Как начать работу в системе электронных закупок

Сегодня электронные и цифровые технологии активно проникают во все сферы нашей жизни, делая ее проще и удобнее. Это инструмент, который при правильном подходе позволяет значительно оптимизировать выполнение задач.

Но если в быту и частной жизни внедрение новинок происходит достаточно быстро и незаметно, то в компаниях изменение рабочих процессов происходит не так легко. Однако трудности переходного периода того стоят. Ведь цифровые технологии - инструмент, который при правильном подходе позволяет значительно оптимизировать выполнение бизнес-задач. Как несколько лет назад это произошло с облачными сервисами для хранения данных, CRM-системами и программами для автоматизации бухгалтерского и налогового учета. Реформирование сферы закупок может сэкономить компании до 30% от первоначальной цены и уменьшить расход ресурсов и времени.

Если ваша компания никогда не работала в системе электронных закупок, то для тестового периода лучше выбирать категорию товаров или услуг с высокой конкуренцией на рынке. Но с чего начать, чтобы процедура оказалась эффективной и помогла сэкономить ресурсы?

Компьютерная и офисная техника

В Украине много производителей и поставщиков, которые занимаются оптово-розничной торговлей и в данной сфере. Причина проста – это востребованный товар, который покупают все. Второй важный момент – здесь нет какой-то особо сложной спецификации, которую нужно будет прописывать в тендерной документации. Заказчику достаточно определить для себя общие технические характеристики необходимого товара. Поскольку конкуренция на рынке высокая, в такой закупке могут принять участие 15 и более поставщиков. Но для того, чтобы получить наиболее выгодную цену, лучше заказывать большие партии и на длительный период.

*Предполагаемая экономия: до 20%

Канцтовары

На этом рынке также большой выбор поставщиков, продающих как украинские, так и зарубежные товары. Сложность здесь может быть только в вопросе “цена-качество”. Бывают случаи, когда предложение хорошее, а товар ломается на следующий день. Чтобы обезопасить себя, в документации следует прописать линейку производителей, чья продукция нравится и подходит компании по качеству. Тогда поставщики смогут предлагать только эту продукцию. Повысит эффективность закупки и запрос ценовых предложений от участников перед тендером. Также можно уточнить у поставщиков перечень и объемы продукции, имеющейся в наличии, для гарантии поставки необходимой партии. После этого заказчик проводит стандартный тендер среди участников, которые имеют в нужном количестве товар, соответствующий требованиям.

Предполагаемая экономия: 10-15%

Форма и спецодежда

У нас в стране сейчас “бум” на товары и одежду отечественного производства. И главное, что их ассортимент и качество не уступают зарубежным. Для такой закупки наиболее эффективными будут двухэтапные торги. То есть на первом этапе – преквалификации – запросить у поставщика тестовые образцы (если они есть) или же попросить их пошить. Чтобы оценить качественные характеристики товара, заказчик может взять образцы в использование на какое-то время. И затем провести второй этап – ценовой тендер среди отобранного пула поставщиков. Важно после выбора победителя прописать в договоре все характеристики, которые были у тестовых образцов. Это гарантия для заказчика, что все последующие поставки от контрагента будут соответствовать исходным требованиям.

Предполагаемая экономия: 20-25%

Строительные и ремонтные работы

Одна из ключевых особенностей таких закупок - сроки. Для того, чтобы получить выгодное предложение – планировать нужно заранее. Здесь также уместно будет провести двухэтапные торги. Еще одно хорошее решение – это конференция для потенциальных поставщиков с презентацией объекта. На ней участники смогут задать заказчику вопросы, оценить объемы работы и сформировать для себя цену на услуги. На преквалификационном этапе заказчик может попросить их подать проект объекта, или стандартное тендерное предложение. Если организатор закупки не хочет, чтобы эти документы были в открытом доступе, то стоит сразу указать, что подавать их нужно в закрытом виде. После отбора проектов – ценовой тендер.

Предполагаемая экономия: до 30%

Рекламные и ивент-услуги

Закупать услуги в системе также выгодно, как товары и работы. Сложность здесь может быть в том, что в таких категориях многие заказчики стремятся руководствоваться рекомендациями и отзывами коллег, а не мониторить рынок. Но и в таком случае электронная система закупок поможет выбрать лучшее предложение. Так как всех поставщиков, выбранных по рекомендации, можно позвать в тендер с ограниченным количеством участников. Там они смогут соревноваться по цене. Или же, второй вариант – двухэтапные торги. В которых на преквалификации можно попросить участников провести презентацию своих услуг. Например, если вы заказываете кейтеринг, то провести дегустацию. И только после этого приглашать поставщиков в ценовой тендер.

Предполагаемая экономия: 10-15%

Диджитализация во всех сферах уже не тренд, а необходимость. Сегодня невозможно отрицать влияние технологий на бизнес и потребность в их использовании. Но делать это стоит постепенно, начав переход в электронный формат с одного или двух направлений в компании. Так можно будет отследить эффективность цифровых инструментов и, соответственно, максимально удобно выстроить внутренние процессы.

*Предполагаемая экономия - ориентировочная сумма, которая зависит от многих факторов, в том числе и от того, как были выстроены процессы внутри компании до перехода на электронную систему.

https://biz.nv.ua