Заполнение и корректировка отчета по ЕСВ: требования и подробный порядок

Для кого эта статья: для работодателей-страхователей, которые заполняют и представляют отчеты по ЕСВ.

Чем полезна статья: в статье приводятся подробные разъяснения пошагового заполнения отчета по ЕСВ, а именно таблиц 5 и 6 приложения 4.

С 01.01.15 г. Законом от 28.12.14 г. № 77-VIIІ внесены изменения относительно реформирования общеобязательного государственного социального страхования и легализации фонда оплаты труда в некоторые законодательные акты, в том числе и в Закон от 08.07.10 г. № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» (далее – Закон № 2464). В частности, для всех страхователей определено: если база начисления ЕСВ (кроме вознаграждения по гражданско-правовым договорам) не превышает размер минимальной заработной платы (далее – МЗП), установленной законом на месяц, за который начисляется зарплата (доход), сумма ЕСВ рассчитывается как произведение размера МЗП, установленной законом на месяц, за который начисляется зарплата (доход), и ставки ЕСВ, установленной для соответствующей категории плательщика.

Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование утвержден приказом Минфина от 14.04.15 г. № 435 (далее – Порядок № 435).

Страхователи, указанные в п. 1 разд. ІІІ Порядка № 435, обязаны формировать и представлять в органы доходов и сборов отчет согласно приложению 4 к Порядку № 435 не позднее 20-го числа месяца, следующего за базовым отчетным периодом. Отчетным периодом для них является календарный месяц.

Заполнение таблицы 5 приложения 4 «Сведения о трудовых отношениях лиц»

Таблица 5 приложения 4 «Сведения о трудовых отношениях лиц» к Порядку № 435 предназначена для регистрации застрахованных лиц (далее – ЗЛ) в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Реестр) и подается страхователем в случае, если в течение отчетного периода:

• был заключен или расторгнут трудовой договор [гражданско-правовой договор (далее – ГПД), кроме ГПД, заключенного с физлицом-предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц – предпринимателей] с ЗЛ;
• был заключен или расторгнут трудовой договор с ЗЛ, которое трудоустроено на новое рабочее место;
• лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;
• лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
• лицу предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами.

Если по данным страхователя в течение отчетного периода не были зафиксированы факты заключения и расторжения трудовых соглашений (ГПД), предоставления соответствующего отпуска, таблица 5 не формируется и не подается.

Если в течение отчетного периода страхователем с ЗЛ был расторгнут трудовой договор, а затем опять заключен, на такое ЗЛ делаются две записи в таблице 5 приложения 4:

• первая запись – с указанием даты прекращение трудовых отношений;
• второй – с указанием даты начала трудовых отношений.

Если лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста, от трехлетнего возраста до достижения им 6-летнего возраста или отпуск в связи с беременностью и родами, в отчетном месяце указывается дата начала отпуска.

В случае окончания у лица отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста или отпуска в связи с беременностью и родами, в отчетном месяце указывается дата окончания отпуска.

Дату начала указанного отпуска указывают один раз в отчетном месяце, в котором начался соответствующий отпуск, а дату окончания – один раз в отчетном месяце, в котором закончился соответствующий отпуск.

Если в течение отчетного периода страхователем с ЗЛ был заключен и расторгнут трудовой договор или ГПД, на такое лицо запись о дате начала и дате прекращения трудовых или гражданско-правовых отношений делается в одной строке.

Договор подряда отличается от договоров о предоставлении услуг своим предметом. Услугам присущи признаки, которые отличают их от результата работ. А именно: услуга хотя и тесно связана с лицом исполнителя и процессом совершения им определенных действий (осуществления определенной деятельности), но не совпадает с самими действиями (осуществлением деятельности) исполнителя, существует как отдельное явление – определенное нематериальное благо, потребляется в процессе совершения определенного действия или осуществления определенной деятельности, не приобретая материализованного вида (ч. 1 ст. 901 Гражданского кодекса, далее – ГК). Это значит, что услуга существует только тогда, когда она предоставляется.

Результат выполненной подрядчиком работы – это материализованный объект, который находит свое воплощение в индивидуально определенных вещах, потому что работа выполняется по заданию заказчика, который имеет право в любое время проверять ее ход и качество, не вмешиваясь в деятельность подрядчика (ч. 1 ст. 849 ГК). Материализованный результат находит свое отражение и в создании новой вещи, и в улучшении качества или других свойств уже существующей вещи.

