Ежегодные отпуска: самые актуальные вопросы

Как уйти в отпуск в 2019

Лето – сезон массовых отпусков. Накануне отпускной кампании у сотрудников кадровых и бухгалтерских служб возникает большое количество вопросов. Мы собрали самые распространенные вопросы, которые вы чаще всего задаете нам на консультационной линии.

Сокращения в таблице:

• КЗоТ – Кодекс законов о труде;
• КУоАП – Кодекс законов об административных правонарушениях;
• Конвенция № 132 – Конвенция об оплачиваемых отпусках от 24.06.70 г. № 132, ратифицированная Законом от 29.05.01 г. № 2481-III;
• Закон № 504 – Закон от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках»;
• Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 (далее – Инструкция № 492);
• Порядок № 100 – Порядок, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100;
• Порядок № 509 – Порядок наложения штрафов за нарушение законодательства о труде и занятости населения, утвержденный постановлением КМУ от 17.07.13 г. № 509;
• Порядок № 557 – Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.17 г. № 557.

Обязательно ли составлять на предприятии график отпусков? В какой форме составляется график? Что грозит предприятию за его отсутствие?

Да, обязательно.

Такая обязанность работодателя следует из требований ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона № 504. Там предусмотрено, что очередность предоставления отпусков работникам определяется графиками, а конкретное время отпуска в пределах сроков, указанных в графике, согласовывается между работником и работодателем.

Типовой формы графика отпусков не установлено, поэтому график составляется в произвольной форме (см. разъяснение Минсоцполитики в письме от 29.07.15 г. № 191/10/136-15).

Отсутствие на предприятии графика отпусков чревато штрафами, а именно:

• к работодателю могут применить штраф в размере 1 МЗП (3 723 грн.), предусмотренный ст. 265 КЗоТ;
• к должностным лицам предприятия – административный штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.) на основании ст. 41 КУоАП.

Имеет ли право на ежегодный отпуск работник, который проработал на предприятии менее 6 месяцев?

Да, имеет. При этом в общем случае продолжительность отпуска рассчитывается пропорционально отработанному времени. Такое правило установлено ч. 5 и 6 ст. 10 Закона № 504.

Однако из этого правила есть исключения. В ч. 7 ст. 10 Закона № 504 названы случаи, когда работникам, проработавшим менее шести месяцев, может быть предоставлен отпуск полной продолжительности. Так, полный отпуск предоставляется:

• женщинам перед декретным отпуском или после него, а также женщинам, которые имеют двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;
• лицам с инвалидностью;
• лицам в возрасте до 18 лет;
• мужчинам, жены которых находятся в отпуске в связи с беременностью и родами;
• лицам, уволенным после прохождения срочной военной службы, военной службы по призыву во время мобилизации на особый период, военной службы по призыву лиц офицерского состава или альтернативной (невоенной) службы, если после освобождения со службы они были приняты на работу на протяжении трех месяцев, не учитывая времени проезда к месту проживания;
• совместителям – одновременно с отпуском на основном месте работы;
• работникам, которые успешно учатся в учебных заведениях и желают присоединить отпуск к времени сдачи экзаменов, зачетов, написания дипломных, курсовых, лабораторных и других работ, предусмотренных учебной программой;
• работникам, которые не использовали на предыдущем месте работы полностью или частично ежегодный основной отпуск и не получили за него денежной компенсации;
• работникам, которые имеют путевку (курсовку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лечения;
• родителям – воспитателям детских домов семейного типа;
• в других случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Можно ли выплатить отпускные работнику после отпуска, а не за три дня до его начала?

В принципе можно.

По общему правилу зарплата работникам за время ежегодного отпуска (т. е. отпускные) должна выплачиваться не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 21 Закона № 504).

В то же время работодателю следует знать: в Конвенции № 132 (п. 2 ст. 7) сказано, что отпускные выплачиваются работнику до отпуска, если иное не предусмотрено в соглашении между работником и работодателем. То есть Конвенция допускает выплату отпускных в сроки, отличные от установленных национальным законодательством стран-участниц.

Напоминаем, что правила международных договоров имеют приоритет перед правилами национального законодательства (ст. 81 КЗоТ). Таким образом, украинский работодатель на законном основании может применить п. 2 ст. 7 Конвенции № 132 вместо ст. 21 Закона № 504.

