Комп'ютерна техніка в обліку підприємства

28.08.2014 50363 1 6

Важко уявити сучасне життя без комп'ютерів, а тим більше важко уявити без них роботу підприємств. Проте комп'ютер – це не тільки досягнення цивілізації, але й об'єкт обліку. У консультації розглянемо найбільш актуальні запитання про облік комп'ютера і пов'язаних із ним пристроїв.

Придбання комп'ютерної техніки

Підприємство придбаває стаціонарний комп'ютер, що складається із системного блока, монітора, маніпулятора (миша), клавіатури. Як відобразити в обліку таке придбання?

Усі складові комп'ютера мають різний строк експлуатації, тому можливі два варіанти відображення цієї покупки в обліку: комп'ютер як один об'єкт чи як окремі складові (п. 3.3 П(С)БО 7). Розглянемо кожен варіант детальніше.

Комп'ютер як цілісний об'єкт визнається об'єктом основних засобів (далі – ОЗ). Нагадаємо, що в бухгалтерському обліку до ОЗ відносяться об'єкти, строк корисної експлуатації яких більше року, а для податкового обліку існує ще й другий критерій – вартість яких понад 2 500 грн. (пп. 14.1.138 Податкового кодексу, далі – ПК). Для відображення такого об'єкта ОЗ в бухобліку передбачено субрахунок 104 «Машини та обладнання». Мінімально допустимі строки корисного використання об'єкта ОЗ (у роках) визначені в п. 145.1 ПК для податкового обліку, але можуть застосовуватися також у бухгалтерському обліку (п. 26 П(С)БО 7). Для комп’ютера такий строк становить 2 роки (4-та група ОЗ). Методи нарахування амортизації наведено в пп. 145.1.5 ПК і п. 26 П(С)БО 7, підходящий метод обирається підприємством самостійно. Найпростішим у використанні є прямолінійний метод. Тому підприємствам, яким не потрібно збільшувати суму прибутку (збитку) шляхом збільшення (зменшення) сум амортизації, доцільно застосовувати саме цей метод.

Якщо підприємство прийме рішення для цілей обліку поділити комп'ютер на складові, то системний блок, монітор, мишка і клавіатура обліковуватимуться окремо. При цьому, як ми вже зазначили, кожна з таких складових комп'ютера має різний строк служби і порядок використання, тому по-різному відображається в обліку:

мишка і клавіатура можуть обліковуватися як малоцінні і швидкозношувані предмети (далі – МШП) або як малоцінні необоротні матеріальні активи (далі – МНМА) – залежно від установлених на підприємстві критеріїв визнання активів. У першому випадку їх вартість потрапляє до витрат залежно від напряму використання комп'ютера: або в періоді придбання, або в періоді визнання витрат від реалізації продукції (п. 138.4, 138.5 ПК; п. 7 П(С)БО 16). Якщо мишка і клавіатура обліковуються як МНМА, вони підлягають амортизації, яка нараховується за рішенням підприємства таким чином: по 50 % амортизовуваної вартості в першому місяці використання і в місяці списання з балансу або відразу 100 % вартості в першому місяці використання (пп. 146.16 ПК, п. 27 П(С)БО 7). Для обліку МШП призначено рахунок 22, а для обліку МНМА – субрахунок 112;
монітор може бути як МНМА, так і ОЗ. Порядок амортизації МНМА описано вище, а в разі визнання монітора об'єктом ОЗ його слід віднести до групи 4 зі строком мінімального корисного використання 2 роки;
системний блок – як правило, за своєю вартістю відноситься до об'єктів ОЗ (група 4, строк корисного використання 2 роки).

Що стосується ПДВ, то підприємство матиме право на податковий кредит на загальних підставах, якщо комп'ютер придбавається для використання в операціях, що обкладаються ПДВ, у рамках господарської діяльності підприємства і є податкова накладна від постачальника (п. 198.2, 198.4, 198.6 ПК).

Придбаваються периферійні зовнішні комп'ютерні пристрої. Як їх правильно обліковувати?

