Проживання у відрядженні: нюанси відшкодування витрат

Мінфін у листі від 17.02.2017 р. № 31-08030-16-10/4511 розглянув два спірні питання щодо службових відряджень.

Перша ситуація така: працівник після повернення з відрядження надав рахунок на проживання в готелі (готель — неплатник ПДВ), у якому зазначено вартість проживання — 240 грн і окремими рядками: ранній заїзд — 90 грн і пізній виїзд — 90 грн. Чи можна відшкодувати працівнику витрати, пов’язані з оплатою послуги раннього заїзду і пізнього виїзду з готелю?

Про відшкодування таких витрат в Інструкції № 59¹ прямо не сказано. Але, вважаємо, це і не потрібно. Адже оплата послуг раннього заїзду і пізнього виїзду — це ніщо інше, ніж витрати на наймання житла. Дивіться самі.

Згідно з абз. 23 п. 1.3 Правил № 19² у готелях доба проживання (за яку здійснюють оплату) встановлюються виходячи з розрахункової години — години, при настанні якої споживач має звільнити номер у день виїзду і після якої здійснюється заселення до готелю. Зазвичай розрахункова година з 12:00 поточного дня до 12:00 наступного дня. Відповідно, якщо відряджений працівник:

    приїжджає до готелю до 12:00, то має місце так званий ранній заїзд — заїзд споживача до готелю до розрахункової години (абз. 21 п. 1.3 Правил № 19). І готель не зобов’язаний поселяти особу до розрахункової години. Клієнту можуть запропонувати поселення до розрахункової години за певну плату (вона справляється або за півдоби, або за годинами);

    виїжджає з готелю після 12:00, то буде пізній виїзд — виїзд із готелю після розрахункової години в день виїзду (абз. 22 п. 1.3 Правил № 19). У такій ситуації клієнту теж зазвичай пропонують доплатити за проживання певну суму.

Висновок: оплата послуг з раннього заїзду і пізнього виїзду — це витрати на проживання, відповідно, вони підлягають компенсації. Саме на це натякає Мінфін у листі, що коментується, додатково підкресливши: відшкодування витрат на проживання в готелі має здійснюватися в розмірі, зазначеному в підтвердних документах, які засвідчують вартість послуг з проживання. При цьому зазначені витрати не повинні перевищувати граничних сум витрат на наймання житла, затверджених постановою № 98³. Нагадаємо, що згідно з цим документом гранична норма витрат становить на добу: до 19.04.2017 р. — 240 грн (без ПДВ), а з 19.04.2017 р. — 600 грн (без ПДВ).

Підкреслимо, що в постанові № 98 не уточнюється, про яку добу (астрономічну або добу проживання) йдеться. Тому зазначимо, що оплата за проживання в готелі стягується саме за добу проживання (як правило, з 12:00 поточного дня до 12:00 наступного дня), отже, і гранична сума витрат на найм житлового приміщення встановлена за добу проживання. Це підтверджується також абз. 1 п.5 розд. ІІ Інструкції № 59.

Оплата послуг з раннього заїзду та пізнього виїзду — це також витрати на проживання. Причому відноситься ця оплата вже до інших діб проживання в готелі, ніж основна оплата (в нашому випадку — 240 грн). Значить, з метою дотримання обмеження щодо граничної суми витрат на проживання вартість оплати раннього заїзду, оплати пізнього виїзду і безпосередньо оплату за проживання потрібно розглядати окремо. Тобто, якщо мова йде про проживання до 19.04.2017 р., то працівникові слід відшкодовувати всю суму (90 грн + 240 грн + 90 грн)⁴.

Друга ситуація така: відряджений працівник оплатив вартість проживання в готелі (мотелі тощо) самостійно через банк. При цьому банк стягнув за таку послугу комісійний збір. Чи можна відшкодувати такі витрати працівникові?

У зазначеній вище консультації підкреслено про компенсацію таких витрат в Інструкції № 59 не сказано. При цьому «зачепитися» за якусь норму цього документа для вирішення питання теж не можна.

Так, у п. 5 розд. І Інструкції № 59 сказано, що працівнику відшкодовують витрати на наймання житла в розрахунку одного місця в готелі (мотелі). Виходить, якщо читати буквально, то йдеться тільки про плату за проживання. А от про витрати, супутні такій оплаті, — жодного слова. Приміром, стосовно витрат на проїзд сказано чітко: витрати на проїзд відшкодовуються в розмірі вартості проїзду з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків (п. 6 розд. І Інструкції № 59). На жаль, для оплати витрат на проживання такого уточнення не зроблено.

Мінфін констатував: відшкодування витрат за послуги банків у зв’язку з платою за проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях ні Інструкцією № 59, ні постановою № 98 не передбачено. Прикро за таке законодавче упущення, але нічого не вдієш: якщо після повернення зі службового відрядження працівник надав вам квитанцію про сплату комісійного збору за оплату вартості проживання, то компенсувати такі витрати не можна.

¹Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 р. № 59.

²Правила користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджені Держтурадміністрацією від 16.03.2004 р. № 19.

³Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.

⁴Нагадаємо також, що абз. 8 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59 дозволяє відшкодувати витрати, що перевищують норму на наймання житла, з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.