Як грамотно оформити надходження та рух зерна

Із цієї статті ви дізнаєтеся: які способи документального оформлення отриманого урожаю зерна застосовуються на всіх етапах його руху з поля в місця зберігання.

Організація документообігу

Процес збору урожаю зернових ділиться на декілька етапів:

• збирання врожаю (комбайнерами);
• транспортування врожаю з поля в місця його постійного або тимчасового зберігання (водіями, трактористами);
• приймання врожаю (завідувачем току, завідувачем складу, вагарями, комірниками).

На кожному з цих етапів оформляється первинна документація. Порядок документального оформлення визначає керівник (власник) підприємства за узгодженням із бухгалтером. При цьому в першу чергу передбачається організація ефективної системи контролю, спрощення механізму реєстрації даних, наявність якісного вагового господарства, підготовка відповідних фахівців тощо. Увесь процес створення, оформлення та оброблення первинних документів, що надходять до бухгалтерії, фіксується в графіку документообігу, який складається головним бухгалтером і затверджується наказом керівника.

Слід урахувати, що для відображення надходження та руху отриманого від урожаю зерна сільгосппідприємства можуть застосовувати форми, затверджені ще в 70-ті роки минулого століття, адже нових форм на сьогодні немає. Так, згідно з постановою ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-ХII на даний момент уважаються чинними накази Мінсільгоспу СРСР від 16.05.77 р. № 269-1 і від 24.11.72 р. № 269-2 (далі – Накази № 269-1 і № 269-2 відповідно), а отже, і наведені в них основні форми для обліку зернових (див. таблицю).

Зазначимо, що сільгосппідприємствам дозволено самостійно розробляти форми первинних документів і зведених облікових документів із зазначенням обов'язкових реквізитів, передбачених п. 2 і 4 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-ХIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996), у тому числі і в електронній формі.

Нагадаємо, такими реквізитами є:

• назва документа (форми);
• дата і місце його складання;
• найменування підприємства, від імені якого його складено;
• зміст, обсяг і одиниця вимірювання господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за проведення і правильність оформлення операції;
• особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь в операції.

Розглянемо докладніше, якими документами оформляється надходження зерна.

Надходження зерна з поля

Первинний облік збору врожаю зерна можна вести трьома способами: із застосуванням талонів, путівок або реєстрів приймання зерна. Звичайне підприємство обирає найбільш відповідний для нього спосіб. При цьому головне – щоб була налагоджена система контролю, спрощений порядок реєстрації та отримання необхідних даних. Зупинимося на кожному з названих способів.

Основні форми первинних документів для обліку зернових

Застосування талонів (спосіб 1)

Ведення обліку цим способом здійснюється таким чином.

Етап 1. Бухгалтерія господарства видає кожному комбайнерові та водієві під підпис талони комбайнера (див. фрагмент 1 у кінці консультації) й талони шофера (див. фрагмент 2), які для зручності мають різну нумерацію й різний колір. Бухгалтер або інша відповідальна особа заздалегідь заповнює в талонах відповідні реквізити: назву сільгосппідприємства, порядковий і табельний номери, прізвище та ініціали комбайнера (водія, тракториста), номер агрегату (комбайна, автомашини, трактора), дату видачі. Заповнені талони підписуються головним бухгалтером (іншою особою, відповідальною за видачу талонів) і скріпляються печаткою.

При видачі талони реєструють за видами у двох Журналах обліку виданих талонів. У журналі наводяться дата видачі, П. І. Б. отримувача, номери і кількість виданих талонів (з номера по номер, наприклад комбайнерові з № 55 по № 74, водієві – з № 015 по № 035) і ставиться підпис одержувача.

Етап 2. Під час вивантаження зерна з комбайна в автомобіль відбувається обмін талонами. Тому у кожного комбайнера і водія (тракториста) буде стільки талонів, скільки бункерів зерна прийнято і завантажено для перевезення, адже один талон призначений для обліку одного повного бункера зерна. Якщо відправляється неповний бункер, то комбайнер зобов'язаний зазначити в талоні його фактичний обсяг (наприклад, 0,5 або 0,25), завіривши дані своїм підписом. Крім того, на цьому етапі водій і комбайнер зазначають у своїх талонах вид отриманого зерна, номер поля і дату завантаження.

Етап 3. Водій відвозить зерно на тік, де його зважують і встановлюють масу брутто, тари і нет­то. Дані записують у Реєстрі прийняття зерна вагарем, який ведеться в одному примірнику. Цей реєстр відкривають щодня на кожну культуру та її сорт. Завідувач току записує туди номери талонів, прийнятих від водія, прізвище водія, який доставив зерно, марку і номер автомашини, її вагу із зерном (брутто), вагу без зерна (тара), вагу брутто за мінусом тари (нетто). Водій підтверджує своїм підписом кількість зданого на тік зерна, після чого ці дані реєструються в Журналі вагаря.