Периферійними пристроями (далі – ПП) комп'ютера прийнято вважати апаратуру, яка дозволяє використовувати обчислювальні можливості процесора. Зовнішні ПП підключаються до портів вводу – виводу. Прикладом таких пристроїв можуть бути модеми, накопичувачі на жорстких дисках, принтери, сканери, веб-камери, джерела безперебійного живлення (UPS).

Такі пристрої можуть відображатися в обліку як МНМА або ОЗ залежно від відповідності встановленим критеріям. Розглянемо порядок обліку найбільш поширених ПП у табл. 1.

Таблиця 1

№ з/п	ПП	Порядок обліку
1	2	3
1	Принтери, сканери, багатофункціональні пристрої (БФП)	Як правило, вартість таких пристроїв менше 2 500 грн., проте можливі такі варіанти обліку: – якщо принтером, сканером або БФП обладнано кожне робоче місце – обліковою політикою підприємства може бути передбачено облік таких пристроїв разом із комп'ютером як цілісного об'єкта ОЗ. Правда, у цьому випадку необхідно звернути увагу і на первинні документи (краще, якщо буде оформлена одна прибуткова накладна на комп'ютер і ПП); – якщо принтер, сканер або БФП обслуговують одночасно декілька робочих місць – такі ПП визнаються окремими об'єктами (обліковуються як МНМА)
2	Модеми, UPS, накопичувальні жорсткі диски, SSD-накопичувачі, мережеві карти, флешки тощо	Такі ПП здатні виконувати свої функції з будь-яким комп'ютером (тобто можуть бути переставлені з одного комп'ютера на інший). Як правило, строк корисного використання таких ПП більше року, а вартість не перевищує 2 500 грн., тому вони обліковуються як МНМА. Якщо вартість накопичувальних жорстких дисків, SSD-накопичувачів, UPS перевищує 2 500 грн., вони обліковуються як об'єкти ОЗ (група 4) зі строком корисного використання 2 роки
3	Веб-камери, TV-тюнери	Облік таких ПП аналогічний обліку ПП, наведених у п. 2 цієї таблиці. Проте для відображення витрат на їх придбання у складі податкових важливо навести докази їх зв'язку з господарською діяльністю підприємства. Нагадаємо, що в бухгалтерському обліку немає поділу на виробничі і невиробничі активи, тому витрати на придбання таких ПП відображаються в загальному порядку (як при придбанні ОЗ або МНМА)

Підприємство придбаває комп'ютер разом із встановленою на ньому комп'ютерною програмою (ОЕМ-версія). Як відображати в обліку таку програму, якщо комп'ютер на підприємстві обліковується як цілісний об'єкт ОЗ групи 4?

ОЕМ-версією називається програма, яка поставляється разом із комп'ютером, причому призначена тільки для комп'ютера, на якому встановлена, і не може бути перенесена на інший комп'ютер. Тобто, по суті, така програма є невід'ємною частиною комп'ютера. Тому вважаємо, що вартість такої програми в сукупності з вартістю комп'ютера повинна обліковуватися у складі ОЗ як один об'єкт.

Експлуатаційні витрати

У процесі експлуатації комп'ютерна техніка може виходити з ладу, застарівати, а також вона потребує певного догляду. Розглянемо деякі запитання, пов'язані з експлуатаційними витратами на комп'ютерну техніку.

Як обліковуються витрати на придбання картриджів для заміни?

У даному випадку логічно розглядати картриджі як витратний матеріал незалежно від строку його використання (тобто обліковувати їх у складі запасів, субрахунок 209 «Інші матеріали»). Оскільки картридж не є закінченим пристроєм, що виконує певні самостійні функції, він не відповідає визначенню ОЗ (п. 4 П(С)БО 7), а також не може вважатися МНМА. Заміну картриджа доцільно розглядати як технічне обслуговування принтера – адже така заміна здійснюється не внаслідок поломки принтера, а внаслідок витрачення картриджа.

