застрахованих осіб у Пенсійному фонді;
• скасовуючий документ – звіт страхувальника з позначкою «скасовуюча», який є підставою для повного скасування інформації, що попередньо була подана у формі «початкова»;
• додатковий документ – звіт страхувальника, який подається, якщо страхувальник не зазначив дані про застраховану особу в таблицях 5 або 7 додаткв 4 у випадках, передбачених п. 8 розд. ІV та п. 4 розд. V Порядку № 435.

У разі якщо страхувальник подає за один і той самий звітний період таблиці зі статусом «скасовуюча» та «додаткова», вони подаються з окремими титульними аркушами (як два окремих звіти).

Реквізит 06. Громадянин України (1 – так; 0 – ні).

Реквізит 07. Категорія особи – зазначається обов’язково:

• 1 – наймані працівники з трудовою книжкою;
• 2 – наймані працівники (без трудової книжки);
• 3 – особи, які виконують роботи за договорами ЦПХ;
• 4 – особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
• 5 – особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах;
• 6 – особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Реквізит 08. Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 – так, 0 – ні).

У зазначеному реквізиті заповнюється «1» для осіб з категорією особи «3» лише в разі, якщо відносини між страхувальником і ЗО визначаються одночасно на підставі трудового договору (ЗО є основним працівником або сумісником) та на підставі цивільно-правового договору.

Реквізит 09. Податковий номер або серія та номер паспорта – реєстраційний номер облікової картки платника податків – для фізосіб, крім осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта; реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється інвесторам (операторам) за угодою про розподіл продукції, дипломатичним представництвам і консульським установам іноземних держав. Для осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта, зазначається «<серія><номер паспорта>».

Реквізит 10. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО: уноситься повністю П. І. Б. відповідно до україномовної сторінки паспорта ЗО, а для ЗО з числа іноземців – відповідно до засвідченого в установленому законодавством України порядку перекладу українською мовою паспортного документа.

Реквізити 11. Період трудових відносин, відносин за договорами ЦПХ та відпусток. Дата початку та дата припинення: зазначається у відповідній графі день прийому на роботу або дата початку терміну дії угоди ЦПХ, якщо ЗО розпочала трудову діяльність у звітному місяці, та, відповідно, день звільнення з роботи або дата закінчення терміну дії угоди ЦПХ, якщо ЗО припинила трудову діяльність у звітному місяці.

Також зазначається дата початку та дата закінчення періоду відпусток для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, для догляду за дитиною від 3-річного віку до досягнення нею 6-річного віку та відпусток по вагітності і по-логах.

Реквізит 12. Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований даний працівник – заповнюється у разі працевлаштування особи на нове робоче місце, яке створене у зв’язку зі створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, який створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань та вмінь працівника. Дата (число місяць та рік) створення може не збігатися з датою початку трудових відносин.

Реквізит 13. Підстава припинення трудових відносин – зазначається обов’язково в разі звільнення особи з категорією 1 та 2 реквізиту 07. Причина звільнення – стаття звільнення вибирається автоматично з довідника, який розроблено згідно з КЗпП; у разі, якщо в довіднику не зазначено статтю звільнення, обирається значення «інше».

Реквізит 14. Дата формування у страхувальника: уноситься дата заповнення таблиці (для дати «5 січня 2011 року» необхідно в клітинці ДД зазначити «05», у клітинці «ММ» – «01», у клітинці «РРРР» – «2011»).

Реквізит 15. Кількість заповнених рядків на аркуші: зазначається кількість заповнених записів на аркуші, тобто кількість ЗО, щодо яких унесено дані про трудові відносини.

Реквізит 16. Керівник.

Реквізит 17. Головний бухгалтер.

Особливості виправлення помилок у таблиці 5 додатка 4

Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені в таблиці 5 додатка 4 до Порядку № 435, подаються лише скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу.

Якщо в таблиці 5 додатка 4 до Порядку № 435 страхувальник не зазначив будь-якої дії щодо застрахованої особи із тих, що передбачені п. 8 розд. IV Порядку № 435, він подає Звіт за попередній період, який містить: титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) з позначкою «додаткова» та таблицю 5 зі статусом «додаткова», яка містить дані на цю застраховану особу. Звіт із позначкою «додаткова» не повинен містити таблиць 1–4 додатка 4 до Порядку № 435.

