З 27 квітня діють оновлені правила організації діловодства та архівного зберігання документів

Набрав чинності наказ Мін'юсту від 21.04.2022 №1581/5, яким затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі - Правила). Ці зміни діють з 27 квітня 2022 року.

Що змінилося у Правилах?

1. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.

Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентують питання організації діловодства у паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.

Служба діловодства - це структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.

2. Проекти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візують також керівник служби діловодства, керівник структурного підрозділу (спеціаліст) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактор (за наявності).

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візують працівник кадрової служби, який створив документ, та його керівник, а також залежно від видів наказів посадові особи структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, інші посадові особи, яких стосується документ.

3. Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи.

4. Змінено вимоги до позначення «Найменування установи» в документах.

5. Встановлено, що обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).

6. У разі надсилання документа у паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

7. Уточнено порядок внесення напису про засвідчення копії документа.

8. Вилучати документи для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності заборонено.

9. Уточнено, що відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.