Підприємство здійснює заміну монітора. Як відобразити в обліку цю операцію у випадках, якщо:

а) комп'ютер обліковується на балансі підприємства як єдиний об'єкт ОЗ;

б) усі складові комп'ютера обліковуються окремо?

Заміна монітора може бути пов'язана з поломкою або ж із застаріванням. При цьому якщо в першому випадку ми маємо справу з ліквідацією активу, то в другому морально застарілий монітор може перебувати в робочому стані і бути придатним до використання. Розглянемо облік операції із заміни монітора в табл. 2.

Таблиця 2

Бухгалтерський облік	Податковий облік
1	2
Комп'ютер обліковується на балансі підприємства як єдиний об'єкт ОЗ
Заміна монітора Витрати, пов'язані із заміною монітора, можуть (п. 14, 15 П(С)БО 7): – збільшувати первісну вартість об'єкта ОЗ на вартість монітора; – відноситися на витрати в межах 10%-вого ліміту залежно від напряму використання комп'ютера (рахунки 91, 92, 93), а сума перевищення ліміту збільшить первісну вартість об'єкта ОЗ. Що стосується старого монітора, то в цьому випадку рекомендуємо скористатися п. 46 Методичних рекомендацій, затверджених наказом Мінфіну від 30.09.03 р. № 561, і виключити вартість старого монітора із загальної вартості об'єкта ОЗ. При цьому якщо підприємство не може визначити первісну вартість монітора, її можна оцінити в сумі витрат на заміну. У бухгалтерському обліку ця операція супроводжується такими проведеннями (п. 35 П(С)БО 7): – Дт 976 – Кт 104 у сумі залишкової вартості старого монітора; – Дт 131 – Кт 104 у сумі зносу, який припадає на вартість монітора. Оприбуткування старого монітора Старий, але ще придатний до експлуатації монітор прибуткується з визнанням доходу. При цьому слід вирішити, як він використовуватиметься надалі. Так, якщо підприємство планує: – підключити його на інший комп'ютер, він може бути оприбуткований як МНМА або об'єкт ОЗ; – використовувати його деталі як запасні частини, тоді вони обліковуватимуться у складі запасів на субрахунку 207; – продати його – тоді на субрахунку 281. Якщо заміна старого монітора здійснюється у зв'язку з його поломкою і в подальшому його не можна використати навіть на запчастини, він не підлягає оприбуткуванню на баланс, оскільки не відповідає критерію активу	Заміна монітора Податок на прибуток. Витрати на придбання та установку нового монітора відображаються як витрати на ремонт і поліпшення об'єкта ОЗ (п. 146.11, 146.12 ПК): – витрати в межах 10%-вого ремонтного ліміту включаються до складу витрат залежно від напряму використання комп'ютера); – витрати в сумі перевищення ліміту відносяться на збільшення вартості комп'ютера (об'єкта ОЗ групи 4). Витрати на заміну старого монітора новим у цьому випадку можна вважати частковою ліквідацією об'єкта ОЗ. Тому відповідно до п. 146.16 ПК до витрат включається сума амортизовуваної вартості монітора за вирахуванням суми нарахованої амортизації (визначити цю суму можна так само, як у бухгалтерському обліку). Оприбуткування старого монітора У податковому обліку, так само як і в бухгалтерському, при оприбуткуванні на баланс старого, але ще працюючого монітора слід визнати дохід (пп. 135.5.15 ПК). Водночас у разі реалізації монітора вартість, за якою його було оприбутковано, включається до витрат, а сума, отримана від його реалізації, – до доходу (п. 135.4, 137.1 ПК). ПДВ. При оприбуткуванні старого монітора ПДВ не нараховується (п. 189.10 ПК). Проте якщо монітор буде продано, тоді у підприємства виникнуть податкові зобов'язання виходячи з договірної вартості монітора (п. 187.1, 188.1 ПК).
2. Усі складові комп'ютера обліковуються окремо
Заміна монітора У цій ситуації монітор обліковується на балансі підприємства як окремий об'єкт ОЗ або МНМА. Тому новий монітор зараховується на баланс підприємства за первісною вартістю (п. 7, 8 П(С)БО 7). Оприбуткування старого монітора Якщо старий монітор не планується в подальшому використовувати як об'єкт ОЗ або МНМА, його ліквідують. У разі ліквідації монітора як об'єкта МНМА, за яким у першому місяці використання була нарахована амортизація в розмірі 50 % його амортизовуваної вартості, необхідно нарахувати решту 50 % у періоді списання такого об'єкта (п. 27 П(С)БО 7). При цьому якщо: – монітор зламано і він не може бути використаний навіть як запчастини – його списують із балансу, оскільки він не відповідає критеріям визнання активу; – монітор буде в подальшому використано як запчастини або продано – його прибуткують на рахунках обліку запасів (субрахунок 207 або 281) з одночасним визнанням іншого доходу	Заміна монітора Податок на прибуток. У податковому обліку, так само як і в бухгалтерському, новий монітор обліковується або як об'єкт ОЗ групи 4, або як об'єкт МНМА. Оприбуткування старого монітора Якщо старий монітор не використовуватиметься надалі як об'єкт ОЗ або МНМА, він підлягає ліквідації. Ліквідація монітора як об'єкта ОЗ здійснюється відповідно до п. 146.16 ПК, якщо ж ліквідується монітор як об'єкт МНМА, ця операція відображається так само, як у бухобліку (пп. 145.1.6 ПК). ПДВ. Якщо монітор ліквідується, тому що його не можна використовувати за первісним призначенням, і при цьому до податкового органу подається відповідний документ (наприклад, акт типової форми № ОЗ-3), ПДВ не нараховується (п. 189.9 ПК). Якщо монітор прибуткується на баланс підприємства як запас, ПДВ не нараховується (п. 189.10 ПК)

