Збирання зернових культур: обираємо оптимальний спосіб документування

Із цієї статті ви дізнаєтеся: про можливі варіанти організації документального оформлення надходження зерна.

Можливий вибір

Для документального оформлення надходження та руху отриманого зерна сільгосппідприємства застосовують форми, затверджені ще в 70-х роках минулого століття, адже нових форм на сьогодні немає. Так, згідно з постановою Верховної Ради від 12.09.91 р. № 1545-ХІІ вважаються чинними, зокрема, накази Мінсільгоспу СРСР від 16.05.77 р. № 269-1 (далі – Наказ № 269-1) та від 24.11.72 р. № 269-2 (далі – Наказ № 269-2). Разом з тим сільгосппідприємства можуть також самостійно розробити форми первинних і зведених облікових документів (у т. ч. в електронній формі) із зазначенням обов’язкових реквізитів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-ХIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».

Можливі три варіанти документування відправки зерна з поля на тік або зерносклад: за допомогою талонів, путівок або реєстрів приймання зерна. Кожне сільгосппідприємство на власний розсуд обирає оптимальний для себе варіант. А для того щоб полегшити вибір, ми розглянемо кожен із них.

Спосіб 1. Застосування талонів

За цим варіантом обліку одержаної зернової продукції застосовуються: Талон комбайнера (сельхозучет, форма № 77в, затверджена Наказом № 291-1), Талон шофера (сельхозучет, форма № 77б, затверджена Наказом № 291-1) і спеціальні реєстри (сельхозучет, форми № 71а та № 78а, затверджені Наказом № 291-1). Талони виготовляють із цупкого паперу різного кольору для комбайнера та шофера, що полегшує подальшу облікову роботу з ними. Порядок документування операцій зі збору зернових умовно можна поділити на шість етапів.

Етап 1. До початку збирання врожаю талони слід заповнити, указавши назву підприємства, прізвище комбайнера (шофера), його табельний номер, номер агрегата (комбайна, машини, трактора). Талони, підписані головним бухгалтером, скріплюються печаткою та реєструються в Журналі обліку виданих талонів (сельхозучет, форма № 188, затверджена Наказом № 269-1).

Етап 2. Під час вивантаження зерна з комбайна в автомобіль відбувається обмін талонами. Тому в кожного комбайнера та водія (тракториста) буде стільки талонів, скільки бункерів зерна прийнято і завантажено для перевезення, оскільки один талон призначено для обліку одного повного бункера зерна.

Якщо відправляється неповний бункер, то комбайнер зобов’язаний зазначити в талоні його фактичний обсяг (наприклад, 0,5 або 0,25), завіривши дані своїм підписом. Також водій і комбайнер зазначають у своїх талонах вид отриманого зерна, номер поля та дату завантаження. Для повного завантаження автомобіля шофер може забирати зерно від кількох комбайнів. У такому разі він обов’язково обмінюється талонами з комбайнерами.

Етап 3. Водій відвозить зерно на тік, де воно зважується і встановлюється маса брутто, тари і нетто. Дані записують у Реєстрі прийняття зерна вагарем (сельхозучет, форма № 78а), який ведеться в одному примірнику. Цей реєстр відкривають щодня на кожну культуру та її сорт. Завідувач току записує туди номери талонів, прийнятих від водія, прізвище водія, який доставив зерно, марку і номер автомашини, її вагу із зерном (брутто), вагу без зерна (тара), вагу брутто за мінусом тари (нетто). Водій підтверджує своїм підписом кількість зданого на тік зерна, після чого ці дані реєструються в журналі вагаря, який є підставою для оприбуткування зерна.

Наприкінці робочого дня завідуючий током (вагар) підраховує в реєстрах загальну масу прийнятого за день зерна й записує підсумки у Відомість руху зерна та іншої продукції (сельхозучет, форма № 80, затверджена Наказом № 269-2), а відтак не пізніше наступного дня передає до бухгалтерії господарства одержані талони (сельхозучет, форми № 77б та № 77в) разом із Відомістю та доданими до неї реєстрами (сельхозучет, форма № 78а).

