Предоставляем помощь работникам и не работникам предприятия: порядок обложения НДФЛ, ВС и ЕСВ

20.06.2023 371 0 0

В конце года после подведения итогов хозяйственной деятельности многие предприятия предоставляют различные виды помощи как работникам, так и не работникам предприятия. В консультации расскажем, как облагаются НДФЛ, военным сбором (далее – ВС) и ЕСВ некоторые виды помощи, в частности нецелевая помощь в денежной или натуральной форме, помощь на лечение, восстановление утраченного имущества и др.

Нецелевая помощь в денежной или натуральной форме

Физлица могут обращаться на предприятие за помощью не только на определенные цели, но и без указания конкретных целей ее расходования, то есть за нецелевой помощью. Такая помощь может предоставляться любым физлицам (работникам и не работникам предприятия) как в денежном выражении, так и в натуральной форме, например, в виде оказания услуг (транспортные перевозки, ремонт и пр.) или выдачи материальных ценностей (продукты питания, сырье, товары и пр.).

НДФЛ и ВС

Помощь не облагается НДФЛ, если (пп. 170.7.3 Налогового кодекса, далее – НК):

выплачивающий ее благотворитель является резидентом Украины (юридическим или физическим лицом);
она носит нецелевой характер, то есть предоставляется без всяких условий и без указания направлений ее расходования, например, в связи с семейными обстоятельствами, сложным материальным положением и пр.;
ее выдача работникам не предусмотрена в локальных актах предприятия (ОИР, категория 103.15);
ее размер совокупно за год не превышает предельный размер дохода, установленный на 1 января такого года пп. 169.4.1 НК.

В каких локальных актах предприятия не должна быть предусмотрена выдача помощи работникам?

Прежде всего речь идет о коллективном договоре и Положении об оплате труда. Если в этих документах прописана выплата помощи (на оздоровление, при уходе в отпуск, по случаю праздника и пр.) всем или большинству работников, то она не считается нецелевой благотворительной помощью. В этом случае помощь носит систематический характер и относится к расходам на оплату труда предприятия (пп. 2.3.3 Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, далее – Инструкция № 5), а значит, облагается НДФЛ и ВС.

К данной категории также относятся разовые поощрения сотрудников к юбилейным и памятным датам. Такие выплаты связаны с отношениями трудового найма и включаются в полном объеме в налогооблагаемый доход получателя (пп. 2.3.2 Инструкции № 5).

В Налоговом расчете по форме, утвержденной приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее – Налоговый расчет), помощь, облагаемая НДФЛ и ВС, отражается как заработная плата.

Таким образом, только материальная помощь, не предусмотренная колдоговором (в разделе «Оплата труда») или другими документами по организации оплаты труда работников, считается нецелевой благотворительной помощью и при выполнении остальных вышеперечисленных условий не подлежит обложению НДФЛ и ВС.

Каков размер помощи, не облагаемой НДФЛ и ВС?

Не облагаемый налогами размер нецелевой помощи в течение отчетного года совокупно не превышает сумму, равную месячному прожиточному минимуму, установленному для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года, умноженному на 1,4 и округленному до ближайших 10 грн (пп. 169.4.1, 170.7.3 НК).

В 2022 году этот размер составлял 3 470 грн, в 2023-м составляет 3 760 грн.

Если размер помощи больше указанного предела, то:

сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 18 %, а при предоставлении помощи в неденежной форме – с учетом натурального коэффициента 1,219512 (п. 164.5 НК);
ВС из суммы превышения удерживается по ставке 1,5 %. При этом натуральный коэффициент к базе обложения ВС не применяется;
получатель-физлицо обязан подать в орган ГНС по своему местонахождению годовую налоговую декларацию об имущественном состоянии и доходах (далее – декларация о доходах) с указанием общей суммы помощи (пп. 170.7.3 НК) до 1 мая следующего за отчетным года (пп. 49.18.4 НК).

В приложении 4ДФ к Налоговому расчету (далее – форма 4ДФ) общая сумма нецелевой благотворительной помощи, в том числе и превышающая установленный предел, отражается с признаком дохода «169» (ОИР, категория 103.25).