Важный нюанс: не забудьте, что иной срок выплаты отпускных должен быть предусмотрен соглашением между работодателем и работником. Как такое соглашение оформить? Работник может указать этот момент в своем заявлении на предоставление отпуска, а работодатель – в приказе о предоставлении отпуска. Разъяснения Минсоцполитики по этому вопросу приведены в письме от 05.01.12 г. № 7/13/133-12.

Может ли очередной отпуск начинаться в выходной день?

Да, может, поскольку законодательством это не запрещено.

В КЗоТе, в Законе № 504 или в иных нормативно-правовых актах не установлено ограничений по поводу начала ежегодного отпуска с выходного дня (с субботы или воскресенья).

Ежегодный отпуск предоставляется работнику согласно графику отпусков. Например, в графике может быть указан период: вторая половина июня – июль. А конкретная дата начала отпуска в этом периоде согласовывается между сотрудником и работодателем (ст. 79 КЗоТ). При этом отпуск может начинаться как с рабочего дня, так и с выходного, праздничного или нерабочего дня, если стороны об этом договорятся (если так удобно работнику и/или работодателю).

Отметим, что с практической точки зрения помех для предоставления сотруднику отпуска с выходного дня тоже не возникает. Приказ о предоставлении ежегодного отпуска в любом случае оформляется до начала отпуска. Поэтому приказ необходимо издать в рабочий день, а уже в самом приказе – указать, с какой даты начинается ежегодный отпуск.

Сотрудник хочет взять отпуск частями. Обязательно ли первая часть отпуска должна составлять не менее 14 дней?

Нет, не обязательно первая.

По правилам ч. 6 ст. 79 КЗоТ и ч. 1 ст. 12 Закона № 504 работодатель имеет право предоставить отпуск работнику частями, но при условии, что основная непрерывная часть отпуска составит не менее 14 дней. Другие же части отпуска могут быть любой продолжительности. При этом не сказано, что именно первая часть отпуска должна составлять 14 дней. Например, если сотруднику положено 24 календарных дня (далее – к. д.) ежегодного отпуска, то эти дни могут быть разбиты, допустим, так: первая часть отпуска – 5 дней, вторая – 14, а третья – 5 дней.

Однако напомним, что предоставление работнику отпуска частями – это право, а не обязанность работодателя. Поэтому работодатель может и не согласиться делить ежегодный отпуск в такой очередности, как того просит сотрудник. Работодатель имеет полномочия предложить работнику свой вариант, как разбить его отпуск на части, либо же вообще отказать работнику в его просьбе разделить отпуск и предоставить ежегодный отпуск сразу полной продолжительности (см. также письмо Минсоцполитики от 06.07.13 г. № 290/13/116-13, далее – Письмо № 290).

Как правильно указать в приказе период, за который предоставляется ежегодный отпуск, если работник не ходил в отпуск более двух лет?

Неиспользованные дни ежегодного отпуска за прошлые годы предоставляются в таком же порядке, как и ежегодные отпуска за текущий год. Напомним, что ежегодный отпуск предоставляется за рабочий, а не за календарный год.

Для справки. Рабочий год длится 12 месяцев, но исчисляется не с 1 января, а с даты поступления работника на данное предприятие. Поэтому в приказе указывается:

• продолжительность ежегодного отпуска;
• рабочий год (рабочие годы), за которые предоставляется ежегодный отпуск.

Будьте внимательны! Надо указать не текущий рабочий год, в котором предоставляется отпуск, а тот рабочий год (годы), за который предоставляемый отпуск был заработан.

Например, бухгалтер Мартиненко поступила на предприятие 04.03.11 г., последние два года не брала ежегодный отпуск. Сейчас хочет отгулять отпуск за один рабочий год. Формулировка в приказе может быть такой: «Предоставить Мартиненко Софии Дмитриевне, бухгалтеру, ежегодный отпуск с 04.06.18 г. по 27.06.18 г. продолжительностью 24 к. д. за период работы с 04.03.15 г. по 03.03.16 г.».

Включается ли период отпуска за свой счет в стаж работы, который дает право на ежегодный отпуск?

Да, это прямо предусмотрено в п. 4 ч. 1 ст. 9 Закона № 504. Но есть ограничение: в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, можно включить только то количество дней отпуска за свой счет, на которое работник имеет право по закону.