Отношения, возникающие по договору подряда, имеют определенные общие признаки с отношениями, возникающими по трудовому договору. Это объясняется тем, что в обоих случаях и подрядчик, и работник осуществляют трудовую деятельность, но сама деятельность последних является принципиально разной и регулируется самостоятельными отраслями законодательства.

С учетом вышеуказанного сведения в таблицу 5 о начале и окончании гражданско-правовых отношений в рамках договора подряда (выполнения работ) заносятся в соответствии со сроками, указанными в самом договоре, а в рамках договора о предоставлении услуг – в соответствии с актом об их предоставлении.

Формирование реквизитов таблицы 5 приложения 4 к Порядку № 435 осуществляется по следующим правилам.

Реквизит 01. Код ЕГРПОУ или налоговый номер/серия и номер паспорта страхователя.

Реквизит 02. Код ЕГРПОУ или налоговый номер/ серия и номер паспорта ликвидированного страхователя (заполняется в случае представления отчета правопреемником).

Указанный реквизит заполняется только в случае, если сведения подаются правопреемником за лиц, которые находились с «предшественником» (страхователь, который ликвидирован и имеет правопреемника) в трудовых отношениях или отношениях гражданско-правового характера. В других случаях этот реквизит не заполняется.

Реквизит 03. Отчет за месяц, год: указывается отчетный месяц (две цифры) и год (четыре цифры), за который подаются данные относительно трудовых отношений;

Реквизит 04. Тип – отметка «Х» вносится в клеточку соответствующего варианта:

• начальный документ – отчет страхователя с отметкой «начальная», это документ, на основании которого создается соответствующая запись в сведениях о застрахованном лице в Реестре застрахованных лиц в Пенсионном фонде;
• отменяющий документ – отчет страхователя с отметкой «отменяющая», который является основанием для полной отмены информации, которая ранее была подана в форме «начальная»;
• дополнительный документ – отчет страхователя, который подается, если страхователь не указал данные о застрахованном лице в таблицах 5 или 7 приложения 4 в случаях, предусмотренных п. 8 разд. ІV и п. 4 разд. V Порядка № 435.

В случае если страхователь подает за один и тот же отчетный период таблицы со статусом «отменяющая» и «дополнительная», они подаются с отдельными титульными листами (как два отдельных отчета).

Реквизит 06. Гражданин Украины (1 – да; 0 – нет).

Реквизит 07. Категория лица – указывается обязательно:

• 1 – наемные работники с трудовой книжкой;
• 2 – наемные работники (без трудовой книжки);
• 3 – лица, которые выполняют работы по договорам ГПХ;
• 4 – лица, которым предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;
• 5 – лица, которым предоставлен отпуск по беременности и родам;
• 6 – лица, которым предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.

Реквизит 08. Договор ГПХ по основному месту работы или по совместительству (1 – да, 0 – нет).

В указанном реквизите заполняется «1» для лиц с категорией лица «3» только в случае, если отношения между страхователем и ЗЛ определяются одновременно на основании трудового договора (ЗЛ является основным работником или совместителем) и на основании гражданско-правового договора.

Реквизит 09. Налоговый номер или серия и номер паспорта – регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика – для физических лиц, кроме лиц, которые имеют отметку в паспорте о праве осуществлять какие-либо платежи по серии и номеру паспорта; регистрационный (учетный) номер налогоплательщика, который присваивается инвесторам (операторам) по соглашению о разделе продукции, дипломатическим представительствам и консульским учреждениям иностранных государств. Для лиц, которые имеют отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта, указывается «».

Реквизит 10. Фамилия, имя, отчество ЗЛ: вносится полностью Ф. И. О. в соответствии с украиноязычной страницей паспорта ЗЛ, а для ЗЛ из числа иностранцев – в соответствии с заверенным в установленном законодательством Украины порядке переводом на украинский язык паспортного документа.