Якщо страхувальником до закінчення терміну подання Звіту подається окрема таблиця 5 за поточний звітний період Звіту зі статусом «скасовуюча», «додаткова», цей Звіт не вважається Звітом і вважається таким, що не подавався.

У разі якщо страхувальник подає за один і той самий звітний період таблиці зі статусами «скасовуюча» та «додаткова», вони подаються з окремими титульними аркушами (як два окремих Звіти).

Заповнення таблиці 6 додатка 4 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам»

Таблиця 6 додатка 4 до Порядку № 435 призначена для формування страхувальником у розрізі кожної ЗО відомостей про суми нарахованої їй зарплати (доходу) у звітному місяці, які вносяться до персональних облікових карток ЗО Реєстру. Такі відомості формуються з урахуванням кодів категорій ЗО, визначених у додатку 2 до Порядку № 435.

На одну ЗО допускається декілька записів у таблиці 6, якщо протягом одного звітного періоду ЗО були здійснені нарахування виплат, у яких відрізняються бази нарахування ЄВ та розміри ставок згідно із Законом (додаток 2 до Порядку № 435), а також якщо нарахування здійснювалися за майбутні (відпусткові, допомога по вагітності та пологах) та минулі (лікарняні та нарахування сум зарплати (доходу) за виконану роботу (надані послуги) періоди, строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду – середня зарплата за вимушений прогул), а також у зв’язку з донарахуванням суми різниці між розміром МЗП та фактично нарахованою зарплатою за звітний місяць (із зарплати/доходу).

Формування реквізитів таблиці 6 додатка 4 до Порядку № 435 здійснюється за такими правилами.

Реквізит 01. Код ЄДРПОУ або податковий номер/серія та номер паспорта страхувальника.

Реквізит 02. Код ЄДРПОУ або податковий номер/серія та номер паспорта ліквідованого страхувальника.

Реквізит 03. Звітний місяць, рік.

Реквізит 04. Тип – позначка «Х». Уноситься в клітинку відповідного варіанта:

• початкова – відомості, на підставі яких формуються відомості в Реєстрі за певний місяць;
• скасовуюча – повністю скасовує відомості про ЗО раніше поданого звіту за певний місяць, використовується для виправлення помилок у реквізитах 6–16 та реквізитах 22–25 таблиці 6 додатка 4.

Для таблиці 6 додатка 4 «скасовуюча» форма не може застосовуватися без одночасного подання початкової відомості.

Під час заповнення таблиці 6 додатка 4 з типом «скасовуюча» страхувальник повинен одночасно заповнити таблицю 6 додатка 4 з типом «початкова» таким чином, щоб суми, зазначені в реквізитах 17, 18, 19, 20, 21, відповідали сумам, зазначеним у «скасовуючій».

Пакет документів «скасовуюча» та «початкова» можуть стосуватися лише одного рядка.

Приклад 1
Для певної ЗО в березні страхувальник заповнив три рядки, у кожному з яких щодо цієї особи страхувальник припустився помилки в податковому номері (номері облікової картки застрахованої особи). Помилку виявлено в травні.

У такому разі страхувальник подає в травні три окремих звіти за березень:

• перший стосується першого рядка та містить «скасовуючу» першого рядка з неправильним податковим номером і рештою реквізитів та «початкову» із правильним податковим номером та рештою реквізитів;
• другий стосується другого рядка та містить «скасовуючу» другого рядка з неправильним податковим номером і рештою реквізитів та «початкову» із правильним податковим номером та рештою реквізитів;
• третій – аналогічно.

Реквізит 06. Громадянин України (1 – так; 0 – ні).

Реквізит 07. Чоловік – Ч, жінка – Ж.

Реквізит 08. Податковий номер/серія та номер паспорта ЗО – реєстраційний номер облікової картки платника податків – фізособи або серія та номер паспорта.

Реквізит 09. Код категорії ЗО: зазначається код відповідно до Таблиці відповідності кодів категорії ЗО та кодів бази нарахування і розмірів ставок ЄСВ (додаток 2 до Порядку № 435). Вибраний із цієї таблиці код категорії ЗО має відповідати фактичному статусу ЗО у відносинах зі страхувальником. Для ЗО, яка є найманим працівником на загальних підставах, уноситься значення «1»; для застрахованої особи, яка є працюючим інвалідом на підприємстві, в установі або організації, для яких розмір нарахувань ЄСВ становить 8,41 %, – «2»).