Етап 4. Після зважування водій передає завідувачеві току (вагареві) талони, отримані від комбайнера, і свій Реєстр (сельхозучет, форма № 71а), який щодня виписує бухгалтерія. Такий реєстр ведуть в одному примірнику на кожного водія, у якого він і знаходиться протягом усього робочого дня. У цей документ завідувач току (вагар) записує номери талонів комбайнера, назву культури, масу фактично прийнятого зерна в кілограмах, номер поля, відстань перевезення. Підписаний реєстр повертають водієві.

Етап 5. Водій (тракторист) на підставі свого Реєстру (сельхозучет, форма № 71а) щодня вносить дані про кількість перевезеного зерна (у кг), кількість поїздок, відстань перевезення або в Подорожній лист вантажного автомобіля (типова форма № 2-ТН, затверджена наказом Мінстату і Мінтрансу від 29.12.95 р. № 488/346), або в Дорожній лист тракториста (сельхозучет, форма № 68, затверджена Наказом № 269-2).

Звертаємо увагу: згідно зі спільним наказом Мінінфраструктури та Мінекономіки від 10.12.13 р. № 1005/1454 визнано таким, що втратив чинність, Наказ № 488/346, а отже і типова форма № 2-ТН. Водночас такий документ потрібен для фіксації даних про виконану водіями роботу, про використання автотранспорту, а також для списання ПММ. Тому сільгосппідприємства можуть використовувати подорожні листи типової форми № 2-ТН, уключивши їх до переліку форм первинних документів, що використовуються на підприємстві, і закріпивши це рішення в своїй обліковій політиці.

Етап 6. Після закінчення зміни комбайнер передає завідувачеві току талони шофера й отримує від нього Виписку з реєстру про намолот зерна та зібрану площу (сельхозучет, форма № 67а, затверджена Наказом № 269-1).

Спосіб 2. Застосування реєстрів

Застосування Реєстру відправлення зерна та іншої продукції з поля (сельхозучет, форма № 77, затверджена Наказом № 269-2) передбачає чітку організацію робіт зі збирання зернових культур шляхом закріплення за кожним комбайном для перевезення зерна конкретного транспортного засобу. Рух документів за цим способом здійснюється так.

Етап 1. У бухгалтерії господарства бланки реєстрів послідовно нумеруються (по три примірники під одним номером), зшиваються у вигляді блокнотів, у кінці підшивки підписуються керівником, головним бухгалтером і скріпляються печаткою підприємства. Перед видачою в реєстрах зазначають найменування підприємства та прізвище комбайнера. Отримуючи реєстр, комбайнери розписуються в спеціальній відомості (журналі) на видачу реєстрів.

Етап 2. Щодня на початку зміни (при першому завантаженні автомашини, трактора) комбайнер виписує на кожен транспортний засіб реєстр у трьох примірниках. У ньому він зазначає: номер бригади, дату, номер поля, П. І. Б. шофера, номер транспортного засобу, бункерну масу зерна. Перший примірник реєстру з підписом водія комбайнер залишає в себе, а другий і третій видає водієві.

Під час подальших завантажень автомобілів зерном комбайнер протягом робочого дня записує в примірники реєстрів на конкретних водіїв бункерну масу зерна та вимагає від них підпису про прийняття зерна для перевезення. Водій записує у свій примірник реєстру на конкретного комбайнера ту саму бункерну масу зерна, і комбайнер підтверджує своїм підписом.

Етап 3. Доставивши зерно на тік, водій передає третій примірник реєстрів завтоком, який проставляє в них кількість отриманого зерна, а другий примірник залишає в себе. Завідуючий током (вагар) визначає масу зерна, яке надійшло від комбайна на тік або до комори, і записує її у свій примірник реєстру на конкретний комбайн і конкретного водія, а в примірнику реєстру, що залишається у водія – масу автомобіля із зерном (брутто) та прийнятого зерна (нетто), засвідчуючи це своїм підписом. Водій, у свою чергу, ставить свій підпис у реєстрі завідуючого током (вагаря).

За зміну у водія буде стільки других примірників реєстрів, скільки комбайнів завантажували його машину зерном. У завідувача току буде декілька третіх примірників реєстрів, залежно від кількості комбайнерів, зайнятих на збиранні врожаю, і водіїв, які доставляли зерно.

