Чи потрібно укладати договір про повну матеріальну відповідальність з підзвітною особою?

Підприємство планує видати під звіт значну суму готівки для закупівлі сільгосппродукції в населення. Чи укладати з такою підзвітною особою договір про повну матеріальну відповідальність?

За загальним правилом матеріальна відповідальність працівника – це вид відповідальності, який полягає в обов’язку працівника відшкодувати в установленому законом порядку і розмірах шкоду, заподіяну підприємству, де він працює, унаслідок невиконання чи неналежного виконання без поважних причин трудових обов’язків.

Частина друга ст. 131 та ст. 139 КЗпП прямо зобов’язують працівника бережливо ставитися до майна підприємства та вживати заходів щодо запобігання шкоді, дбайливо ставитися до майна власника, з яким укладено трудовий договір. У ст. 130 КЗпП зазначається, що працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну ними підприємству порушенням покладених на них трудових обов’язків.

Зрозуміло, що в разі видачі готівки під звіт підприємство повинне мати гарантії цільового використання коштів і повернення невикористаних таких сум. Уже сам статус підзвітної особи підприємства передбачає, з одного боку, право підприємства вимагати відшкодування грошових витрат і завданого підприємству збитку з вини такої особи, а з іншого – право особи вимагати від підприємства відшкодування витрачених особистих грошей. Цей правовий аспект відносин може вирішуватись укладенням договору про повну матеріальну відповідальність з особами, уповноваженими підприємством придбавати матеріальні цінності для нього.

Водночас трудове законодавство, захищаючи права працівників, установлює певні обмеження щодо їх матеріальної відповідальності. Одним із них є обмеження сфери застосування договорів про повну матеріальну відповідальність. Так, згідно зі ст. 135¹ КЗпП письмовий договір про повну матеріальну відповідальність може бути укладено підприємством із працівниками (що досягли вісімнадцятирічного віку), які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджуються в порядку, який визначається Кабміном. На сьогодні діє Перелік посад і робіт, затверджений ще постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24 (далі – Перелік № 477/24) (див. лист Мінпраці та соцполітики від 27.05.08 р. № 146/06/186-88).

Ознайомившись із цим Переліком, доходимо висновку, що договори про матвідповідальність із зазначеними працівниками укладаються ще під час прийняття їх на роботу (або переведенні на відповідну посаду).

Якщо ж ідеться про видачу коштів під звіт для закупівлі сільгосппродукції в населення, яку підзвітна особа зобов’язана придбати і здати на склад, то якщо її посада входить до Переліку № 447/24, з нею договір про повну матеріальну відповідальність має бути укладений. Проте його укладення пов’язується не безпосередньо з видачею коштів під звіт, а з фактом прийняття такої особи на посаду з відповідними обов’язками. Адже, як правило, на виконання такого господарського доручення направляються матеріально відповідальні особи (завфермою, головний бригадир тощо).

А ось із працівниками, які не працюють на посадах або не виконують роботи, зазначені в Переліку № 447/24, укладати договори про матеріальну відповідальність не можна взагалі. Адже умови такого договору будуть недійсними з огляду на ст. 9 КЗпП. Наприклад, з економістом, який відповідно до посадових обов’язків безпосередньо не виконує робіт, пов’язаних зі збереженням цінностей, укладення договору про повну матвідповідальність не лише не потрібне, а й не можливе.

Проте слід зважити на п. 2 ст. 134 КЗпП, який передбачає матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної працівником підприємству, установі, організації, у разі якщо майно та інші цінності були одержані ним під звіт за разовою довіреністю або іншим разовим документом. У нашій ситуації таким документом вважатиметься розпорядження керівника про видачу готівки під звіт, закупівельний акт, що підтверджує отримання сільгосппродукції у населення тощо.

Отже, якщо працівникові видано під звіт кошти, то він несе відповідальність за них у повному розмірі – незалежно від того, чи укладено з ним договір про матеріальну відповідальність. Його відповідальність настає в момент отримання авансу на цільові витрати і діє протягом певного часу, а саме до моменту подання бухгалтеру документально підтвердженого звіту про їх використання.