Например, в общем случае это не более 15 к. д. в году (ст. 26 Закона № 504). А есть категории работников, которые имеют право на отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью более 15 к. д. в году (ст. 25 Закона № 504). К примеру, пенсионеры по возрасту: им может предоставляться до 60 к. д. отпуска за свой счет ежегодно. Если пенсионер использует за год все эти 60 дней, то все эти дни включаются ему в стаж, дающий право на ежегодный отпуск.

А если работник будет находиться в отпуске за свой счет свыше положенных ему календарных дней в году, то все «лишние» дни не войдут в стаж, дающий право на очередной отпуск.

Напомним, что предоставление сотруднику отпуска за свой счет большей продолжительности, чем ему положено, считается нарушением трудового законодательства (письмо Минсоцполитики от 29.04.16 г. № 243/13/116-16).

В каких случаях можно досрочно отозвать работника из отпуска и как это правильно оформить?

Основания, когда работодатель может отозвать работника из ежегодного отпуска, предусмотрены в ч. 8 ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона № 504. В частности, это возможно при соблюдении одновременно двух условий, когда:

• во-первых, имеются законные основания для отзыва работника из отпуска (для предотвращения стихийного бедствия, производственной аварии или немедленного устранения их последствий, для предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия);
• во-вторых, работник согласен прервать свой ежегодный отпуск.

Неиспользованную часть отпуска работодатель должен предоставить работнику до конца рабочего года или в крайнем случае – в течение следующего рабочего года (ч. 2 ст. 12 Закона № 504, Письмо № 290).

Оформить отзыв из ежегодного отпуска необходимо приказом или распоряжением. А свое согласие на отзыв работник должен подтвердить в письменном виде. Это может быть заявление или согласительная надпись в приказе (распоряжении).

Отметим, что в случае отзыва работника из отпуска без законных на то оснований работодателя могут привлечь к финансовой ответственности (ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Штраф за такое нарушение составляет 1 МЗП (3 723 грн.), а его должностных лиц – к административной ответственности (ст. 41 КУоАП). Размер админштрафа за такое нарушение – от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.).

Если работник во время отпуска заболел, переносится ли отпуск на другое время и как это оформить?

Да, в случае болезни работника отпуск переносится или продлевается. Такое правило предусмотрено ст. 11 Закона № 504. Оформляется такое продление или перенос приказом работодателя. Основанием для издания приказа являются: заявление работника и надлежащим образом оформленный листок нетрудоспособности (разъяснение Минтруда по данному вопросу приведено в письме от 20.08.10 г. № 233/18/99-10).

Директор или главный бухгалтер идет в отпуск: кого и в каких случаях нужно уведомлять о назначении их временных заместителей?

Уведомлять госорганы о временных заместителях директора или главного бухгалтера необходимо в случае, если эти лица будут подписывать:

• налоговую отчетность;
• банковские документы.

Так, если временный заместитель директора или главбуха будет подписывать налоговую отчетность, то на него необходимо получить отдельную электронную цифровую подпись (далее – ЭЦП) (ведь отчетность в электронном виде скрепляется подписями директора и главбуха).

Помните! Временный заместитель не может пользоваться ЭЦП директора/главбуха. Для предоставления права подписи временному заместителю директора/главбуха нужно обратиться в центр сертификации ключей и получить еще один ключ. Однако ключ директора/главбуха на период отпуска отменять не нужно.

О предоставлении права подписи (хотя и временно) другому лицу следует уведомить орган ГФС. Уведомление о новом сертификате открытых ключей для временного заместителя директора нужно отправить в электронном виде (п. 11 разд. III Порядка № 557; ОИР, категория 135.3). Форма такого уведомления приведена в приложении 2 к Порядку № 557. В уведомление вносится информация о подписанте (т. е. о временном заместителе директора или главбуха), которому предоставляется право подписи электронных документов. На сформированное уведомление налагается ЭЦП всех лиц, указанных в уведомлении, в порядке очередности их внесения в уведомление. Если же информация подается об одном подписанте, тогда только его ЭЦП налагается. А после ЭЦП подписантов (подписанта) налагается ЭЦП руководителя. В последнюю очередь уведомление скрепляется электронной печатью (при наличии) (п. 12 разд. III Порядка).

Чтобы временный заместитель директора или главбуха мог подписывать финансовые документы, образец подписи временного заместителя придется передать в банк. Для этого в банк нужно подать дополнительную карточку с образцом подписи временно исполняющего обязанности директора/главбуха, заверенную в установленном порядке (п. 18.8, 18.11 Инструкции № 492).