Якщо ЗО протягом звітного періоду нараховувалася допомога по тимчасовій непрацездатності, то ця допомога відображається за окремим кодом категорії ЗО «29».

Для осіб, обраних на виборні посади до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об’єднань громадян, профспілок, політичних партій, які отримують заробітну плату (винагороду) за роботу на виборній посаді та на яких не поширюється дія Митного кодексу, Законів від 23.01.97 р. № 540/97-ВР «Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний захист журналістів», від 20.05.99 р. № 679-XIV «Про Національний банк України», від 26.11.15 р. № 848-VIII «Про наукову і науково-технічну діяльність», від 10.12.15 р. № 889-VIII «Про державну службу», від 05.11.91 р. № 1789-XII «Про прокуратуру», від 07.06.01 р. № 2493-III «Про службу в органах місцевого самоврядування», від 17.11.92 р. № 2790-XII «Про статус народного депутата України», Положення про помічника-консультанта народного депутата України, затвердженого постановою Верховної Ради від 13.10.95 р. № 379/95-ВР, зазначається код категорії ЗО «25».

Реквізит 10. Тип нарахувань: зазначається відповідний код типу нарахувань (далі – КТН) від «1» до «13» або поле залишається пустим, заповнюється страхувальником лише у випадках, передбачених переліком КТН.

КТН «1» – зазначається лише для осіб, які отримують зарплату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання якої перевищує календарний місяць, і якщо ЄСВ нараховується на суму, що визначається шляхом ділення зарплати (доходу), виплаченої за результатами роботи, на кількість місяців, за які вона нарахована, а також особам, яким після звільнення з роботи нараховано зарплату (дохід) за відпрацьований час або згідно з рішенням суду – середню зарплату за вимушений прогул.

КТН «2», «3» та «6»–«9» зазначаються лише в разі донарахування або зменшення суми страхових внесків.

Якщо страхувальники самостійно донараховують або зменшують суму ЄСВ на суму заробітної плати (доходу), нарахованої в попередніх звітних періодах, застосовують КТН «2» та «3»:

• 2 – сума зарплати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку страхувальником самостійно донараховано суму ЄСВ;
• 3 – сума зарплати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму ЄСВ;

КТН «4» та «5» вилучено у зв’язку з відсутністю перевірок органами ПФУ.

Якщо донараховують або зменшують суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року, то в такому разі застосовується КТН «6»–«9»:

• 6 – сума зарплати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку страхувальником самостійно донараховано суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування (далі – ЗДПС) за період до 1 січня 2011 року;
• 7 – сума зарплати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму внесків на ЗДПС за період до 1 січня 2011 року;
• 8 – сума зарплати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку при перевірці органом ПФУ донараховано суму внесків на ЗДПС за період до 1 січня 2011 року;
• 9 – сума зарплати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку при перевірці органом ПФУ зменшено зайво нараховану суму внесків на ЗДПС за період до 1 січня 2011 року.

Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, уносяться до графи «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки в цьому місяці, з КТН «10».

Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з КТН «10».

Якщо органи доходів і зборів донараховують або зменшують суму ЄСВ на суму зарплати (доходу), нарахованої в попередніх звітних періодах, то застосовується КТН «11» та «122:

• 11 – сума зарплати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку під час перевірки органами доходів і зборів донараховано суму ЄСВ;
• 12 – сума зарплати (доходу), нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку під час перевірки органами доходів і зборів зменшено зайво нараховану суму ЄСВ.

КТН «13» – «сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою зарплатою за звітний місяць (із зарплати/доходу)» застосовується лише в разі, якщо сума зарплати менша, ніж розмір МЗП, установленої законом за місяць, за який нараховується зарплата.

Приклад 2
Особі за листопад 2016 року нараховано зарплату в сумі 500 грн., відпусткові – 400 грн. та лікарняні – 300 грн.