ЕСВ

Если благотворительная помощь выплачивается не работникам предприятия, то ЕСВ она не облагается, поскольку они не являются застрахованными лицами в понимании Закона от 08.07.2010 № 2464-VI (далее – Закон № 2464).

Что касается работников предприятия, то помощь, выплачиваемая:

в денежном виде в любой сумме, не облагается ЕСВ, если носит разовый характер (п. 14 разд. II Перечня, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170, далее – Перечень № 1170). Напомним, помощь носит разовый характер, если она не предусмотрена в локальных актах предприятия всем или большинству работников, а выдается отдельным работникам в экстренных случаях (в связи с семейными обстоятельствами, на лечение, погребение и пр.).

Обращаем внимание! Если такая помощь выдается несколько раз одному и тому же работнику, ее характер не меняется, то есть она все равно считается разовой;

в натуральной форме, облагается ЕСВ, поскольку в перечне выплат, на которые не начисляется ЕСВ, то есть в Перечне № 1170, такой помощи нет. Поэтому на сумму предоставленных работникам, например, продуктов или других товаров начисляют ЕСВ по ставке 22 %.

К сведению: выплаты, не облагаемые ЕСВ, в приложении 1 (ЕСВ) к Налоговому расчету не отражаются. Помощь, облагаемая ЕСВ, отражается вместе с зарплатой.

Таким образом, нецелевая благотворительная помощь, которая выплачивается в денежном виде, предоставление которой не предусмотрено в документах предприятия по оплате труда и размер которой в 2023 году не превышает 3 760 грн, не облагается НДФЛ, ВС и ЕСВ.

Оформление выдачи помощи

Для выплаты нецелевой благотворительной помощи физлицо должно подать заявление на ее получение. При этом в качестве причины в заявлении достаточно указать: «по семейным обстоятельствам». На основании заявления издается соответствующий приказ по предприятию.

Помощь можно:

1) выдать наличными из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру;

2) перечислить на картсчет получателя;

3) выдать в натуральной форме (например, стройматериалами и другими ТМЦ). Такая выдача оформляется накладной.

Начисление помощи работникам предприятия отражается в расчетно-платежных ведомостях (типовые формы № П-6 и № П-7, утвержденные приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489).

Пример

Работник предприятия просит оказать ему нецелевую материальную помощь в натуральной форме – стройматериалами на сумму 10 000 грн. Предприятие предоставило такую помощь. Как рассчитать сумму налогов?

НДФЛ и ВС. Сумма превышения не облагаемой налогами части помощи составит 6 240 грн (10 000 грн – 3 760 грн). Поскольку выплата произведена в неденежной форме, для определения базы обложения НДФЛ применяется повышающий коэффициент. База налогообложения составит 7 609,75 грн (6 240 грн х 1,219512).

Рассчитаем сумму:

1) НДФЛ:

7 609,75 грн х 18 % = 1 369,56 грн;

2) ВС (расчет проводим без учета повышающего коэффициента):

6 240 грн х 1,5 % = 93,60 грн.

Налоги следует удержать из доходов работника (из зарплаты) или работник должен сам внести их сумму в кассу (на расчетный счет) предприятия.

Форму 4ДФ следует заполнить так:

в графах 3а и 3 указать «10 000»;
графах 4а и 4 – «1 369,56»;
графах 5а и 5 – «93,60»;
графе 6 – «169».

По итогам года работник должен подать декларацию о доходах, так как сумма полученной им помощи превышает не облагаемый налогами предел.

ЕСВ. Поскольку помощь выдана в натуральной форме, вся ее сумма облагается ЕСВ, который составит 2 200 грн (10 000 грн х 22 %).

Важно! Для экономии средств на уплату налогов помощь физлицу целесообразнее выдавать деньгами. При этом если сумма запрашиваемой помощи больше не облагаемого налогами размера, то ее можно разбить на несколько не облагаемых налогами частей (по 3 760 грн) и выдать, например, членам семьи просителя (отдельно по их заявлениям), включая детей, если у них есть регистрационный номер учетной карточки (ИНН).