Реквизиты 11. Период трудовых отношений, отношений по договорам ГПХ и отпусков. Дата начала и дата прекращения: указывается в соответствующей графе день приема на работу или дата начала срока действия соглашения ГПХ, если ЗЛ начало трудовую деятельность в отчетном месяце и, соответственно, день увольнения с работы или дата окончания срока действия соглашения ГПХ, если ЗЛ прекратило трудовую деятельность в отчетном месяце.

Также указывается дата начала и дата окончания периода отпусков по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, по уходу за ребенком от 3-летнего возраста до достижения им 6-летнего возраста, и отпусков по беременности и родам.

Реквизит 12. Дата создания нового рабочего места (штатной единицы), на которое в отчетном периоде трудоустроен данный работник, – заполняется в случае трудоустройства лица на новое рабочее место, которое создано в связи с созданием нового субъекта хозяйствования (кроме того, который создан путем прекращения) или увеличением штатной численности работников при условии отсутствия сокращения (уменьшения) среднемесячной численности за предыдущие 12 месяцев, а также создано путем модернизации или изменения технологии производства, которые требуют новых знаний и умений работника. Дата (число, месяц и год) создания может не совпадать с датой начала трудовых отношений.

Реквизит 13. Основание прекращения трудовых отношений – указывается обязательно в случае увольнения лица с категорией 1 и 2 реквизита 07. Причина увольнения – статья увольнения выбирается автоматически из справочника, который разработан согласно КЗоТу. В случае если в справочнике не указана статья увольнения, выбирается значение «другое».

Реквизит 14. Дата формирования у страхователя: ставится дата заполнения таблицы (для даты «5 января 2011 года» необходимо в клеточке ДД указать «05», в клеточке «ММ» – «01», в клеточке «ГГГГ» – «2011»).

Реквизит 15. Количество заполненных строк на листе: указывается количество заполненных записей на листе, то есть количество ЗЛ, относительно которых внесены данные о трудовых отношениях.

Реквизит 16. Руководитель.

Реквизит 17. Главный бухгалтер.

Особенности исправления ошибок в таблице 5 приложения 4

Если нужно полностью отменить сведения, указанные в таблице 5 приложения 4 к Порядку № 435, подаются только отменяющие документы относительно выявленных недостоверных сведений о застрахованном лице.

Если в таблице 5 приложения 4 к Порядку № 435 страхователь не указал никакого действия относительно застрахованного лица из предусмотренных п. 8 разд. IV Порядка № 435, он подает Отчет за предыдущий период, который содержит: титульный лист (перечень таблиц Отчета) с отметкой «дополнительная» и таблицу 5 со статусом «дополнительная», которая содержит данные на это застрахованное лицо. Отчет с отметкой «дополнительная» не должен содержать таблицы 1–4 приложения 4 к Порядку № 435.

Если страхователем до окончания срока представления Отчета подается отдельная таблица 5 за текущий отчетный период Отчета со статусом «отменяющая», «дополнительная», этот Отчет не считается Отчетом и считается неподанным.

В случае если страхователь подает за один и тот же отчетный период таблицы со статусами «отменяющая» и «дополнительная», они подаются с отдельными титульными листами (как два отдельных Отчета).

Заполнение таблицы 6 приложения 4 «Сведения о начислении заработной платы (дохода, денежного обеспечения) застрахованным лицам»

Таблица 6 приложения 4 к Порядку № 435 предназначена для формирования страхователем в разрезе каждого ЗЛ сведений о суммах начисленной ему зарплаты (дохода) в отчетном месяце, которые вносятся в персональные учетные карточки ЗЛ Реестра. Такие сведения формируются с учетом кодов категорий ЗЛ, определенных в приложении 2 к Порядку № 435.

На одно ЗЛ допускается несколько записей в таблице 6, если в течение одного отчетного периода ЗЛ были осуществлены начисления выплат, в которых отличаются базы начисления ЕВ и размеры ставок согласно закону (приложение 2 к Порядку № 435), а также если начисления осуществлялись за будущие (отпускные, пособие по беременности и родам) и прошлые (больничные и начисление сумм зарплаты (дохода) за выполненную работу (предоставленные услуги) периоды, срок выполнения которых превышает календарный месяц, а также за время, отработанное после увольнения с работы или согласно решению суда – средняя зарплата за вынужденный прогул), а также в связи с доначислением суммы разницы между размером МЗП и фактически начисленной зарплатой за отчетный месяц (из зарплаты/дохода).