Загальна сума зарплати – 1 200 грн., що менше, ніж сума МЗП, установленої на листопад 2016 року, – 1 450 грн., тому для цієї особи у звіті за листопад 2016 року відводять чотири рядки:

• сума зарплати – 500 грн., код категорії ЗО – «1», КТН не зазначають;
• сума відпусткових – 400 грн., код категорії ЗО – «1», КТН – «10»;
• сума лікарняних – 300 грн., код категорії ЗО – «29», КТН не зазначають;
• сума різниці між розміром МЗП та зарплатою в реквізиті «19» – 250 грн., код категорії ЗО – «1», КТН – «13».

У прикладі наведено порядок заповнення окремих реквізитів, а саме коду категорії ЗО, КТН та реквізит 19 «Сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованої заробітної плати за звітний місяць» (далі – Сума різниці).

Тип нарахування «13» застосовується для сум, що стосуються Суми різниці за поточний звітний місяць.

Якщо здійснюється перерахунок (зменшується, збільшується ЄСВ на Суми різниці та нараховується в разі помилково ненарахування ЄСВ Сума різниці за попередні періоди, то КТН «13» не застосовується, натомість застосовуються КТН «2» та/або «3».

Реквізит 11. Місяць та рік, за який проведено нарахування.

Реквізит 12. П. І. Б. застрахованої особи.

Реквізит 13. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності – зазначається кількість календарних днів з тимчасової непрацездатності (лікарняні листки) окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні тимчасової непрацездатності.

Реквізит 14. Кількість календарних днів без збереження зарплати – зазначається кількість календарних днів відпустки, у яких перебувала особа за власний рахунок.

Реквізит 15. Кількість днів перебування в трудових/цивільно-правових відносинах протягом календарного звітного місяця. Заповнюється в кожному звітному періоді в реквізиті 15 таблиці 6 починаючи з 1 січня 2013 року. Показник відповідає кількості календарних днів з 1-го до 31-го (28-го, 29-го, 30-го) числа, залежно від кількості календарних днів у місяці. Якщо початок трудових відносин збігається з першим числом місяця та відсутній факт звільнення застрахованої особи у звітному періоді (закінчення цивільно-правових відносин), значення реквізиту 15 завжди дорівнює кількості календарних днів у місяці. У разі наявності факту звільнення показник відповідає кількості календарних днів тривалості трудових відносин у звітному місяці з урахуванням дня звільнення.

Для осіб, у яких відносини з роботодавцем визначаються умовами трудового договору, значення реквізиту 15 залежить лише від дати початку трудових відносин та від дати закінчення трудових відносин.

Відсутність даних про суми зарплати за звітний місяць (перебування повний місяць у відпустці: черговій, без збереження зарплати тощо) не впливає на обов’язковість заповнення цього реквізиту, крім випадків перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягення нею трирічного або шестирічного віку. Реквізит заповнюється одним значенням в одному рядку, що відповідає звітному. За наявності декількох рядків для однієї ЗО реквізит 15 зазначається лише в одному, а саме в тому, у якому наводяться суми зарплати (за їх наявності).

Реквізит 15 не може заповнюватися у звітному місяці за майбутні та минулі звітні періоди, за винятком відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та випадків поновлення на роботі особи за рішенням суду.

Крім того, реквізит 15 заповнюється обов’язково для кодів категорій ЗО – 42, 43, 44, 45, де відображається період перебування ЗО у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні такої відпустки.

За наявності декількох рядків щодо однієї ЗО за один період реквізит 15 заповнюється лише в одному рядку певного періоду, а саме в тому, у якому наводяться дані про суми зарплати (за їх наявності).

Якщо у звітному періоді жінка вийшла з відпустки для догляду за дитиною до трьох років та їй надано щорічну відпустку в цьому самому звітному періоді, у таблиці 6 дані щодо особи відображають в одному рядку, де в реквізиті 10 проставляють КТН «10», у реквізиті 15 – кількість календарних днів перебування в трудових відносинах, що дорівнює кількості календарних днів у звітному місяці (у разі звільнення кількість днів зазначається до дати звільнення).

У таблиці 6 реквізит 15 заповнюється та зазначається кількість календарних днів перебування в цивільно-правових відносинах або відповідно до акта наданих послуг (залежно від виду ЦПД) і зазначається щомісячно незалежно від нарахувань.

Для нарахувань з КТН «13» реквізит 15 не запов­нюється в жодному разі.