Если помощь в размере 10 000 грн из нашего примера будет выдана деньгами трем лицам (3 760 грн + 3 760 грн + 2 480 грн), то облагаться НДФЛ, ВС и ЕСВ она не будет. Декларации физлицам подавать также не нужно.

Помощь на лечение

Порядок налогообложения помощи на лечение зависит от того, кому она предоставляется – работникам или не работникам предприятия, а также в каком именно виде. Остановимся на этом подробнее.

Получатели помощи – работники предприятия

НДФЛ и ВС. Согласно пп. 165.1.19 НК не облагаются НДФЛ средства или стоимость имущества (услуг), которые предоставляются в любой сумме за счет средств работодателя как помощь на лечение и медицинское обслуживание работника или члена его семьи первой степени родства (в т. ч. в части расходов работодателя на обязательный профосмотр работника и его вакцинацию, направленную на профилактику заболеваний в период угрозы эпидемий).

Такая помощь не облагается НДФЛ на основании документов, подтверждающих необходимость лечения работника и факт его получения.

При этом возможны следующие варианты предоставления и документального оформления указанной помощи.

Вариант 1. Работник самостоятельно оплачивает свое лечение, а работодатель компенсирует его расходы на лечение, в том числе, но не исключительно, на приобретение лекарств, донорских компонентов, протезно-ортопедических изделий, изделий медицинского назначения для индивидуального пользования лиц с инвалидностью.

Для получения компенсации от работодателя работник должен написать заявление с просьбой возместить стоимость лечения и подать документы, подтверждающие лечение (например, медзаключение). Также для подтверждения фактически понесенных расходов, связанных с лечением и медобслуживанием, работнику нужно представить договоры, идентифицирующие продавца товаров (работ, услуг) и их покупателя (получателя), платежные и расчетные документы (счет на оплату лечения, чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру и т. п.) (ОИР, категория 103.15).

Вариант 2. Предприятие предварительно (до начала лечения) выдает работнику средства на лечение. Такая помощь не облагается НДФЛ, если работник представит подтверждающие документы (договоры, счета и др.).

В форме 4ДФ работодатель отражает помощь на лечение и медицинское обслуживание работника так:

сумму, не облагаемую НДФЛ и ВС (ту, которая подтверждена документально), – с признаком дохода «143»;
сумму, не подтвержденную документально, – с признаком дохода «126» как дополнительное благо. При этом из нее удерживается НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.

Напомним, объектом обложения ВС является общий месячный (годовой) доход, который облагается НДФЛ (пп. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК).

Вариант 3. Работодатель может оказать целевую благотворительную помощь заведению здравоохранения для компенсации стоимости платных услуг по лечению работника. Для этого понадобится заявление работника и договор предприятия с лечебным заведением. Средства перечисляются согласно выставленным счетам. В этом случае любая сумма помощи не облагается НДФЛ (пп. «а» пп. 170.7.4 НК).

В форме 4ДФ целевая благотворительная помощь на лечение, не облагаемая НДФЛ и ВС, отражается с признаком дохода «169».

ЕСВ. Расходы на оплату услуг по лечению работников, которые были предоставлены заведением здравоохранения, ЕСВ не облагаются (п. 13 разд. II Перечня № 1170).

Если средства были выданы непосредственно работнику, то, чтобы они не облагались ЕСВ, их можно оформить как материальную помощь разового характера в связи с семейными обстоятельствами или на оплату лечения (п. 14 разд. I Перечня № 1170).

Получатели помощи – не работники предприятия

НДФЛ и ВС. Если за помощью на лечение к предприятию обращается не его работник, а любое физлицо, то не подлежит обложению НДФЛ только целевая благотворительная помощь, оказанная заведениям здравоохранения для компенсации стоимости платных услуг на лечение. Перечень таких услуг приведен в пп. «а» пп. 170.7.4 НК. При этом размер помощи не ограничивается.

Такая помощь не зависит от формы собственности лечебного учреждения (частная, государственная, коммунальная).

Помощь предоставляется на основании заявления физлица. Денежные средства должны поступить заведению здравоохранения непосредственно от благотворителя путем безналичного перечисления с его текущего счета.