Не нужно уведомлять о временном заместителе директора или главбуха госрегистратора и орган ГФС по форме № 1-ОП.

Какой продолжительности полагается отпуск совместителям и лицам, работающим неполное рабочее время?

Совместители имеют такое же право на отпуск, как и работники, для которых это основное место работы. Такой вывод следует из ст. 2 Закона № 504, где сказано, что право на отпуск имеют все граждане, состоящие в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями или же работающие по трудовому договору у физлица. Никаких исключений для совместителей в данном вопросе трудовое законодательство не делает. Поэтому и продолжительность отпуска для совместителей – такая же, как и для основных работников (по общему правилу не менее 24 к. д.). Разъяснения Минсоцполитики по данному вопросу приведены в письме от 12.09.16 г. № 1294/13/84-16

Работники с неполным рабочим временем также имеют законное право на отпуск полной продолжительности, которая предусмотрена на данном предприятии (не менее 24 к. д.). Режим неполного рабочего времени никак не влияет на продолжительность ежегодного отпуска.

Важный нюанс: речь идет о продолжительности основного ежегодного отпуска. А ведь есть еще дополнительные ежегодные отпуска (за работу с вредными и тяжелыми условиями труда – ст. 7 Закона № 504 и за особый характер работы – ст. 8 Закона № 504). Продолжительность этих отпусков зависит от того, сколько времени работник занят в таких условиях. И здесь, конечно, неполное рабочее время работника может повлиять на продолжительность его дополнительного ежегодного отпуска. А конкретная продолжительность этих видов отпусков устанавливается коллективным или трудовым договором.

Имеют ли право на ежегодный отпуск сезонные работники и лица, работающие по срочному трудовому договору? И если да, то какой продолжительности?

Да, сезонные и временные работники имеют право на ежегодный отпуск согласно ч. 9 ст. 6 Закона № 504. Продолжительность их отпуска рассчитывается пропорционально отработанному времени.

При увольнении таким работникам выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска (ст. 24 Закона № 504).

Важный нюанс! Часть 2 ст. 3 Закона № 504 предусматривает правило для случая, когда срок действия срочного договора истекает, работнику пора увольняться, а он желает взять ежегодный отпуск, который не успел использовать. В этом случае неиспользованный отпуск может по желанию работника предоставляться ему, даже если время отпуска полностью или частично превышает срок трудового договора. При этом действие срочного трудового договора продолжается до окончания отпуска.

Можно ли заменить часть ежегодного отпуска денежной компенсацией?

Да, можно, но при соблюдении определенных условий. А именно: работник обязан отгулять не менее 24 к. д. отпуска (ст. 24 Закона № 504).

Если у работника накопилось несколько отпусков, то из каждого отпуска он должен взять 24 к. д., тогда остальные дни отпуска ему можно компенсировать.

Например, продолжительность ежегодного отпуска работника составляет 31 к. д., из них 24 к. д. – основной отпуск и 7 к. д. – дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день. Значит, 24 к. д. работник должен отгулять, а за 7 к. д. ему можно выплатить денежную компенсацию.

Работник увольняется по переводу на другое предприятие. Сможет ли он на новом месте работы получить ежегодный отпуск, который не использовал на предыдущем предприятии?

Да, при выполнении определенных условий.

По общему правилу при увольнении по переводу на другое предприятие работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск. Получив компенсацию, работник не сможет на новом месте взять отпуск за период, отработанный у предыдущего работодателя. Это понятно.

Однако при увольнении по переводу работник вправе попросить, чтобы его компенсацию за неиспользованный отпуск перечислили на новое место работы. Эту просьбу он должен изложить в заявлении на увольнение. И тогда на новом месте он будет иметь право на все дни отпуска, не использованные на прежнем месте работы.

А чтобы новый работодатель знал, сколько дней отпуска не использовано, работнику при увольнении следует получить справку с расшифровкой, сколько дней отпуска он не использовал. Составляется такая справка в произвольной форме и обычно заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью (при наличии).

Вышеприведенные правила следуют из норм ч. 3 ст. 9, п. 8 ч. 7 ст. 10 Закона № 504. См. также разъяснение Минтруда в письме от 22.02.08 г. № 33/13/116-08.

Работник отгулял ежегодный отпуск наперед и решил уволиться. Как работодатель может получить обратно отпускные, выплаченные «авансом»?

