Чи є оплачений рахунок підставою для відображення госпоперації про реалізацію в бухобліку?

Чи можна на підставі оплаченого покупцем (замовником) рахунка відображати госпоперації з реалізації в бухобліку сільгосппідприємства без застосування видаткових накладних, актів приймання-передачі та інших документів?​

Насамперед зазначимо, що всі без винятку госпоперації, здійснені підприємством, супроводжуються належним чином складеними первинними документами. В іншому разі підприємство не має права їх відобразити на рахунках бухобліку. Оскільки за даними бухобліку складається фінансова, податкова (ст. 44 Податкового кодексу) та статистична звітність, відсутність задокументованих у первинці даних призводить до перекручувань у звітності. А це тягне за собою застосування штрафних санкцій до підприємства.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені в паперовій або електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг госпоперації, одиницю виміру госпоперації; посади осіб, відповідальних за здійснення госпоперації та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV, далі – Закон № 996).

Питання, що розглядається, не випадкове. Адже у зв’язку із прийняттям Закону від 03.11.16 р. № 1724-VIII було спрощено документообіг підприємств шляхом зменшення вимог до первинного документа та скорочення переліку його обов’язкових реквізитів (див. «Нові вимоги до складання первинних документів: аналіз змін»). Унесені поправки дозволили вважати оплачений (акцептований) рахунок-фактуру (інвойс) підставою для відображення експортних операцій у бухобліку.

А як бути із внутрішньоукраїнськими господарськими операціями? Згідно з українським законодавством рахунок (рахунок-фактура, інвойс) – це документ, який означає пропозицію про оплату. Сам по собі рахунок, виставлений постачальником (отриманий покупцем, замовником), не підтверджує проведення госпоперації, оскільки не викликає змін у структурі активів і зобов’язань, у власному капіталі кожної зі сторін (ст. 1 Закону № 996). Тобто виставлений рахунок не є первинним документом. Якщо ж рахунок оплачено (гроші списано з рахунка, видано з каси), то це означає проведення госпоперації. І в такому разі рахунок, що містить усі необхідні реквізити, які дають можливість ідентифікувати госпоперацію та її учасників, є первинним документом, що підтверджує таку операцію.

Аналогічну позицію висловлюють і Мінфін (див. лист від 16.02.17 р. № 31-11410-06-5/4339), і фахівці ДФС (лист від 31.03.17 р. № 6964/10/26-15-14-05-04-22).Однак, на нашу думку, одного, навіть оплаченого, рахунка як самостійного первинного документа недостатньо. Зокрема, у разі доставки товару (продукції) до покупця власним (або найманим) транспортом виникає потреба в товарно-транспортній накладній – обов’язковому первинному документі, на підставі якого здійснюють автоперевезення вантажів внутрішнього сполучення (ст. 48 Закону від 05.04.01 р. № 2344-III «Про автомобільний транспорт», далі – Закон № 2344; п. 11.1 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363).

Тож поки ДФС та Мінфін не встановлять загального та зрозумілого алгоритму використання рахунка (інвойсу) для ведення бухобліку та оподаткування, радимо не відмовлятися від старих правил документування госпоперації з реалізації та складати видаткові накладні, акти приймання-передачі тощо. Принаймні, для запобігання зайвих суперечок із контролюючими органами.