З 9 березня діють нові правила оформлення первинних документів

Наказом Мінфіну від 28.12.2022 № 467 внесено зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (далі - Положення № 88). Наказ Мінфіну був опублікований в «Офіційному віснику України» і набрав чинності 9 березня 2023 року.

Поговоримо про основні зміни.

Що таке первинний документ та його реквізити?

Первинними документами вважатимуть просто документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції.

Перелік додаткових реквізитів первинних документів поповнила печатка. Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовують у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку (далі - РБО) з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами. Копії первинних документів та РБО можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються. Ну а вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Якої мовою складаються первині документи?

Первинні документи слід буде складати саме українською мовою. З Положення № 88 викреслено норму, за якою у відповідних випадках поряд з українською мовою могла застосовуватися інша мова у порядку, визначеному Законом про мови. Відповідно документи, що є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад саме українською мовою.

Як проводиться виправлення помилок у первинних документах?

Виправлення помилок у первинних документах і РБО, що складені у паперовій формі, з використанням способу «червоного сторно» буде здійснюватися шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від'ємні числа, які в підсумку вираховуються. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.

Виправлення помилок з використанням способу додаткових бухгалтерських проведень здійснюється шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.

Способом сторно, який передбачає складання бухгалтерської довідки, доведеться виправляти помилки в регістрах за минулий звітний період. У таку довідку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до РБО у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухобліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки - головним бухгалтером.

Для виправлення помилки в первинних документах і РБО, що складені в електронній формі встановлені способи сторно або додаткових бухгалтерських проведень. Перший передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми.

Зверніть увагу: в електронній формі під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.

Також закріпили, що виправлення вносяться до первинних документів та РБО в тому звітному періоді, у якому виявлені помилки.