Надаємо допомогу працівникам і не працівникам підприємства: порядок обкладення ПДФО, ВЗ та ЄСВ

Фінансова та благодійна допомога: оформлення, облік, оподаткування

Облік та оподаткування фінансової та гуманітарної допомоги, грантів

Наприкінці року після підбиття підсумків господарської діяльності багато підприємств надають різні види допомоги як працівникам, так і не працівникам підприємства. У консультації розповімо, як обкладаються ПДФО, військовим збором (далі – ВЗ) та ЄСВ деякі види допомоги, зокрема нецільова допомога у грошовій чи натуральній формі, допомога на лікування, відновлення втраченого майна тощо.

 Нецільова допомога у грошовій або натуральній формі

Фізособи можуть звертатися на підприємство за допомогою не лише на певні цілі, а й без зазначення конкретних цілей її витрачання, тобто за нецільовою допомогою. Така допомога може надаватися будь-яким фізособам (працівникам і не працівникам підприємства) як у грошовому вираженні, так і в натуральній формі, наприклад, у вигляді надання послуг (транспортні перевезення, ремонт тощо) або видачі матеріальних цінностей (продукти харчування, сировина, товари тощо).

ПДФО та ВЗ

Допомога не обкладається ПДФО, якщо (пп. 170.7.3 Податкового кодексу, далі – ПК):

• благодійник, що її виплачує, є резидентом України (юридичною або фізичною особою);
• вона носить нецільовий характер, тобто надається без будь-яких умов і без зазначення напрямів її витрачання, наприклад, у зв’язку із сімейними обставинами, скрутним матеріальним становищем тощо;
• її видача працівникам не передбачена у локальних актах підприємства (ЗІР, категорія 103.15);
• її розмір сукупно протягом року не перевищує граничний розмір доходу, установлений на 1 січня такого року пп. 169.4.1 ПК.

У яких локальних актах підприємства не повинна бути передбачена видача допомоги працівникам?

Насамперед ідеться про колективний договір та Положення про оплату праці. Якщо в цих документах прописано виплату допомоги (на оздоровлення, під час відпустки, з нагоди свята тощо) усім або більшості працівників, то вона не вважається нецільовою благодійною допомогою. У цьому випадку допомога має систематичний характер і належить до витрат на оплату праці підприємства (пп. 2.3.3 Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, далі – Інструкція № 5), а отже, обкладається ПДФО та ВЗ.

До цієї категорії також належать разові заохочення співробітників до ювілейних та пам’ятних дат. Такі виплати пов’язані з відносинами трудового найму та включаються у повному обсязі до оподатковуваного доходу отримувача (пп. 2.3.2 Інструкції № 5).

У Податковому розрахунку за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі – Податковий розрахунок), допомога, що обкладається ПДФО та ВЗ, відображається як заробітна плата.

Таким чином, лише матеріальна допомога, не передбачена колдоговором (у розділі «Оплата праці») або іншими документами щодо організації оплати праці працівників, уважається нецільовою благодійною допомогою та за виконання інших вищеперелічених умов не підлягає обкладенню ПДФО та ВЗ.

Який розмір допомоги, що не обкладається ПДФО та ВЗ?

Неоподатковуваний розмір нецільової допомоги протягом звітного року сукупно не перевищує суму, що дорівнює місячному прожитковому мінімуму, установленому для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженому на 1,4 та округленому до найближчих 10 грн (пп. 169.4.1, 170.7.3 ПК).

У 2022 році цей розмір становив 3 470 грн, у 2023-му становить 3 760 грн.

Якщо розмір допомоги більший від зазначеної межі, то:

• сума перевищення обкладається ПДФО за ставкою 18 %, а в разі надання допомоги у негрошовій формі – з урахуванням натурального коефіцієнта 1,219512 (п. 164.5 ПК);
• ВЗ із суми перевищення утримується за ставкою 1,5 %. При цьому натуральний коефіцієнт до бази обкладення ВЗ не застосовується;
• отримувач-фізособа зобов’язаний подати до органу ДПС за своїм місцезнаходженням річну податкову декларацію про майновий стан та доходи (далі – декларація про доходи) із зазначенням загальної суми допомоги (пп. 170.7.3 ПК) до 1 травня року, що настає за звітним (пп. 49.18.4 ПК).

У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку (далі – форма 4ДФ) загальна сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі й та, що перевищує встановлену межу, відображається з ознакою доходу «169» (ЗІР, категорія 103.25).