Реквізит 16. Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами – зазначається кількість днів перебування в такій відпустці у відповідному місяці. Заповнюється для кодів категорій «42», «43», «44», «45», де відображаються кількість календарних днів допомоги у зв’яз­ку з вагітністю та пологами, окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні такої відпустки.

Реквізит 17. Загальна фактична сума нарахованої зарплати/доходу (усього з початку звітного місяця) (чисельник): уносяться суми нарахованої зарплати за видами виплат, які включають основну та додаткову зарплату (крім відпусткових, які відображаються окремим рядком з типом нарахування 10), інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон № 106) (далі – фонд оплати праці, або ФОП), та суми винагороди фізособам за виконання робіт (надання послуг) за ЦПД (крім ЦПД, укладеного з фізособою-підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, за якими здійснено держреєстрацію її як підприємця); оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги з тимчасової непрацездатності, а також сум допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, що нараховані ЗО у звітному періоді.

Нарахування відображаються за календарний місяць (з першого до останнього числа місяця).

Суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, відображаються в окремих рядках з кодом категорії ЗО «29», «36», «37», «39» у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на такий місяць.

Суми нарахованої допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами відображаються в окремих рядках з кодом категорій ЗО «42», «43», «44», «45» у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на такий місяць, окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами згідно з алгоритмом нарахування ЄСВ, визначеним Інструкцією про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженою наказом Мінфіну від 20.04.15 р. № 449, а саме:

1) визначається середньоденний розмір допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами шляхом ділення нарахованої суми такої допомоги на кількість днів, за які вона нарахована;

2) визначається сума такої допомоги, що припадає на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру такої допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які вона нарахована;

3) визначається сума єдиного внеску для роботодавця шляхом множення розрахованої суми зазначеної допомоги за кожен місяць окремо на розмір ЄСВ, установлений законом для цієї категорії платників (22 %, 8,41 %, 5,3 %, 5,5 %);

4) визначається сума ЄВ для особи, яка перебуває у відпустці та отримує допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, шляхом множення розрахованої суми такої допомоги за кожен місяць окремо на ставку ЄСВ, установлену законом (22 %).

Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, уносяться до графи «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» із зазначенням відповідного місяця лише в сумі, що припадає на дні відпустки в цьому місяці, з КТН «10».

Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з КТН «10». При цьому суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, уносяться до вищезазначеного реквізиту в поля відповідного місяця тільки у сумі, що припадає на дні відпустки в цьому місяці. Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються до поля наступних місяців і відображаються в наступних рядках за першим рядком.

Якщо нарахування ФОП здійснюються за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у ФОП того місяця, у якому були здійснені нарахування.

Унесення від’ємних значень сум нарахованої зарплати (доходу) допускається лише в разі:

• відображення сум перерахунків заробітку (доходу), пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;
• відображення сторнованих сум відпусткових, допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.

Відомості щодо ЗО, які працюють у сільському господарстві, зайняті на сезонних роботах, виконують роботи (надають послуги) за ЦПД, та інших осіб, які отримують заробітну плату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, відображаються в реквізитах «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» та «Сума нарахованої заробітної плати (доходу) у межах максимальної величини, на яку нараховується ЄСВ» у звіті за місяць, у якому проведено таке нарахування зарплати (доходу), в окремих рядках у розрізі кожного місяця та року, за який проведено нарахування зарплати (доходу). Зазначений порядок формування відомостей поширюється також на осіб, яким нараховано зарплату (дохід) за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду – середню зарплату за вимушений прогул. Такі суми зазначаються з КТН «1».

Реквізит 18. Сума нарахованої зарплати/доходу в межах максимальної величини, на яку нараховується ЄСВ: уносяться суми в межах максимальної величини фактичних витрат на оплату праці найманих працівників, грошового забезпечення, оподатковуваного доходу (прибутку), загального оподатковуваного доходу, на які нараховується ЄСВ відповідно до законодавства.

Унесення від’ємних значень здійснюється за аналогічним порядком, зазначеним для реквізиту 17.

Суми відпусткових, допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нараховані в попередніх періодах, та нарахування КТН «1» відносяться до того місяця, за який вони нараховані. Відповідно до цього максимальна величина для таких нарахувань визначається за нормами законодавства, що діяли в місяці, за який ці суми нараховуються.