Если работник увольняется до окончания рабочего года, за который он уже отгулял отпуск полной продолжительности и ему были выплачены отпускные, тогда работодатель имеет право удержать наперед выплаченные отпускные из зарплаты работника (ч. 1 ст. 22 Закона № 504).

Важный нюанс! В данной ситуации имеет значение причина увольнения работника. В ч. 2 ст. 22 Закона № 504 приведен исчерпывающий перечень оснований, когда удержание излишне выплаченных отпускных не производится, а именно когда увольнение связано: с призывом или приемом (поступлением) на военную службу, направлением на альтернативную (невоенную) службу (п. 3 ст. 36 КЗоТ); переводом с работника с его согласия на другое предприятие или переходом на выборную должность в случаях, предусмотренных законами Украины (п. 5 ст. 36 КЗоТ); отказом от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказом от продолжения работы в связи с существенным изменением условий труда (п. 6 ст. 36 КЗоТ); изменениями в организации производства и труда, в т. ч. ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников (п. 1 ст. 40 КЗоТ); выявлением несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации или состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы (п. 2 ст. 40 КЗоТ); неявкой на работу более четырех месяцев подряд из-за временной нетрудоспособности, не считая отпуска по беременности и родам, если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании (п. 5 ст. 40 КЗоТ); восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (п. 6 ст. 40 КЗоТ); направлением на обучение; выходом на пенсию (ст. 38 КЗоТ); смертью работника.

Если причина увольнения работника не входит в этот перечень, работодатель вправе удержать выплаченные наперед отпускные. Такое удержание производится на основании приказа работодателя.

Для справки. При выплате каждой зарплаты общий размер всех отчислений не может превышать 20 % (ст. 128 КЗоТ)!

Если удержать из зарплаты излишне выплаченные отпускные в полном объеме не удалось, тогда следует предложить работнику в добровольном порядке погасить всю сумму задолженности (внести наличными в кассу предприятия или перечислить на счет предприятия). А если работник откажется добровольно погасить задолженность, тогда работодатель смело может обращаться в суд с иском о взыскании излишне выплаченных отпускных. Иск можно подать в суд в течение года с момента увольнения работника (ст. 233 КЗоТ).

Работник, находясь в ежегодном отпуске, написал за две недели до окончания отпуска заявление об увольнении по собственному желанию. Как правильно оформить такое увольнение?

Напомним: согласно ст. 38 КЗоТ, работник имеет право расторгнуть договор, заключенный на неопределенный срок, письменно предупредив об этом работодателя за две недели.

В данной ситуации день увольнения работника по ст. 38 КЗоТ (увольнение по собственному желанию) приходится на последний день отпуска. То есть после отпуска сотрудник уже не выходит на работу.

Увольнение оформляется по общим правилам. То есть работодатель на основании заявления работника издает приказ об увольнении, с которым знакомит работника под подпись.

Важный нюанс! В последний день отпуска, он же день увольнения, следует произвести с работником окончательный расчет (выплатить зарплату за отработанное время, компенсацию за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска) и выдать ему трудовую книжку.

Какая предусмотрена ответственность за непредоставление работнику отпуска более 2 лет?

Запрещено не предоставлять работнику ежегодный отпуск (основной и дополнительные) более двух лет подряд (ч. 4 ст. 80 КЗоТ, ч. 5 ст. 11 Закона № 504). За такое нарушение работодателя могут привлечь к финансовой ответственности, а его должностных лиц (как правило, директора) – к административной ответственности.

Финансовая ответственность. Финансовые санкции налагаются согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ за «нарушение других требований трудового законодательства», штраф равен 1 МЗП (сейчас это 3 723 грн.). Если даже такое нарушение допущено в отношении нескольких сотрудников, то штраф работодатель должен заплатить один за всех. Ведь в данной норме не предусмотрено наложение штрафа за нарушения, допущенные в отношении каждого работника.

Сроков давности для применения финансовых санкций по ч. 2 ст. 265 КЗоТ не установлено. Единственное ограничение: эти штрафы могут применяться только за нарушения, которые совершены после 01.01.15 г. Ведь они были введены в КЗоТ именно с этой даты. Штрафы налагаются на работодателя на основании постановления органа Госруда – по правилам, предусмотренным Порядком № 509.