ЄСВ

Якщо благодійна допомога виплачується не працівникам підприємства, то ЄСВ вона не обкладається, оскільки вони не є застрахованими особами у розумінні Закону від 08.07.2010 № 2464-VI (далі – Закон № 2464).

Що до працівників підприємства, то допомога, яка виплачується:

• у грошовому вигляді у будь-якій сумі, що не обкладається ЄСВ, якщо має разовий характер (п. 14 розд. II Переліку, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170, далі – Перелік № 1170). Нагадаємо, допомога має разовий характер, якщо вона не передбачена в локальних актах підприємства всім або більшості працівників, а видається окремим працівникам в екстрених випадках (у зв’язку із сімейними обставинами, на лікування, поховання тощо).

Звертаємо увагу! Якщо така допомога видається кілька разів одному і тому самому працівникові, її характер не змінюється, тобто вона все одно вважається разовою;

• у натуральній формі обкладається ЄСВ, оскільки у переліку виплат, на які не нараховується ЄСВ, тобто у Переліку № 1170, такої допомоги немає. Тому на суму наданих працівникам, наприклад, продуктів чи інших товарів нараховують ЄСВ за ставкою 22 %.

До відома: виплати, які не обкладаються ЄСВ, у додатку 1 (ЄСВ) до Податкового розрахунку не відображаються. Допомога, що обкладається ЄСВ, відображається разом із зарплатою.

Таким чином, нецільова благодійна допомога, яка виплачується у грошовому вигляді, надання якої не передбачено у документах підприємства з оплати праці та розмір якої у 2023 році не перевищує 3 760 грн, не обкладається ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Оформлення видачі допомоги

Для виплати нецільової благодійної допомоги фізособа має подати заяву на її отримання. При цьому як причину у заяві достатньо зазначити: «за сімейними обставинами». На підставі заяви видається відповідний наказ на підприємстві.

Допомогу можна:

1) видати готівкою з каси підприємства за видатковим касовим ордером;

2) перерахувати на картрахунок отримувача;

3) видати у натуральній формі (наприклад, будматеріалами та іншими ТМЦ). Така видача оформляється накладною.

Нарахування допомоги працівникам підприємства відображається у розрахунково-платіжних відомостях (типові форми № П-6 та № П-7, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489).

Приклад

Працівник підприємства просить надати йому нецільову матеріальну допомогу у натуральній формі – будматеріалами в сумі 10 000 грн. Підприємство надало таку допомогу. Як розрахувати суму податків?

ПДФО та ВЗ. Сума перевищення неоподатковуваної частини допомоги становитиме 6 240 грн (10 000 грн – 3 760 грн). Оскільки виплату здійснено у негрошової формі, для визначення бази обкладення ПДФО застосовується підвищувальний коефіцієнт. База оподаткування становитиме 7 609,75 грн (6 240 грн х 1,219512).

Розрахуємо суму:

1) ПДФО:

7 609,75 грн х 18 % = 1 369,56 грн;

2) ВЗ (розрахунок проводимо без урахування підвищувального коефіцієнта):

6 240 грн х 1,5 % = 93,60 грн.

Податки слід утримати з доходів працівника (із зарплати) або працівник повинен сам внести їх суму в касу (на розрахунковий рахунок) підприємства.

Форму 4ДФ слід заповнити таким чином:

• у графах 3а та 3 зазначити «10 000»;
• графах 4а та 4 – «1 369,56»;
• графах 5а та 5 – «93,60»;
• графі 6 – «169».

За підсумками року працівник повинен подати декларацію про доходи, оскільки сума отриманої ним допомоги перевищує неоподатковувану межу.

ЄСВ. Оскільки допомога видана в натуральній формі, уся її сума обкладається ЄСВ, який становитиме 2 200 грн (10 000 грн х 22 %).

Важливо! Для економії коштів на сплату податків допомогу фізособі доцільніше видавати грошима. При цьому якщо сума запитуваної допомоги більша від неоподатковуваного розміру, то її можна розбити на кілька неоподатковуваних частин (по 3 760 грн) і видати, наприклад, членам сім’ї прохача (окремо за їх заявами), включаючи дітей, якщо у них є реєстраційний номер облікової картки (ІПН).

