Сбор зерновых культур: выбираем оптимальный способ документирования

03.08.2023 4556 0 6

Из этой статьи вы узнаете: о возможных вариантах организации документального оформления поступления зерна.

Возможный выбор

Для документального оформления поступления и движения полученного зерна сельхозпредприятия применяют формы, утвержденные еще в 70-х годах прошлого столетия, ведь новых форм на сегодня нет. Так, согласно постановлению Верховной Рады от 12.09.91 г. № 1545-ХІІ считаются действующими, в частности, приказы Минсельхоза СССР от 16.05.77 г. № 269-1 (далее – Приказ № 269-1) и от 24.11.72 г. № 269-2 (далее – Приказ № 269-2). Вместе с тем сельхозпредприятия могут также самостоятельно разработать формы первичных и сводных учетных документов (в т. ч. в электронной форме) с указанием обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-ХIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Возможны три варианта документирования отправки зерна с поля на ток или зерносклад: с помощью талонов, путевок или реестров приема зерна. Каждое сельхозпредприятие по собственному усмотрению выбирает оптимальный для себя вариант. А для того чтобы облегчить выбор, мы рассмотрим каждый из них.

Способ 1. Применение талонов

Согласно этому варианту учета полученной зерновой продукции применяются: Талон комбайнера (сельхозучет, форма № 77в, утвержденная Приказом № 291-1), Талон шофера (сельхозучет, форма № 77б, утвержденная Приказом № 291-1) и специальные реестры (сельхозучет, формы № 71а и № 78а, утвержденные Приказом № 291-1). Талоны изготовляют из плотной бумаги разного цвета для комбайнера и шофера, что облегчает дальнейшую учетную работу с ними. Порядок документирования операций по сбору зерновых условно можно разделить на шесть этапов.

Этап 1. До начала сбора урожая талоны следует заполнить, указав название предприятия, фамилию комбайнера (шофера), его табельный номер, номер агрегата (комбайна, машины, трактора). Талоны, подписанные главным бухгалтером, скрепляются печатью и регистрируются в Журнале учета выданных талонов (сельхозучет, форма № 188, утвержденная Приказом № 269-1).

Этап 2. Во время разгрузки зерна с комбайна в автомобиль происходит обмен талонами. Поэтому у каждого комбайнера и водителя (тракториста) будет столько талонов, сколько бункеров зерна принято и загружено для перевозки, поскольку один талон предназначен для учета одного полного бункера зерна.

Если отправляется неполный бункер, то комбайнер обязан отметить в талоне его фактический объем (например, 0,5 или 0,25), заверив данные своей подписью. Также водитель и комбайнер указывают в своих талонах вид полученного зерна, номер поля и дату загрузки. Для полной загрузки автомобиля шофер может забирать зерно от нескольких комбайнов. В таком случае он обязательно обменивается талонами с комбайнерами.

Этап 3. Водитель отвозит зерно на ток, где оно взвешивается и устанавливается масса брутто, тары и нетто. Данные записывают в Реестре прием зерна весовщиком (сельхозучет, форма № 78а), который ведется в одном экземпляре. Этот реестр открывают ежедневно на каждую культуру и ее сорт. Заведующий током записывает туда номера талонов, принятых от водителя, фамилию водителя, который доставил зерно, марку и номер автомашины, ее вес с зерном (брутто), вес без зерна (тара), вес брутто за вычетом тары (нетто). Водитель подтверждает своей подписью количество сданного на ток зерна, после чего эти данные регистрируются в журнале весовщика, который является основанием для оприходования зерна.

В конце рабочего дня заведующий током (весовщик) подсчитывает в реестрах общую массу принятого за день зерна и записывает итоги в Ведомость движения зерна и другой продукции (сельхозучет, форма № 80, утвержденная Приказом № 269-2), а затем не позднее следующего дня передает в бухгалтерию хозяйства полученные талоны (сельхозучет, формы № 77б и № 77в) вместе с Ведомостью и приложенными к ней реестрами (сельхозучет, форма № 78а).

