С 27 апреля действуют обновленные правила организации делопроизводства и архивного хранения документов

Вступил в силу приказ Минюста от 21.04.2022 № 1581/5, которым утверждены изменения к Правилам организации делопроизводства и архивному хранению документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - Правила). Эти изменения действуют с 27 апреля 2022 года.

Что изменилось в Правилах?

1. Организация делопроизводства в учреждении возлагается на службу делопроизводства.

Служба делопроизводства разрабатывает инструкцию по делопроизводству учреждения, которой одновременно регламентируют вопросы организации делопроизводства в бумажной и электронной формах. Инструкция по делопроизводству утверждается распорядительным документом учреждения.

Служба делопроизводства – это структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архив учреждения, или ответственное лицо учреждения, на которое возложено выполнение задач и функций этой службы.

2. Проекты нормативно правовых актов, приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно хозяйственных вопросов и приложения к ним визируют также руководитель службы делопроизводства, руководитель структурного подразделения (специалист) по вопросам предотвращения и выявления коррупции, а также редактор (при наличии) .

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личного состава) и приложения к ним визируют работник кадровой службы, создавший документ, и его руководитель, а также в зависимости от видов приказов должностные лица структурного подразделения по предотвращению и выявлению коррупции (при наличии), бухгалтерской службы, другие должностные лица, к которым относится документ.

3. Личные дела руководящего состава и работников предприятий, учреждений и организаций сохраняются по основному месту работы.

4. Изменены требования к обозначению «Наименование учреждения» в документах.

5. Установлено, что обязательной датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и внесении его в дело).

6. При отправке документа в бумажной форме с одинаковым содержанием одновременно нескольким учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в деле учреждения - автора такого документа, а на места рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.

7. Уточнен порядок внесения надписи об удостоверении копии документа.

8. Изъять документы для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещено.

9. Уточнено, что ответственность за организацию делопроизводства и архивного дела несет руководитель учреждения. Контроль за оформлением на должном уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях осуществляют их руководители.