Якщо допомога у розмірі 10 000 грн із нашого прикладу буде видана грошима трьом особам (3 760 грн + 3 760 грн + 2 480 грн), то обкладатися ПДФО, ВЗ та ЄСВ вона не буде. Декларації фізичним особам подавати також не потрібно.

Допомога на лікування

Порядок оподаткування допомоги на лікування залежить від того, кому вона надається – працівникам чи не працівникам підприємства, а також у якому саме вигляді. Зупинимося на цьому.

Отримувачі допомоги – працівники підприємства

ПДФО та ВЗ. Відповідно до пп. 165.1.19 ПК не обкладаються ПДФО кошти або вартість майна (послуг), що надаються у будь-якій сумі за рахунок коштів роботодавця як допомога на лікування та медичне обслуговування працівника або члена його сім’ї першого ступеня спорідненості (у т. ч. у частині витрат роботодавця на обов’язковий профогляд працівника та його вакцинацію, спрямовану на профілактику захворювань у період загрози епідемій).

Така допомога не обкладається ПДФО на підставі документів, що підтверджують необхідність лікування працівника та факт його отримання.

При цьому можливі такі варіанти надання та документального оформлення зазначеної допомоги.

Варіант 1. Працівник самостійно оплачує своє лікування, а роботодавець компенсує його витрати на лікування, у тому числі, але не виключно, на придбання ліків, донорських компонентів, протезно-ортопедичних виробів, виробів медичного призначення для індивідуального користування осіб з інвалідністю.

Для отримання компенсації від роботодавця працівник повинен написати заяву з проханням відшкодувати вартість лікування та подати документи, що підтверджують лікування (наприклад, медвисновок). Також для підтвердження фактично здійснених витрат, пов’язаних з лікуванням та медобслуговуванням, працівникові потрібно подати договори, що ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) та їх покупця (отримувача), платіжні та розрахункові документи (рахунок на оплату лікування, чеки, квитанції до прибуткового касового ордера) тощо) (ЗІР, категорія 103.15).

Варіант 2. Підприємство попередньо (до початку лікування) видає працівникові кошти на лікування. Така допомога не обкладається ПДФО, якщо працівник надасть підтвердні документи (договори, рахунки тощо).

У формі 4ДФ роботодавець відображає допомогу на лікування та медичне обслуговування працівника таким чином:

• суму, що не обкладається ПДФО та ВЗ (ту, яка підтверджена документально), – з ознакою доходу «143»;
• суму, що не підтверджена документально, – з ознакою доходу «126» як додаткове благо. При цьому з неї утримується ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ за ставкою 1,5 %.

Нагадаємо, об’єктом обкладення ВЗ є загальний місячний (річний) дохід, який обкладається ПДФО (пп. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПК).

Варіант 3. Роботодавець може надати цільову благодійну допомогу закладу охорони здоров’я для компенсації вартості платних послуг із лікування працівника. Для цього знадобиться заява працівника та договір підприємства з лікувальним закладом. Кошти перераховуються згідно з виставленими рахунками. У цьому випадку будь-яка сума допомоги не обкладається ПДФО (пп. «а» пп. 170.7.4 ПК).

У формі 4ДФ цільова благодійна допомога на лікування, що не обкладається ПДФО та ВЗ, відображається з ознакою доходу «169».

ЄСВ. Витрати на оплату послуг з лікування працівників, які були надані закладом охорони здоров’я, ЄСВ не обкладаються (п. 13 розд. ІІ Переліку № 1170).

Якщо кошти були видані безпосередньо працівникові, то, щоб вони не обкладалися ЄСВ, їх можна оформити як матеріальну допомогу разового характеру у зв’язку із сімейними обставинами або на оплату лікування (п. 14 розд. I переліку № 1170).

Отримувачі допомоги – не працівники підприємства

ПДФО та ВЗ. Якщо по допомогу на лікування до підприємства звертається не його працівник, а будь-яка фізособа, то не підлягає обкладенню ПДФО лише цільова благодійна допомога, надана закладам охорони здоров’я для компенсації вартості платних послуг на лікування. Перелік таких послуг наведено у пп. «а» пп. 170.7.4 ПК. При цьому розмір допомоги не обмежується.

Така допомога залежить від форми власності лікувального закладу (приватна, державна, комунальна).

Допомога надається на підставі заяви фізособи. Кошти мають надійти закладу охорони здоров’я безпосередньо від благодійника шляхом безготівкового перерахування з його поточного рахунка.