Этап 4. После взвешивания водитель передает заведующему током (весовщику) талоны, полученные от комбайнера, и свой Реестр (сельхозучет, форма № 71а), который ежедневно выписывает бухгалтерия. Такой реестр ведут в одном экземпляре на каждого водителя, у которого он и находится в течение всего рабочего дня. В этот документ заведующий током (весовщик) записывает номера талонов комбайнера, название культуры, массу фактически принятого зерна в килограммах, номер поля, расстояние перевозки. Подписанный реестр возвращают водителю.

Этап 5. Водитель (тракторист) на основании своего Реестра (сельхозучет, форма № 71а) ежедневно вносит данные о количестве перевезенного зерна (в кг), количестве поездок, расстоянии перевозки или в Путевой лист грузового автомобиля (типовая форма № 2-ТН, утвержденная приказом Минстата и Минтранса от 29.12.95 г. № 488/346), или в Путевой лист тракториста (сельхозучет, форма № 68, утвержденная Приказом № 269-2).

Обращаем внимание: согласно совместному приказу Мининфраструктуры и Минэкономики от 10.12.13 г. № 1005/1454 признан утратившим силу Приказ № 488/346, а следовательно, и типовая форма № 2-ТН. Вместе с тем такой документ нужен для фиксации данных о выполненной водителями работе, об использовании автотранспорта, а также для списания ГСМ. Поэтому сельхозпредприятия могут использовать путевые листы типовой формы № 2-ТН, включив их в перечень форм первичных документов, которые используются на предприятии, и закрепив это решение в своей учетной политике.

Этап 6. После окончания смены комбайнер передает заведующему током талоны шофера и получает от него Выписку из реестра о намолоте зерна и обранной площади (сельхозучет, форма № 67а, утвержденная Приказом № 269-1).

Способ 2. Применение реестров

Применение Реестра отправки зерна и другой продукции с поля (сельхозучет, форма № 77, утвержденная Приказом № 269-2) предусматривает четкую организацию работ по сбору зерновых культур путем закрепления за каждым комбайном для перевозки зерна конкретного транспортного средства. Движение документов по этому способу осуществляется так.

Этап 1. В бухгалтерии хозяйства бланки реестров последовательно нумеруются (по три экземпляра под одним номером), сшиваются в виде блокнотов, в конце подшивки подписываются руководителем, главным бухгалтером и скрепляются печатью предприятия. Перед выдачей в реестрах указывают наименование предприятия и фамилию комбайнера. Получая реестр, комбайнеры расписываются в специальной ведомости (журнале) на выдачу реестров.

Этап 2. Ежедневно в начале смены (при первой загрузке автомашины, трактора) комбайнер выписывает на каждое транспортное средство реестр в трех экземплярах. В нем он указывает: номер бригады, дату, номер поля, Ф. И. О. шофера, номер транспортного средства, бункерную массу зерна. Первый экземпляр реестра с подписью водителя комбайнер оставляет у себя, а второй и третий выдает водителю.

Во время дальнейших загрузок автомобилей зерном комбайнер в течение рабочего дня записывает в экземпляры реестров на конкретных водителей бункерную массу зерна и требует от них подписи о приеме зерна для перевозки. Водитель записывает в свой экземпляр реестра на конкретного комбайнера одну и ту же бункерную массу зерна, и комбайнер подтверждает своей подписью.

Этап 3. Доставив зерно на ток, водитель передает третий экземпляр реестров завтоком, который проставляет в них количество полученного зерна, а второй экземпляр оставляет у себя. Заведующий током (весовщик) определяет массу зерна, поступившего от комбайна на ток или в амбар, и записывает ее в свой экземпляр реестра на конкретный комбайн и конкретного водителя, а в экземпляре реестра, который остается у водителя – массу автомобиля с зерном (брутто) так принятого зерна (нетто), удостоверяя это своей подписью. Водитель, в свою очередь, ставит свою подпись в реестре заведующего током (весовщика).