Формирование реквизитов таблицы 6 приложения 4 к Порядку № 435 осуществляется по следующим правилам.

Реквизит 01. Код ЕГРПОУ или налоговый номер/серия и номер паспорта страхователя.

Реквизит 02. Код ЕГРПОУ или налоговый номер/серия и номер паспорта ликвидированного страхователя.

Реквизит 03. Отчетный месяц, год.

Реквизит 04. Тип – отметка «Х». Вносится в клеточку соответствующего варианта:

• начальная – сведения, на основании которых формируются сведения в Реестре за определенный месяц;
• отменяющая – полностью отменяет сведения о ЗЛ ранее поданного отчета за определенный месяц, используется для исправления ошибок в реквизитах 6–16 и реквизитах 22–25 таблицы 6 приложения 4.

Для таблицы 6 приложения 4 «отменяющая» форма не может применяться без одновременного представления начальной ведомости.

При заполнении таблицы 6 приложения 4 с типом «отменяющая» страхователь должен одновременно заполнить таблицу 6 приложения 4 с типом «начальная» таким образом, чтобы суммы, указанные в реквизитах 17, 18, 19, 20, 21, соответствовали суммам, указанным в «отменяющей».

Пакет документов «отменяющая» и «начальная» могут касаться только одной строки.

Пример 1
Для определенного ЗЛ в марте месяце страхователь заполнил три строки, в каждой из которых относительно этого лица страхователь допустил ошибку в налоговом номере (номере учетной карточки застрахованного лица). Ошибка выявлена в мае.

В таком случае страхователь подает в мае три отдельных отчета за март:

• первый касается первой строки и содержит «отменяющую» первой строки с неправильным налоговым номером и остальными реквизитами и «начальную» с правильным налоговым номером и остальными реквизитами;
• второй касается второй строки и содержит «отменяющую» второй строки с неправильным налоговым номером и остальными реквизитами и «начальную» с правильным налоговым номером и остальными реквизитами;
• третий – аналогично.

Реквизит 06. Гражданин Украины (1 – да; 0 – нет).

Реквизит 07. Мужчина – М, женщина – Ж.

Реквизит 08. Налоговый номер / серия и номер паспорта ЗЛ – регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика – физического лица или серия и номер паспорта.

Реквизит 09. Код категории ЗЛ: указывается код в соответствии с Таблицей соответствия кодов категории ЗЛ и кодов базы начисления и размеров ставок ЕСВ (приложение 2 к Порядку № 435). Выбранный из этой таблицы код категории ЗЛ должен соответствовать фактическому статусу ЗЛ в отношениях со страхователем. Для ЗЛ, которое является наемным работником на общих основаниях, вносится значение «1»; для застрахованного лица, являющегося работающим инвалидом на предприятии, в учреждении или организации, для которых размер начислений ЕСВ составляет 8,41 %, – «2»).

Если ЗЛ в течение отчетного периода начислялось пособие по временной нетрудоспособности, то это пособие отражается по отдельному коду категории ЗЛ «29».

Для лиц, избранных на выборные должности в органы государственной власти, органы местного самоуправления, объединений граждан, профсоюзов, политических партий, которые получают заработную плату (вознаграждение) за работу на выборной должности и на которых не распространяется действие Таможенного кодекса, Законов от 23.01.97 г. № 540/97-ВР «О государственной поддержке средств массовой информации и социальной защите журналистов», от 20.05.99 г. № 679-XIV «О Национальном банке Украины», от 26.11.15 г. № 848-VIII «О научной и научно-технической деятельности», от 10.12.15 г. № 889-VIII «О государственной службе», от 05.11.91 г. № 1789-XII «О прокуратуре», от 07.06.01 г. № 2493-III «О службе в органах местного самоуправления», от 17.11.92 г. № 2790-XII «О статусе народного депутата Украины», Положения о помощнике-консультанте народного депутата Украины, утвержденного постановлением Верховной Рады от 13.10.95 г. № 379/95-ВР, указывается код категории ЗЛ «25».

Реквизит 10. Тип начислений: указывается соответствующий код типа начислений (далее – КТН) от «1» до «13» или поле остается пустым, заполняется страхователем только в случаях, предусмотренных перечнем КТН.