Підприємство модернізувало комп'ютер (заміна жорсткого диска на більш потужний), вартість операції становить 3 500 грн. (без ПДВ). Комп'ютер обліковується як цілісний об'єкт ОЗ, його первісна вартість 8 100 грн., ліквідаційна вартість об'єкта підприємством не встановлювалася, сума зносу на момент модернізації – 4 050 грн. (строк використання об'єкта до модернізації – 1 рік, метод нарахування амортизації – прямолінійний), ремонтний ліміт на підприємстві вичерпано. Як облікувати витрати на модернізацію?

Під модернізацією об'єкта ОЗ мається на увазі, як правило, підвищення продуктивності об'єкта ОЗ. При цьому зазвичай відбувається заміна старого компонента на вдосконалений або ж додається новий компонент. Витрати на модернізацію (поліпшення) визнаються капітальними інвестиціями і збільшують первісну вартість об'єкта ОЗ, що спричиняє відповідно зміну амортизовуваної вартості і суми амортизаційних відрахувань за весь період експлуатації об'єкта (п. 146.11 ПК, п. 14 П(С)БО 7). Зазначимо, що така зміна показників можлива тільки шляхом виправлення помилки. Водночас, якщо підприємство неправильно розрахує амортизовувану вартість об'єкта, після закінчення строку корисного використання об'єкт може залишитися недоамортизованим.

Рекомендуємо підприємствам для правильного нарахування амортизації після проведення модернізації списувати протягом строку корисного використання об'єкта, що залишився, його амортизовувану вартість з урахуванням вже нарахованого зносу. Тобто в нашій ситуації вона повинна становити 7 550 грн. (8 100 грн. – 4 050 грн. + 3 500 грн.).

Висновки

Придбаваючи комп'ютерну техніку, пам'ятайте:

комп'ютер у складі системного блока, монітора, клавіатури і мишки може бути оприбутковано як цілісний об'єкт ОЗ групи 4 або ж усі вказані складові можуть бути обліковані окремо;
заміну картриджів на принтері краще класифікувати як його технічне обслуговування;
програмне забезпечення (ОЕМ-версія), придбане разом із комп'ютером, обліковується як складова частина такого комп'ютера.

бухоблік програмне забезпечення комп’ютер інтернет