За смену у водителя будет столько вторых экземпляров реестров, сколько комбайнов загружали его машину зерном. У заведующего током будет несколько третьих экземпляров реестров, в зависимости от количества комбайнеров, занятых на сборе урожая, и водителей, которые доставляли зерно.

Этап 4. На основании реестров на прием и выбытие зерна завтоком составляет по каждой культуре и сорту Ведомость движения зерна и другой продукции (сельхозучет, форма № 80, утвержденная Приказом № 269-2). Ежедневно эту ведомость вместе с приложенными к ней первичными документами подают в бухгалтерию.

Способ 3. Применение путевок

Этот способ удобен в случае, если за комбайнами не закреплен постоянный автотранспорт, и в случае сбора урожая сортовых культур на сортоучастках.

Этап 1. Перед началом уборочных работ комбайнер получает в бухгалтерии блокноты путевок на вывоз продукции с поля, расписываясь в специальной ведомости (журнале). Бланки путевок (сельхозучет, форма № 77а, утвержденная Приказом № 269-2) заранее нумеруются (по три экземпляра под одним номером), перед выдачей в них указываются: наименование предприятия, номер путевки, фамилия комбайнера, марка и номер комбайна. В конце блокнота ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, которые скрепляются печатью предприятия.

Этап 2. Комбайнер во время каждой разгрузки заполняет три экземпляра путевок (под одним номером), указывает в них дату, вид и сорт продукции, место ее отправки, номер автомашины, Ф. И. О. водителя, его табельный номер, бункерную массу зерна и ставит свою подпись. Комбайнер передает заполненные путевки водителю, который расписывается в получении зерна во всех трех экземплярах. Два экземпляра он отдает водителю, а третий оставляет у себя.

Этап 3. Зерно, доставленное водителем на ток, взвешивается весовщиком. Водитель передает ему второй и третий экземпляры путевки, в которых весовщик проставляет вес (брутто, тара, нетто) и ставит свою подпись, а потом записывает данные в журнале весовщика. После этого он передает оба экземпляра путевок заведующему током, который оставляет третий экземпляр у себя для отчета, а второй с отметкой «ток» возвращает водителю.

Комбайнеры и водители используют экземпляры реестров (способ 2) и путевок (способ 3), которые остались у них, для заполнения первичных документов согласно порядку, аналогично способу 1. Независимо от выбранного способа учета урожая, не позднее следующего дня все документы по учету зерна передаются в бухгалтерию. Там их ежедневно обрабатывают, сравнивая данные путевок, реестров, талонов, ведомостей о количестве каждой партии зерна с количеством, указанным в местах его хранения или переработки (на токах, складах, мельницах и т. п.).

Выводы

1. Метод учета урожая зерновых с помощью талонов является на сегодня наиболее прогрессивным. Однако он требует четкой организации работы всех лиц, задействованных в процессе сбора урожая зерна и соответственно строгого соблюдения документооборота. Оприходование продукции зерновых культур с поля с помощью талонов упрощает учетный процесс, дает возможность избежать неоднократного повторения записей в документах и уменьшает количество первичных документов, а полученное зерно оприходуют по реестру приема зерна от водителя.

2. В случае использования путевок на вывоз продукции с поля не требуется закрепления транспортных средств за комбайном, тогда как в случае применения реестров отправки зерна и другой продукции с поля за каждым комбайном закрепляют конкретные автомобили для вывоза урожая. Однако по этому способу за день собирается большое количество документов, что усложняет их обработку и часто приводит к ошибкам. Применение этого метода наиболее рационально для оприходования зерновой продукции разных сортов, гибридов, когда нужно их учитывать отдельно для дальнейшего хранения и реализации.

3. После представления комбайнером, водителем и завтоком документов в бухгалтерию предприятия работники учетного аппарата делают их взаимосверку и проверяют правильность оприходования продукции и суммы начисленной оплаты труда. Таким образом, осуществляется трехсторонний контроль за движением зерновой продукции, который проверяется бухгалтерией.

зерновые культуры документальное оформление растениеводство первичный документ аналитический учет