Административная ответственность. Данное нарушение подпадает под понятие «другие нарушения требований законодательства о труде» (ч. 1 ст. 41 КУоАП). Размер штрафа за такое нарушение – от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.). А за повторное нарушение на протяжении года после привлечения к административной ответственности или если такие нарушения совершены в отношении несовершеннолетнего работника, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет, воспитывающих ребенка до 14 лет или ребенка-инвалида (ч. 2 ст. 41 КУоАП), штраф составляет от 100 до 300 НМДГ (от 1 700 до 5 100 грн.).

Срок давности для применения админштрафов установлен ст. 38 КУоАП и составляет в данном случае: по разовым нарушениям – 3 месяца с момента их совершения, а по длящимся – 3 месяца с момента их обнаружения. Хотя в законодательстве нет четкого определения термина «длящееся правонарушение», мы считаем, что непредоставление отпуска более 2 лет подряд можно отнести к длящимся нарушениям. Ведь работодатель продолжает не исполнять свою обязанность, предусмотренную правовой нормой.

Наложить штраф по ст. 41 КУоАП может только суд (ст. 221 КУоАП) Однако органы Гоструда уполномочены составить протокол за такое нарушение (ст. 255 КУоАП).

При увольнении работнику не выплатили денежную компенсацию за все неиспользованные дни ежегодного отпуска. Какая предусмотрена ответственность за задержку выплаты такой компенсации?

По общему правилу в день увольнения работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет (ст. 47 КЗоТ). Работнику должны выплатить зарплату за отработанное время, компенсацию за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также выходное пособие (в случаях, определенных ст. 44 КЗоТ). О начисленных суммах, причитающихся работнику при увольнении, работодатель должен письменно уведомить работника перед выплатой указанных сумм (ст. 116 КЗоТ).

Если в день увольнения не произвести окончательный расчет с работником, то это чревато такими последствиями:

• работодатель должен будет выплатить работнику средний заработок за все время задержки выплаты, включая день фактического расчета (ст. 117 КЗоТ);
• на должностных лиц предприятия или работодателей-предпри­нимателей налагается административный штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.) (ст. 41 КУоАП);
• работодатель будет привлечен к финответственности по ст. 265 КЗоТ, которая предусматривает штраф за указанное нарушение в размере 1 МЗП (на сегодня это 3 723 грн.). Учтите, что если задержка выплат будет более чем на месяц или деньги будут выплачены не в полном объеме, это может обернуться более крупным штрафом – в размере 3 МЗП (11 169 грн.)

Как определить расчетный период для оплаты ежегодного отпуска?

В этом вопросе п. 2 разд. ІІ Порядка № 100.

Базой для оплаты ежегодного отпуска или для выплаты компенсации за дни неиспользованного отпуска является средний заработок за расчетный период.

В качестве расчетного периода берут:

• – в общем случае – последние 12 календарных месяцев работы перед месяцем, в котором предоставляется отпуск;
• – если работник отработал на предприятии менее календарного года – фактическое время работы с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация. Например, работник, который был принят на предприятие 06.11.17 г., хочет уйти в ежегодный отпуск в июле 2018 года. Расчетным периодом будет время с 01.12.17 г. по 30.06.18 г.

Если работник в расчетном периоде не имел полностью отработанного календарного месяца (с 1-го до 1-го числа), тогда среднюю зарплату следует исчислять исходя из должностного оклада (предпоследний абзац п. 4 Порядка № 100). По мнению Минсоцполитики, оклад берется на дату ухода в отпуск (письмо от 22.12.05 г. № 717/018/84-05).

Какие дни исключаются из расчетного периода?

Из расчетного периода исключаются дни, когда за работником в соответствии с действующим законодательством или по уважительным причинам не сохранялся полностью или сохранялся частично средний заработок или когда работник не работал по уважительным причинам (абзац шестой п. 2 Порядка № 100). В частности, это может быть время:

• отпуска по уходу за ребенком до 3 лет (6 лет);
• простоя предприятия не по вине работника с оплатой 2/3 оклада (тарифной ставки);
• работы в режиме неполного рабочего времени по независящим от работника причинам;
• отпуска без сохранения зарплаты, предоставленного согласно ст. 25 и 26 Закона № 504 и др.

Также из расчетного периода исключаются праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ (п. 7 разд. ІV Порядка № 100).