КТН «1» – указывается только для лиц, которые получают зарплату (доход) за выполненную работу (предоставленные услуги), срок выполнения которой превышает календарный месяц, и если ЕСВ начисляется на сумму, которая определяется путем деления зарплаты (дохода), выплаченной по результатам работы, на количество месяцев, за которые она начислена, а также лицам, которым после увольнения с работы начислена зарплата (доход) за отработанное время или согласно решению суда – средняя зарплата за вынужденный прогул.

КТН «2», «3» и «6»–«9» указываются только в случае доначисления или уменьшения суммы страховых взносов.

Если страхователи самостоятельно доначисляют или уменьшают сумму ЕСВ на сумму заработной платы (дохода), начисленной в предыдущих отчетных периодах, применяют КТН «2» и «3»:

• 2 – сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), на которую страхователем самостоятельно доначислена сумма ЕСВ;
• 3 – сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), на которую страхователем самостоятельно уменьшена излишне начисленная сумма ЕСВ;
• КТН «4» и «5» исключены в связи с отсутствием проверок органами ПФУ.

Если доначисляют или уменьшают сумму взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование за период до 1 января 2011 года, то в таком случае применяется КТН «6»–«9»:

• 6 – сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), на которую страхователем самостоятельно доначислена сумма взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование (далее – ОГПС) за период до 1 января 2011 года;
• 7 – сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), на которую страхователем самостоятельно уменьшена излишне начисленная сумма взносов на ОГПС за период до 1 января 2011 года;
• 8 – сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), на которую при проверке органом ПФУ доначислена сумма взносов на ОГПС за период до 1 января 2011 года;
• 9 – сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), на которую при проверке органом ПФУ уменьшена излишне начисленная сумма взносов на ОГПС за период до 1 января 2011 года.

Суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу «Общая сумма начисленной заработной платы (дохода) (всего с начала отчетного месяца)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на дни отпуска в этом месяце, с КТН «10».

Суммы, которые приходятся на дни отпуска следующих месяцев, включаются в поле следующих месяцев и отражается в отдельных строках за первой строкой с КТН «10».

Если органы доходов и сборов доначисляют или уменьшают сумму ЕСВ на сумму зарплаты (дохода), начисленной в предыдущих отчетных периодах, то применяется КТН «11» и «122»:

• 11 – сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), на которую во время проверки органами доходов и сборов доначислена сумма ЕСВ;
• 12 – сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, в соответствии с которыми проводится начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) зарплаты (дохода), на которую во время проверки органами доходов и сборов уменьшена излишне начисленная сумма ЕСВ.

КТН «13» – «сумма разницы между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной зарплатой за отчетный месяц (из зарплаты/дохода)» применяется только в случае, если сумма зарплаты меньше, чем размер МЗП, установленной законом за месяц, за который начисляется зарплата.

Пример 2
Лицу за ноябрь 2016 года начислены зарплата в сумме 500 грн., отпускные – 400 грн. и больничные – 300 грн.

Общая сумма зарплаты – 1 200 грн., что меньше суммы МЗП, установленной на ноябрь 2016 года – 1 450 грн., поэтому для этого лица в отчете за ноябрь 2016 года отводят четыре строки:

• сумма зарплаты – 500 грн., код категории ЗЛ – «1», КТН не указывают;
• сумма отпускных – 400 грн., код категории ЗЛ – «1», КТН – «10»;
• сумма больничных – 300 грн., код категории ЗЛ – «29», КТН не указывают;
• сумма разницы между размером МЗП и зарплатой в реквизите «19» – 250 грн., код категории ЗЛ – «1», КТН – «13».

В примере приведен порядок заполнения отдельных реквизитов, а именно кода категории ЗЛ, КТН и реквизит 19 «Сумма разницы между размером МЗП и фактически начисленной заработной платы за отчетный месяц» (далее – Сумма разницы).

Тип начисления «13» применяется для сумм, которые касаются Суммы разницы за текущий отчетный месяц.

Если осуществляется перерасчет (уменьшается, увеличивается ЕСВ на Сумму разницы и начисляется в случае ошибочного неначисления ЕСВ Сумма разницы за предыдущие периоды, то КТН «13» не применяется, зато применяются КТН «2» и/или «3».

Реквизит 11. Месяц и год, за который проведено начисление.

