Чи варто переводити офіс в «хмару»

Миттєвий доступ до робочих файлів в будь-якій точці світу, безпечна передача конфіденційної інформації, зручна спільна робота над документами - хмарні технології змушують повністю змінити підхід до звичної офісної роботи.

Проникнення в наше життя хмарних технологій йде начебто непомітно, але результати вже відчутні. Здавалося б, ще вчора ніхто не замислювався про те, щоб зберігати корпоративні дані десь ще, крім власної серверної. А сьогодні це вже звична практика для багатьох компаній. Як і відмова від традиційних "коробкових" версій офісного ПЗ, які разом з усіма супутніми їм архаїзмами поступово відходять у минуле.

Б'юся об заклад - багато хто з вас ще вважають папку "Мої документи" основним місцем для зберігання робочої документації. А як щодо пересилання конфіденційних файлів безкоштовними поштовими сервісами? Або передачі їх на незашифрованной USB-флешці з кур'єром в чийсь офіс? Знайома картина? Навіть не будучи фахівцем в області інформаційної безпеки, легко перерахувати виникаючі ризики. І порівняти з хмарою, в якому документ з моменту створення зберігається в захищеному центрі обробки даних, але при цьому доступний своєму власникові з будь-якої точки планети, аби там був Інтернет. Навіщо переносити файли на флешці або плодити копії в мережі, коли для передачі документа колезі або клієнту достатньо натиснути всього одну кнопку в вікні Word або Excel і надати адресату права перегляду або редагування? Не кажучи вже про те, що працювати з документом можна як з комп'ютера, так і зі смартфона або планшета.

Хмарний підхід робить універсальним і робоче місце. Створений в хмарі документ - де б ви його ні відкрили - завжди буде мати найбільш свіжу й актуальну версію. Так що вільно міняйте обстановку, перемикайтеся з комп'ютера на смартфон або планшет і продовжуйте роботу вдома, в дорозі, в літаку або на іншому кінці планети. Забуті в офісі документи з позначкою "Важливо! Зробити до понеділка!" теж можна вважати історією.

Правки і нескінченні узгодження - один з обов'язкових атрибутів офісної тягучки. Складання одного документа декількома користувачами, якщо ви працюєте з різними копіями, перетворюється на справжнє ходіння по муках. У цьому сенсі хмарні додатки виручають дуже здорово. Коли доступ до редагування документа в системі хмарного зберігання можуть отримати одночасно кілька людей, відразу розумієш значення слова "синергія". Адже економія часу тут просто колосальна. Всі користувачі мають можливість бачити зміни в режимі реального часу, і остаточний варіант, як правило, не вимагає повторних перевірок. Що стосується обговорення правок, то в Office 365, яким ми користуємося в якості рішення в тому числі і для спільної роботи, цей механізм дуже зручний. По-перше, завдяки вбудованому Skype for Business, за допомогою якого можна працювати спільно з іншими користувачами, тримаючи документ перед очима, як якщо б ви сиділи поруч. І, по-друге, - це примітки, що працюють як інтерактивний чат, де можна відповідати на позначки, приймати або скасовувати пропозиції. Завдяки їм взаємодія з колегами буквально виходить на новий рівень продуктивності.

Важлива особливість для навантаженого документообігу в компанії - можливість вести облік версій для кожного документа, відстежувати всі його зміни з самого моменту створення. На своєму прикладі можу сказати, що система контролю версій - це не щось сверхнепонятное, яке прийшло зі світу програмування. Вона не тільки корисна в робочому процесі, а й в окремих випадках потрібно вам за законодавством (наприклад, для аудиту). У Office 365 така можливість є за замовчуванням і дозволяє логічно вибудувати структуру версій і задати правила для автоматичного створення нових варіантів, наочно розділити чернетки і основні версії документа. Словом, ще один must have, і не тільки в хмарному варіанті.

Чи варто переводити повністю офіс в хмару - кожен робить висновки сам, виходячи з потреб бізнесу на поточний момент. Для нашої компанії питання збереження даних, їх доступності та безперервності роботи вже давно вийшли на передній план. Крім економії часу на апгрейд, підписка на хмарний сервіс гарантує роботу з найбільш актуальною і стабільною версією ПО. Прив'язка до веб-сервісів замість звичайних встановлюваних додатків зручна як для офісної, так і віддаленої роботи, а інтеграція служб дозволить організувати багато бізнес-процеси буквально "в два кліка".

Тут гарним прикладом може служити корпоративна пошта в Office 365 і робота Outlook, інтегрованого зі службою Exchange Online, в якості повноцінного планувальника завдань. Сьогодні, "кручена в хмарах", ми прискорюємо і оптимізуємо роботу, так що сенс цієї фрази, схоже, скоро доведеться переглянути.

Автор: Денис Рижих, керівник відділу хмарних рішень Softline

Джерело: http://www.http.com//delo.ua/opinions/stoit-li-perevodit-ofis-v-oblako-324104/