Як почати роботу в системі електронних закупівель

Сьогодні електронні та цифрові технології активно проникають в усі сфери нашого життя, роблячи його простішим і зручнішим. Це інструмент, який при правильному підході дозволяє значно оптимізувати виконання завдань.

Але якщо в побуті та приватному житті впровадження новинок відбувається досить швидко і непомітно, то в компаніях зміна робочих процесів відбувається не так легко. Однак труднощі перехідного періоду того варті. Адже цифрові технології – інструмент, який при правильному підході дозволяє значно оптимізувати виконання бізнес-завдань. Як кілька років тому це відбулося з хмарними сервісами для зберігання даних, CRM-системами та програмами для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку. Реформування сфери закупівель може заощадити компанії до 30% від початкової ціни і зменшити витрату ресурсів і часу.

Якщо ваша компанія ніколи не працювала в системі електронних закупівель, то для тестового періоду краще вибирати категорію товарів або послуг з високою конкуренцією на ринку. Але з чого почати, щоб процедура виявилася ефективною і допомогла заощадити ресурси?

Комп'ютерна та офісна техніка

В Україні багато виробників і постачальників, які займаються оптово-роздрібною торгівлею і в цій сфері. Причина проста – це затребуваний товар, який купують всі. Другий важливий момент – тут немає якоїсь особливо складної специфікації, яку потрібно буде прописувати в тендерній документації. Замовнику досить визначити для себе загальні технічні характеристики необхідного товару. Оскільки конкуренція на ринку висока, в такій закупівлі можуть взяти участь 15 і більше постачальників. Але для того, щоб отримати найвигіднішу ціну, краще замовляти великі партії і на тривалий період.

* Передбачувана економія: до 20%

Канцтовари

На цьому ринку також великий вибір постачальників, що продають як українські, так і зарубіжні товари. Складність тут може бути тільки в питанні "ціна-якість". Бувають випадки, коли пропозиція гарна, а товар ламається на наступний день. Щоб убезпечити себе, в документації слід прописати лінійку виробників, чия продукція подобається і підходить компанії за якістю. Тоді постачальники зможуть пропонувати тільки цю продукцію. Підвищить ефективність закупівлі й запит цінових пропозицій від учасників перед тендером. Також можна уточнити у постачальників перелік і обсяги продукції, що є в наявності, для гарантії поставки необхідної партії. Після цього замовник проводить стандартний тендер серед учасників, які мають у потрібній кількості товар, який відповідає вимогам.

Передбачувана економія: 10-15%

Форма та спецодяг

У нас в країні зараз "бум" на товари та одяг вітчизняного виробництва. І головне, що їх асортимент і якість не поступаються зарубіжним. Для такої закупівлі найбільш ефективними будуть двохетапні торги. Тобто на першому етапі – прекваліфікації – замовити у постачальника тестові зразки (якщо вони є) або ж попросити їх пошити. Щоб оцінити якісні характеристики товару, замовник може взяти зразки у використання на якийсь час. І потім провести другий етап – ціновий тендер серед відібраного пулу постачальників. Важливо після вибору переможця прописати в договорі всі характеристики, які були у тестових зразків. Це гарантія для замовника, що всі наступні поставки від контрагента будуть відповідати вихідним вимогам.

Передбачувана економія: 20-25%

Будівельні та ремонтні роботи

Одна з ключових особливостей таких закупівель – терміни. Для того, щоб отримати вигідну пропозицію – планувати потрібно заздалегідь. Тут також доречно буде провести двохетапні торги. Ще одне гарне рішення – це конференція для потенційних постачальників з презентацією об'єкта. На ній учасники зможуть поставити замовнику запитання, оцінити обсяги роботи і сформувати для себе ціну на послуги. На прекваліфікаційному етапі замовник може попросити їх подати проект об'єкта, або стандартну тендерну пропозицію. Якщо організатор закупівлі не хоче, щоб ці документи були у відкритому доступі, то варто відразу зазначити, що подавати їх потрібно в закритому вигляді. Після відбору проектів – ціновий тендер.

Передбачувана економія: до 30%

Рекламні та івент-послуги

Закуповувати послуги в системі також вигідно, як товари і роботи. Складність тут може бути в тому, що в таких категоріях багато замовників прагнуть керуватися рекомендаціями і відгуками колег, а не моніторити ринок. Але і в такому випадку електронна система закупівель допоможе вибрати найкращу пропозицію. Оскільки всіх постачальників, обраних за рекомендацією, можна покликати в тендер з обмеженою кількістю учасників. Там вони зможуть змагатися за ціною. Або ж, другий варіант – етапні торги. В яких на прекваліфікації можна попросити учасників провести презентацію своїх послуг. Наприклад, якщо ви замовляєте кейтеринг, то провести дегустацію. І тільки після цього запрошувати постачальників у ціновій тендер.

Передбачувана економія: 10-15%

Діджіталізація у всіх сферах вже не тренд, а необхідність. Сьогодні неможливо заперечувати вплив технологій на бізнес і потребу в їх використанні. Але робити це варто поступово, почавши перехід в електронний формат з одного або двох напрямів у компанії. Так можна буде відстежити ефективність цифрових інструментів і, відповідно, максимально зручно вибудувати внутрішні процеси.

* Передбачувана економія – орієнтовна сума, яка залежить від багатьох факторів, зокрема й від того, як були побудовані процеси всередині компанії до переходу на електронну систему.

https://biz.nv.ua