Реквизит 12. Ф. И. О. застрахованного лица.

Реквизит 13. Количество календарных дней временной нетрудоспособности – указывается количество календарных дней по временной нетрудоспособности (больничные листки) отдельно за каждый соответствующий месяц, который приходится на дни временной нетрудоспособности.

Реквизит 14. Количество календарных дней без сохранения зарплаты – указывается количество календарных дней отпуска, в котором лицо находилось за собственный счет.

Реквизит 15. Количество дней пребывания в трудовых/гражданско-правовых отношениях в течение календарного отчетного месяца. Заполняется в каждом отчетном периоде в реквизите 15 таблицы 6 начиная с 1 января 2013 года. Показатель соответствует количеству календарных дней с 1-го до 31-го (28-го, 29-го, 30-го) числа, в зависимости от количества календарных дней в месяце. Если начало трудовых отношений совпадает с первым числом месяца и отсутствует факт увольнения застрахованного лица в отчетном периоде (окончания гражданско-правовых отношений), значение реквизита 15 всегда равняется количеству календарных дней в месяце. В случае наличия факта увольнения показатель соответствует количеству календарных дней продолжительности трудовых отношений в отчетном месяце с учетом дня увольнения.

Для лиц, у которых отношения с работодателем определяются условиями трудового договора, значение реквизита 15 зависит только от даты начала трудовых отношений и от даты окончания трудовых отношений.

Отсутствие данных о суммах зарплаты за отчетный месяц (пребывание полный месяц в отпуске: очередном, без сохранения зарплаты и т. п.) не влияет на обязательность заполнения этого реквизита, кроме случаев пребывания в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста. Реквизит заполняется одним значением в одной строке, которая соответствует отчетной. При наличии нескольких строк для одного ЗЛ реквизит 15 указывается только в одной, а именно в той, в которой приводятся суммы зарплаты (при их наличии).

Реквизит 15 не может заполняться в отчетном месяце за будущие и прошлые отчетные периоды, за исключением отпуска в связи с беременностью и родами и случаев восстановления на работе лица по решению суда.

Кроме того, реквизит 15 заполняется обязательно для кодов категорий ЗЛ – 42, 43, 44, 45, где отражается период пребывания ЗЛ в отпуске в связи с беременностью и родами, отдельно за каждый соответствующий месяц, который приходится на дни такого отпуска.

При наличии нескольких строк относительно одного ЗЛ за один период реквизит 15 заполняется только в одной строке определенного периода, а именно в том, в котором приводятся данные о суммах зарплаты (при их наличии).

Если в отчетном периоде женщина вышла из отпуска по уходу за ребенком до трех лет и ей предоставлен ежегодный отпуск в этом же отчетном периоде, в таблице 6 данные относительно лица отражают в одной строке, где в реквизите 10 проставляют КТН «10», в реквизите 15 – количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях, которое равняется количеству календарных дней в отчетном месяце (в случае увольнения количество дней указывается до даты увольнения).

В таблице 6 реквизит 15 заполняется и указывается количество календарных дней пребывания в гражданско-правовых отношениях или в соответствии с актом предоставленных услуг (в зависимости от вида ГПД) и указывается ежемесячно независимо от начислений.

Для начислений с КТН «13» реквизит 15 не заполняется в любом случае.

Реквизит 16. Количество календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами – указывается количество дней пребывания в таком отпуске в соответствующем месяце. Заполняется для кодов категорий «42», «43», «44», «45», где отражаются количество календарных дней пособия в связи с беременностью и родами, отдельно за каждый соответствующий месяц, который приходится на дни такого отпуска.

Реквизит 17. Общая фактическая сумма начисленной зарплаты/дохода (всего с начала отчетного месяца) (числитель): вносятся суммы начисленной зарплаты по видам выплат, которые включают основную и дополнительную зарплату (кроме отпускных, которые отражаются отдельной строкой с типом начисления 10), другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются в соответствии с Законом от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда» (далее – Закон № 106) (далее – фонд оплаты труда или ФОТ), и суммы вознаграждения физическим лицам за выполнение работ (предоставление услуг) по ГПД (кроме ГПД, заключенного с физлицом-предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, по которым осуществлена госрегистрация его как предпринимателя); оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности, которая осуществляется за счет средств работодателя, и пособия по временной нетрудоспособности, а также сумм пособия в связи с беременностью и родами, которые начислены ЗЛ в отчетном периоде.