Етап 4. На підставі реєстрів на приймання та вибуття зерна завтоком складає по кожній культурі і сорту Відомість руху зерна та іншої продукції (сельхозучет, форма № 80, затверджена Наказом № 269-2). Щодня цю відомість разом із доданими до неї первинними документами подають до бухгалтерії.

Спосіб 3. Застосування путівок

Цей спосіб зручний у разі, якщо за комбайнами не закріплено постійного автотранспорту, і в разі збирання врожаю сортових культур на сортоділянках.

Етап 1. Перед початком збиральних робіт комбайнер отримує в бухгалтерії блокноти путівок на вивезення продукції з поля, розписуючись у спеціальній відомості (журналі). Бланки путівок (сельхозучет, форма № 77а, затверджена Наказом № 269-2) заздалегідь нумеруються (по три примірники під одним номером), перед видачею в них зазначаються: найменування підприємства, номер путівки, прізвище комбайнера, марка і номер комбайна. У кінці блокнота ставляться підписи керівника і головного бухгалтера, які скріпляються печаткою підприємства.

Етап 2. Комбайнер під час кожного розвантаження заповнює три примірники путівок (під одним номером), зазначає в них дату, вид і сорт продукції, місце її відправлення, номер автомашини, П. І. Б. водія, його табельний номер, бункерну масу зерна і ставить свій підпис. Комбайнер передає заповнену путівку водієві, який розписується в отриманні зерна в усіх трьох примірниках. Два примірники він віддає водієві, а третій залишає в себе.

Етап 3. Зерно, доставлене водієм на тік, зважується вагарем. Водій передає йому другий і третій примірники путівки, у яких вагар проставляє вагу (брутто, тара, нетто) і ставить свій підпис, а потім записує дані в журналі вагаря. Після цього він передає обидва примірники путівок завідувачеві току, який залишає третій примірник у себе для звіту, а другий з позначкою «тік» повертає водієві.

Комбайнери та водії використовують примірники реєстрів (спосіб 2) і путівок (спосіб 3), що залишилися в них, для заповнення первинних документів за порядком, аналогічним способу 1. Незалежно від обраного способу обліку врожаю, не пізніше наступного дня всі документи з обліку зерна передаються до бухгалтерії. Там їх щодня обробляють, порівнюючи дані путівок, реєстрів, талонів, відомостей про кількість кожної партії зерна з кількістю, зазначеною в місцях його зберігання або перероблення (на токах, складах, млинах тощо).

Висновки

1. Метод обліку врожаю зернових за допомогою талонів є на сьогодні найбільш прогресивним. Однак він вимагає чіткої організації роботи всіх осіб, задіяних у процесі збирання врожаю зерна та, відповідно, суворого дотримання документообігу. Оприбуткування продукції зернових культур з поля за допомогою талонів спрощує обліковий процес, дає змогу уникнути кількаразового повторювання записів у документах і зменшує кількість первинних документів, а одержане зерно оприбутковують за реєстром приймання зерна від водія.

2. У разі використання путівок на вивезення продукції з поля не вимагається закріплення транспортних засобів за комбайном, тоді як у разі застосування реєстрів відправки зерна та іншої продукції з поля за кожним комбайном закріплюють конкретні автомобілі для вивезення врожаю. Проте за цим способом за день збирається велика кількість документів, що ускладнює їх обробку та часто призводить до помилок. Застосування цього методу найбільш раціональне для оприбуткування зернової продукції різних сортів, гібридів, коли потрібно їх обліковувати окремо для подальшого зберігання та реалізації.

3. Після подання комбайнером, водієм і завтоком документів у бухгалтерію підприємства працівники облікового апарату роблять їх взаємозвірку і перевіряють правильність оприбуткування продукції та суми нарахованої оплати праці. Таким чином здійснюється тристоронній контроль за рухом зернової продукції, що перевіряється бухгалтерією.

Також читайте:

«Оприбутковуємо зерно: виробнича VS справедлива вартість»
«Доробка зерна на току підприємства»