С 9 марта действуют новые правила оформления первичных документов

Приказом Минфина от 28.12.2022 № 467 внесены изменения в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (далее – Положение № 88). Приказ Минфина был опубликован в «Официальном вестнике Украины» и вступил в силу 9 марта 2023 года.

Поговорим об основных изменениях.

Что такое первичный документ и его реквизиты?

Первичными документами будут считать просто документы, созданные в бумажной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях.

Список дополнительных реквизитов первичных документов пополнила печать. Первичные документы, созданные автоматически в электронной форме программным обеспечением информационно-коммуникационной системы, применяются в бухучете при наличии наложенной электронной подписи или печати. В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета (далее – РБУ) с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Копии первичных документов и РБУ могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Обязательным является составление реестра изымаемых документов. Ну а извлечение оригиналов таких документов и регистров запрещается, кроме случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством.

На каком языке составляются первичные документы?

Первичные документы следует составлять именно на украинском языке. Из Положения № 88 вычеркнута норма, согласно которой в соответствующих случаях наряду с украинским языком мог применяться другой язык в порядке, определенном Законом о языках. Соответственно, документы, являющиеся основанием для записей в бухучете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод именно на украинский язык.

Как производится исправление ошибок в первичных документах?

Исправление ошибок в первичных документах и РБУ, составленных в бумажной форме, с использованием способа «красного сторно» будет осуществляться путем внесения неправильной записи (корреспонденции счетов или суммы) красными чернилами, пастой шариковых ручек и т.п., что означает отрицательные числа, которые в итоге высчитываются. Одновременно под записью красным цветом чернилами, пастой шариковых ручек и т.д. темного цвета осуществляется вторая запись с указанием правильной корреспонденции счетов или суммы.

Исправление ошибок с использованием способа дополнительных бухгалтерских проводок осуществляется путем внесения дополнительной корреспонденции счетов на сумму, разницу между правильной и отраженной в этих регистрах.

Способом сторно, предусматривающим составление бухгалтерской справки, придется исправлять ошибки в регистрах за прошлый отчетный период. В такую справку ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек или со знаком «минус», а исправление (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т.д. темного цвета. Внесением этих данных в РБУ в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отображается правильная сумма и корреспонденция счетов бухучета. Справка должна приводить причину ошибки, ссылки на документы и регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, составившим справку, и после ее проверки – главным бухгалтером.

Для исправления ошибки в первичных документах и РБУ, составленных в электронной форме, установлены способы сторно или дополнительных бухгалтерских проводок. Первый предполагает осуществление обратной записи на величину ошибки и одновременное указание правильной суммы.

Обратите внимание: в электронной форме при исправлении ошибок должна быть сохранена исправляемая информация и содержаться сведения о дате исправления, должностях и фамилиях лиц, личной подписи или других данных, позволяющих идентифицировать лиц, составивших исправленный электронный документ.

Также закрепили, что исправления вносятся в первичные документы и РБУ в отчетном периоде, в котором обнаружены ошибки.