Начисления отражаются за календарный месяц (с первого до последнего числа месяца).

Суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности, отражаются в отдельных строках с кодом категории ЗЛ «29», «36», «37», «39» в поле соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на такой месяц.

Суммы начисленного пособия в связи с беременностью и родами отражаются в отдельных строках с кодом категорий ЗЛ «42», «43», «44», «45» в поле соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на такой месяц, отдельно за каждый соответствующий месяц, который приходится на дни отпуска в связи с беременностью и родами согласно алгоритму начисления ЕСВ, определенному Инструкцией о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Минфина от 20.04.15 г. № 449, а именно:

1) определяется среднедневной размер пособия в связи с беременностью и родами путем деления начисленной суммы такого пособия на количество дней, за которые оно начислено;

2) определяется сумма такого пособия, которая приходится на каждый месяц отдельно, путем умножения среднедневного размера такого пособия на количество календарных дней каждого месяца, за которые оно начислено;

3) определяется сумма единого взноса для работодателя путем умножения рассчитанной суммы указанного пособия за каждый месяц отдельно на размер ЕСВ, установленный законом для этой категории плательщиков (22 %, 8,41 %, 5,3 %, 5,5 %);

4) определяется сумма ЕВ для лица, которое находится в отпуске и получает пособие в связи с беременностью и родами, путем умножения рассчитанной суммы такого пособия за каждый месяц отдельно на ставку ЕСВ, установленную законом (22 %).

Суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу «Общая сумма начисленной заработной платы (дохода) (всего с начала отчетного месяца)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на дни отпуска в этом месяце, с КТН «10».

Суммы, которые приходятся на дни отпуска следующих месяцев, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках за первой строкой с КТН «10». При этом суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в вышеуказанный реквизит в поля соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на дни отпуска в этом месяце. Суммы, которые приходятся на дни отпуска следующих месяцев, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в следующих строках за первой строкой.

Если начисления ФОТ осуществляются за предыдущий период, в частности, в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в ФОТ того месяца, в котором были осуществлены начисления.

Внесение отрицательных значений сумм начисленной зарплаты (дохода) допускается только в случае:

• отражения сумм перерасчета заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, и пособия в связи с беременностью и родами, начисленных в предыдущих периодах;
• отражение сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия в связи с беременностью и родами.

Сведения относительно ЗЛ, которые работают в сельском хозяйстве, заняты на сезонных работах, выполняют работы (предоставляют услуги) по ГПД, и других лиц, которые получают заработную плату (доход) за выполненную работу (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц, отражаются в реквизитах «Общая сумма начисленной заработной платы (дохода) (всего с начала отчетного месяца)» и «Сумма начисленной заработной платы (дохода) в пределах максимальной величины, на которую начисляется ЕСВ» в отчете за месяц, в котором проведено такое начисление зарплаты (дохода), в отдельных строках в разрезе каждого месяца и года, за который проведено начисление зарплаты (дохода). Указанный порядок формирования сведений распространяется также на лиц, которым начислена зарплата (доход) за время, отработанное после увольнения с работы, или согласно решению суда – средняя зарплата за вынужденный прогул. Такие суммы указываются с КТН «1».

Реквизит 18. Сумма начисленной зарплаты/дохода в пределах максимальной величины, на которую начисляется ЕСВ: вносятся суммы в пределах максимальной величины фактических расходов на оплату труда наемных работников, денежного обеспечения, налогооблагаемого дохода (прибыли), общего налогооблагаемого дохода, на которые начисляется ЕСВ в соответствии с законодательством.

Внесение отрицательных значений осуществляется аналогично порядку, указанному для реквизита 17.

Суммы отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия в связи с беременностью и родами, начисленные в предыдущих периодах, и начисления КТН «1» относятся к тому месяцу, за который они начислены. В соответствии с этим максимальная величина для таких начислений определяется по нормам законодательства, которое действовало в месяце, за который эти суммы начисляются.

Максимальная величина относительно начисленных сумм, которые отражаются с КТН «2», «3», «6»–«9» определяется по нормам законодательства и в размерах, действовавших в месяцы, в которые эти суммы начислены.