ЕСВ. Помощь, предоставляемая не работникам предприятия, ЕСВ не облагается, поскольку они не являются застрахованными лицами в понимании Закона № 2464.

Получатели помощи – внутренне перемещенные лица

К предприятиям часто обращаются за помощью на лечение внутренне перемещенные лица (далее – ВПЛ). Напомним, ВПЛ – это лицо, которое покинуло свое место жительства в результате или во избежание негативных последствий вооруженного конфликта, временной оккупации и пр. (ст.1 Закона от 20.10.2014 № 1706-VII).

НДФЛ и ВС. Не облагается НДФЛ в любой сумме (стоимости) помощь на лечение и медицинское обслуживание (обследование, диагностику), в том числе для оплаты (компенсации) стоимости лекарственных средств, донорских компонентов, изделий медназначения, технических и других средств реабилитации, платных услуг по лечению, обеспечению изделиями медназначения, техническими и другими средствами реабилитации, услуг медицинской реабилитации, санаторно-курортного оздоровления (пп. «а» пп. 170.7.8 НК), оказанная благотворителями (в т. ч. предприятиями) лицам, указанным в пп. 165.1.54 НК. Согласно пп. 165.1.54 НК это, в частности, ВПЛ из населенных пунктов:

в которых проводилась АТО (абзац четвертый пп. «а»);
где ведутся (велись) боевые действия (абзац четвертый пп. «в»);
Крыма в связи с временной оккупацией (абзац пятый пп. «а»).

Документальным подтверждением статуса ВПЛ является справка о постановке на учет внутренне перемещенного лица. Порядок выдачи такой справки утвержден постановлением КМУ от 01.10.2014 № 509.

В форме 4ДФ такая благотворительная помощь отражается с признаком дохода «187».

К сведению: благотворительные выплаты физлицам, указанным в пп. «в» пп. 165.1.54 НК, не включаются в их общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход только до 31 декабря года, следующего за годом, в котором завершено проведение АТО и/или прекращено или отменено военное, чрезвычайное положение в Украине (пп. «в» пп. 165.1.54 НК).

ЕСВ. Помощь, предоставляемая не работникам предприятия, ЕСВ не облагается.

Помощь на восстановление утраченного имущества и на прочие нужды физлиц

Участникам боевых действий, членам их семей, ВПЛ и другим лицам (их полный перечень приведен в пп. 165.1.54 НК) предприятия (благотворители) могут также предоставлять не облагаемую НДФЛ помощь на восстановление утраченного имущества, на жилищные, социальные и другие нужды. В такую помощь, к примеру, включается:

1) закупка товаров (услуг), необходимых для восстановления поврежденного (уничтоженного) жилья, хозяйственных зданий и сооружений;

2) обеспечение:

бытовой техникой стоимостью до 3 минимальных заработных плат (далее – МЗП) за единицу, но не больше 3 единиц разного бытового назначения;
мебелью общей стоимостью до 15 МЗП;
транспортными средствами (легковыми автомобилями, мотоциклами, мопедами и т. п., кроме сельхозтехники) стоимостью до 100 МЗП;
жильем и жилищно-коммунальными услугами;
ещами индивидуального пользования (обувь, одежда, белье и т. п.), средствами личной гигиены и предметами домашнего обихода (кроме мебели и бытовой техники), в том числе инструментами, необходимыми для личных профессиональных занятий (швейные, музыкальные и т. п.), и др.

Полный перечень средств (услуг), включаемых в не облагаемую НДФЛ помощь для таких лиц, приведен в постановлении КМУ от 26.11.2014 № 653.

Данная помощь не облагается НДФЛ, если ее сумма совокупно в течение отчетного (налогового) года не превышает 500 размеров МЗП, установленной законом на 1 января отчетного (налогового) года. В 2023 году такая сумма составляет 3 350 000 грн.

Сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. При этом получатель помощи обязан подать годовую декларацию о доходах с указанием суммы благотворительной помощи (пп. «б» пп. 170.7.8 НК).

В форме 4ДФ не облагаемая налогами сумма помощи отражается с признаком дохода «187».