Не подлежат исключению из расчетного периода дни, когда работник не работал по своему желанию или по своей вине. В частности, это дни: простоя, если такой период был оплачен исходя из среднего заработка или простой случился по вине работника; прогулов; отпуска без сохранения зарплаты, если они предоставлены сверх норм, установленных ст. 25 и 26 Закона № 504.

Как рассчитываются отпускные?

Формула для расчета отпускных выглядит так:

Среднедневная зарплата за расчетный период х
х Количество календарных дней отпуска.

А чтобы узнать среднедневную зарплату, надо взять суммарный заработок за расчетный период и разделить на количество календарных дней в этом периоде, за вычетом дней, которые исключаются из расчетного периода (см. выше).

На какое количество календарных дней необходимо разделить оклад, если работник в расчетном периоде не имел полностью отработанного календарного месяца?

Свое мнение по этому поводу высказало только Минсоцполитики в письме от 08.05.13 г. № 498/13/84-13. Как ни странно, Гоструда – орган, который проводит проверки, по данному вопросу отмалчивается. И не известно, признает Гоструда правильной позицию Минсоцполитики или нет. Но то, что мнения органа, дающего рекомендации, и органа, чьи представители приходят на проверки, расходятся, можно увидеть на ярком примере (правда, относительно аванса) из двух писем: письма Минсоцполитики от 16.03.18 г. № 118/0/22-18 и письма Гоструда от 03.04.18 г. № 2547/4/4.1-ДП-18.

Наши рекомендации. Работодателю надо не занизить среднюю зарплату работника, чтобы не попасть в дальнейшем под штрафные санкции по ст. 265 КЗоТ за выплату зарплаты в неполном объеме. Поэтому лучше всего обратиться за разъяснением в орган Гоструда. Ведь именно они приходят на проверку и имеют свое «уникальное» мнение.

А если не будет официального разъяснения со стороны Гоструда, тогда рекомендуем начислить отпускные по наибольшей из средних величин. Например, вариант 1, поддерживаемый Минсоцполитики в вышеуказанном письме: оклад, умноженный на 12 месяцев, поделить на календарные дни за вычетом праздничных (так же за 12 месяцев перед отпуском); вариант 2 – оклад в месяце ухода в отпуск поделить на количество календарных дней за вычетом праздничных в месяце ухода в отпуск; вариант 3 – следуя принципу расчета средней зарплаты для оплаты больничных, поделить оклад на 30,44 к. д.). Либо отстаивать позицию, описанную в варианте 1, поддерживаемую Минсоцполитики.

Какие выплаты входят в расчет средней зарплаты для начисления отпускных?

В расчет средней зарплаты входят следующие выплаты:

• основная зарплата;
• индексация;
• доплаты за сверхурочную работу;
• доплата за работу в ночное время;
• доплата за совмещение профессий и должностей;
• доплата за выполнение повышенных объемов работ, высокие достижения в труде, условия труда, интенсивность труда;
• другие доплаты и надбавки;
• премии (их необходимо включать в расчет средней заработной платы того месяца, на который они приходятся в соответствии с расчетной ведомостью);
• разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет (включаются в среднюю зарплату путем добавления к зарплате каждого месяца расчетного периода 1/12 суммы вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год);
• выплаты за период, когда за сотрудником сохраняется средняя зарплата (период отпусков, временной нетрудоспособности, командировок и т. д.)

Какие выплаты не входят в расчет средней зарплаты для начисления отпускных?

    Из расчета средней зарплаты следует исключить:

• выплаты разового характера (за выполнение отдельных поручений, которые не входят в обязанности работника, кроме доплат, которые включаются в расчет средней зарплаты);
• компенсацию за неиспользованные дни отпуска;
• матпомощь, выходное пособие;
• расходы командированного сотрудника (суточные, оплата проезда, жилья, доплата за разъездной характер труда и др.);
• денежные и вещевые вознаграждения за призовые места в соревнованиях, конкурсах и т. д.;
• социальные и компенсационные выплаты;
• авторский гонорар;
• стоимость средств индивидуальной защиты, мыла, молока и т. д.;
• дотации на обеды, проезд, путевки в санатории и т. д.;
• выплаты к праздникам, юбилейным датам и т. д.;
• заработную плату, полученную по совместительству (с других мест работы);
• дивиденды, проценты и т. п.;
• компенсацию работникам потери части заработка в связи с нарушением сроков ее выплаты.

Детальнее об отпусках при разных ситуациях см. «Отпуска: оформление и учет»