Реквизит 19. Сумма разницы между размером МЗП и фактически начисленной зарплатой за отчетный месяц (из зарплаты/дохода) – указывается сумма разницы между размером МЗП и фактически начисленной зарплатой. Разница указывается только в случае, если фактическая сумма зарплаты меньше размера МЗП.

Если фактический размер зарплаты превышает МЗП, то разница не указывается!

В соответствии с ч. 1 ст. 7 Закона № 2464 для работодателей ЕСВ начисляется на сумму начисленной каждому ЗЛ зарплаты по видам выплат, которые включают основную и дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются в соответствии с Законом № 106, и сумму вознаграждения физическим лицам за выполнение работ (предоставление услуг) по ГПД.

Если работнику по основному месту работы за месяц начислена зарплата в размере, не превышающем МЗП, работодатель должен начислить ЕСВ в виде начисления за такого работника в сумме, которая определяется как произведение размера МЗП, установленной законом, и ставки ЕСВ, установленной для этого плательщика.

Если зарплата в размере меньше МЗП начисляется работнику по месту работы по совместительству, начисление ЕСВ осуществляется работодателем на фактически начисленную зарплату.

Страховой взнос должен быть начислен исходя из размера МЗП и в случае, если месячная зарплата работника окажется меньше МЗП из-за того, что работник часть месяца находился в отпуске без сохранения зарплаты, работал на условиях неполного рабочего времени (независимо от того, кто инициатор работы с таким режимом), не выходил на работу по уважительным причинам (в т. ч. из-за прогулов) и т. п.

Если работник полный месяц находился в трудовых отношениях с предприятием, но ему в таком месяце не начислялся доход, на который начисляется ЕСВ, то есть отсутствует база начисления ЕСВ (например: в течение всего месяца работник находился в отпуске без сохранения зарплаты или часть месяца находился в таком отпуске, а другую часть месяца не выходил на работу по другим причинам, или весь месяц не работал по собственной вине, в частности из-за прогулов), взнос за такой месяц не начисляется, соответственно, сумма разницы не указывается.

Сумма разницы указывается в отдельной строке, с применением КТН «13» за отчетный период, а в случае осуществления перерасчета, начисление суммы разницы за прошлые периоды – с КТН «2» и/или «3».

Реквизит 20. Сумма удержанного ЕСВ за отчетный месяц (из зарплаты/дохода) указывается только по периодам до 01.01.16 г.

Реквизит 21. Сумма начисленного ЕСВ за отчетный месяц (на зарплату/доход) – отражается начисление ЕСВ в соответствии с Законом № 2464.

Реквизит 22. Признак наличия трудовой книжки (числитель): отметка «Х» вносится, если ЗЛ работает на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, и его трудовая книжка находится у страхователя (плательщика).

Реквизит 23. Признак наличия спецстажа (знаменатель): отметка «Х» вносится в случае наличия у ЗЛ оснований в соответствии с действующим законодательством для учета специального стажа или права на использование льгот относительно пенсионного обеспечения.

Реквизит 24. Признак неполного рабочего времени (1 – да, 0 – нет) проставляется в случае, если лицо работает:

• неполный рабочий день (т. е. уменьшение продолжительности ежедневной работы на обусловленное количество часов);
• неполная рабочая неделя (при которой сохраняется нормальная продолжительность рабочего дня, но уменьшается количество рабочих дней в неделю);
• сочетание неполного рабочего дня и неполной рабочей недели (например, продолжительность рабочего дня – 5 часов, рабочей недели – 4 рабочих дня).

Для отношений по ГПД реквизит 24 не заполняется.

Реквизит 25. Признак нового рабочего места: отметка «Х» ставится в случае трудоустройства лица на новое рабочее место.

Реквизит 26. Количество заполненных строк на листе: указывается количество заполненных строк на этом листе.

Реквизит 27. Дата формирования у страхователя.

Реквизит 28. Руководитель.

Реквизит 29. Главный бухгалтер.

Выводы

Заполнение таблиц 5 и 6 отчета по ЕСВ (приложения 4 к Порядку № 435) – скрупулезная работа, которая требует совершенного знания как законодательства по вопросам исчисления и взимания ЕСВ, так и трудового законодательства, законодательства по оплате труда и ГК.