У формі 4ДФ цільова благодійна допомога на лікування, що не обкладається ПДФО та ВЗ, відображається з ознакою доходу «169».

ЄСВ. Допомога, яка надається не працівникам підприємства, ЄСВ не обкладається, оскільки вони не є застрахованими особами у розумінні Закону № 2464.

Отримувачі допомоги – внутрішньо переміщені особи

До підприємств часто звертаються по допомогу на лікування внутрішньо переміщені особи (далі – ВПО). Нагадаємо, ВПО – це особа, яка залишила своє місце проживання в результаті або щоб уникнути негативних наслідків збройного конфлікту, тимчасової окупації тощо (ст.1 Закону від 20.10.2014 № 1706-VII).

ПДФО та ВЗ. Не обкладається ПДФО у будь-якій сумі (вартості) допомога на лікування та медичне обслуговування (обстеження, діагностику), у тому числі для оплати (компенсації) вартості лікарських засобів, донорських компонентів, виробів медичного призначення, технічних та інших засобів реабілітації, платних послуг з лікування, забезпечення виробами медичного призначення, технічними та іншими засобами реабілітації, послуг медичної реабілітації, санаторно-курортного оздоровлення (пп. «а» пп. 170.7.8 ПК), надана благодійниками (у т. ч. підприємствами) особам, зазначеним у пп. 165.1.54 ПК. Відповідно до пп. 165.1.54 ПК це, зокрема, ВПО із населених пунктів:

• у яких проводилася АТО (абзац четвертий пп. «а»);
• де ведуться (велися) бойові дії (абзац четвертий пп. «в»);
• Криму через тимчасову окупацію (абзац п’ятий пп. «а»).

Документальним підтвердженням статусу ВПО є довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи. Порядок видачі такої довідки затверджено постановою КМУ від 01.10.2014 № 509.

У формі 4ДФ така благодійна допомога відображається з ознакою доходу «187».

До відома: благодійні виплати фізособам, зазначеним у пп. «в» пп. 165.1.54 ПК, не включаються до їх загального місячного (річного) оподатковуваного доходу лише до 31 грудня року, що настає за роком, у якому завершено проведення АТО та/або припинено чи скасовано воєнний, надзвичайний стан в Україні (пп. «в» пп 165.1.54 ПК).

ЄСВ. Допомога, яка надається не працівникам підприємства, ЄСВ не обкладається.

Допомога на відновлення втраченого майна та на інші потреби фізосіб

Учасникам бойових дій, членам їх сімей, ВПЛ та іншим особам (їх повний перелік наведено в пп. 165.1.54 ПК) підприємства (благодійники) можуть також надавати неоподатковувану допомогу на відновлення втраченого майна, на житлові, соціальні та інші потреби. До такої допомоги, наприклад, включається:

1) закупівля товарів (послуг), необхідних для відновлення пошкодженого (знищеного) житла, господарських будівель та споруд;

2) забезпечення:

• побутовою технікою вартістю до 3 мінімальних заробітних плат (далі – МЗП) за одиницю, але не більше 3 одиниць різного побутового призначення;
• меблями загальною вартістю до 15 МЗП;
• транспортними засобами (легковими автомобілями, мотоциклами, мопедами тощо, крім сільгосптехніки) вартістю до 100 МЗП;
• житлом та житлово-комунальними послугами;
• речами індивідуального користування (взуття, одяг, білизна тощо), засобами особистої гігієни та предметами домашнього вжитку (крім меблів та побутової техніки), у тому числі інструментами, необхідними для особистих професійних занять (швейні, музичні тощо), та ін.

Повний перелік коштів (послуг), що включаються до неоподатковуваної допомоги для таких осіб, наведено в постанові КМУ від 26.11.2014 № 653.

Ця допомога не обкладається ПДФО, якщо її сума сукупно протягом звітного (податкового) року не перевищує 500 розмірів МЗП, установленої законом на 1 січня звітного (податкового) року. У 2023 році така сума становить 3 350 000 грн.

Сума перевищення обкладається ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ за ставкою 1,5 %. При цьому отримувач допомоги зобов’язаний подати річну декларацію про доходи із зазначенням суми благодійної допомоги (пп. «б» пп. 170.7.8 ПК).

У формі 4ДФ сума допомоги, що не обкладається податками, відображається з ознакою доходу «187».

ЄСВ. Допомога, яка надається не працівникам підприємства, ЄСВ не обкладається.