Максимальна величина щодо нарахованих сум, які відображаються з КТН «2», «3», «6»–«9», визначається за нормами законодавства та в розмірах, що діяли в місяці, у яких ці суми нараховані.

Реквізит 19. Сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованою зарплатою за звітний місяць (із зарплати/доходу) – зазначається сума різниці між розміром МЗП та фактично нарахованою зарплатою. Різниця зазначається лише в разі, якщо фактична сума зарплати є меншою, ніж розмір МЗП.

Якщо фактичний розмір зарплати перевищує МЗП, то різниця не вказується!

Відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону № 2464 для роботодавців ЄСВ нараховується на суму нарахованої кожній ЗО зарплати за видами виплат, які включають основну та додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону № 106, та суму винагороди фізособам за виконання робіт (надання послуг) за ЦПД.

Якщо працівникові за основним місцем роботи за місяць нараховано зарплату в розмірі, що не перевищує МЗП, роботодавець має нарахувати ЄСВ у вигляді нарахування за такого працівника в сумі, яка визначається як добуток розміру МЗП, установленої законом, та ставки ЄСВ, установленої для цього платника.

Якщо зарплата в розмірі, меншому за МЗП, нараховується працівникові за місцем роботи за сумісництвом, нарахування ЄСВ здійснюється роботодавцем на фактично нараховану зарплату.

Страховий внесок має бути нарахований виходячи з розміру МЗП і в разі, якщо місячна зарплата працівника виявиться меншою, ніж МЗП, через те, що працівник частину місяця перебував у відпустці без збереження зарплати, роботи на умовах неповного робочого часу (незалежно від того, хто ініціатор роботи з таким режимом), невиходу на роботу з неповажних причин (у т. ч. через прогули) тощо.

Якщо працівник повний місяць перебував у трудових відносинах з підприємством, але йому в такому місяці не нараховувався дохід, на який нараховується ЄСВ, тобто відсутня база нарахування ЄСВ (наприклад: протягом усього місяця працівник перебував у відпустці без збереження зарплати або частину місяця перебував у такій відпустці, а іншу частину місяця не виходив на роботу з інших причин, або весь місяць не працював із власної вини, зокрема через прогули), внесок за такий місяць не нараховується, відповідно сума різниці не вказується.

Сума різниці зазначається в окремому рядку із застосуванням КТН «13» за звітний період, а в разі здійснення перерахунку, нарахування суми різниці за минулі періоди – з КТН «2» та/або «3».

Реквізит 20. Сума утриманого ЄСВ за звітний місяць (із зарплати/доходу) зазначається лише за періоди до 01.01.16 р.

Реквізит 21. Сума нарахованого ЄСВ за звітний місяць (на зарплату/доходу) – відображається нарахування ЄСВ відповідно до Закону № 2464.

Реквізит 22. Ознака наявності трудової книжки (чисельник): позначка «Х» вноситься, якщо ЗО працює на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, та її трудова книжка знаходиться у страхувальника (платника).

Реквізит 23. Ознака наявності спецстажу (знаменник): позначка «Х» уноситься в разі наявності у ЗО підстав відповідно до чинного законодавства для обліку спеціального стажу або права на використання пільг щодо пенсійного забезпечення.

Реквізит 24. Ознака неповного робочого часу (1 – так, 0 – ні) проставляється в разі, якщо особа працює:

• неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на зумовлену кількість годин);
• неповний робочий тиждень (при якому зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
• поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня – 5 годин, робочого тижня – 4 робочих дні).

Для відносин за ЦПД реквізит 24 не заповнюється.

Реквізит 25. Ознака нового робочого місця: позначка «Х» заповнюється в разі працевлаштування особи на нове робоче місце.

Реквізит 26. Кількість заповнених рядків на аркуші: зазначається кількість заповнених рядків на цьому аркуші.

Реквізит 27. Дата формування у страхувальника.

Реквізит 28. Керівник.

Реквізит 29. Головний бухгалтер.

Висновки

Заповнення таблиць 5 та 6 звіту з ЄСВ (додатка 4 до Порядку № 435) – кропітка робота, яка вимагає досконалого знання як законодавства з питань обчислення та справляння ЄСВ, так і трудового законодавства, законодавства з оплати праці та ЦК.