Етап 4. Після зважування водій передає завідувачеві току (вагареві) талони, отримані від комбайнера, і свій Реєстр прийняття зерна від шофера, який щодня виписує бухгалтерія. Такий реєстр ведуть в одному примірнику на кожного водія, у якого він і знаходиться протягом усього робочого дня. У цей документ завідувач току (вагар) записує номери талонів комбайнера, назву культури, масу фактично прийнятого зерна в кілограмах, номер поля, відстань перевезення. Підписаний реєстр повертають водієві.

Етап 5. Водій (тракторист) на підставі свого реєстру прийняття зерна від шофера щодня вносить кількість перевезеного зерна (у кг), кількість поїздок, відстань перевезення:

• або в Дорожній лист вантажного автомобіля (форма № 2-ТН, затверджена наказом Мінстату і Мінтрансу від 29.12.95 р. № 488/346, далі – Наказ № 488/346),
• або в Дорожній лист тракториста (сільгоспоблік, форма № 68, затверджена Наказом № 269-2).

Звертаємо увагу: згідно зі спільним наказом Мінінфраструктури та Мінекономіки від 10.12.13 р. № 1005/1454 визнано таким, що втратив чинність, Наказ № 488/346, а отже, і типова форма № 2-ТН. Разом з тим такий документ необхідний для фіксації даних про виконану водіями роботу, про використання автотранспорту, а також для списання ПММ. Тому сільгосппідприємства можуть застосовувати дорожні листи форми № 2-ТН, уключивши їх до переліку форм первинних документів, використовуваних на підприємстві, і закріпивши це рішення в своїй обліковій політиці.

Етап 6. Після закінчення зміни комбайнер передає завідувачеві току талони шофера й отримує від нього Виписку з реєстру про намолот зерна і прибрану площу (див. фрагмент 3). На підставі цієї виписки комбайнер заповнює Обліковий лист тракториста-машиніста, зазначаючи в ньому відомості про фактичний намолот зерна і прибрану площу.

Застосування реєстрів (спосіб 2)

Цей спосіб передбачає використання Реєстру відправлення зерна та іншої продукції з поля (див. фрагмент 4). Застосовувати його доцільно тим сільгосппідприємствам, на яких за комбайном для перевезення зерна закріплюється конкретний транспортний засіб.

Рух документів за цим способом здійснюється в такому порядку.

Етап 1. У бухгалтерії господарства бланки реєстрів послідовно нумеруються (по три примірники під одним номером), зшиваються у вигляді блокнотів, у кінці підшивки підписуються керівником, головним бухгалтером і скріпляються печаткою підприємства. Перед видачею в реєстрах зазначають найменування сільгосппідприємства та прізвище комбайнера. При отриманні реєстру комбайнери розписуються у спеціальній відомості (журналі) на видачу реєстрів.

Етап 2. Щодня на початку зміни (при першому завантаженні автомашини, трактора) комбайнер виписує на кожен транспортний засіб реєстр у трьох примірниках. У ньому він зазначає: номер бригади, дату, номер поля, ПІБ шофера, номер транспортного засобу, бункерну масу зерна. Перший примірник реєстру з підписом водія комбайнер залишає в себе, а другий і третій видає водієві.

Етап 3. Доставивши зерно на тік, водій передає примірники реєстрів завідувачеві, який проставляє в них кількість отриманого зерна. При цьому завідувач току розписується в примірнику водія, а водій – в примірнику завідувача. Ці самі дані вносяться до примірника комбайнера при наступному отриманні в нього зерна.

За зміну у водія буде стільки других примірників реєстрів, скільки комбайнів завантажували його машину зерном. У завідувача току теж може бути декілька третіх примірників реєстрів, залежно від кількості комбайнерів, зайнятих на збиранні врожаю, і водіїв, які доставляли зерно.

Етап 4. Після закінчення трудового дня всі дані з реєстрів комбайнерів завскладу (комірник, вагар) записує в загальний Реєстр приймання зерна та іншої продукції (див. фрагмент 5).

Застосування путівок (спосіб 3)

Цей спосіб зручний у разі, коли за комбайнами не закріплено постійний автотранспорт.

Етап 1. Перед початком збиральних робіт комбайнер отримує в бухгалтерії блокноти путівок на вивезення продукції з поля (див. фрагмент 6), розписуючись у спеціальній відомості (журналі). Бланки путівок заздалегідь нумеруються (по три примірники під одним номером), перед видачею в них зазначаються: найменування сільгосппідприємства, номер путівки, прізвище комбайнера, марка і номер комбайна. У кінці блокнота ставляться підписи керівника і головного бухгалтера, які скріпляються печаткою підприємства.

Етап 2. Комбайнер при кожному розвантаженні заповнює три примірники путівок (під одним номером), зазначає в них дату, вид і сорт продукції, місце її відправлення, номер автомашини, ПІБ водія, його табельний номер, бункерну масу зерна і ставить свій підпис.

Комбайнер передає заповнену путівку водієві, який розписується в отриманні зерна в усіх трьох примірниках. Два примірники він віддає водієві, а третій залишає в себе.

Етап 3. Зерно, доставлене водієм на тік, зважує вагар. Водій передає йому другий і третій примірники путівки, у яких вагар проставляє вагу (брутто, тара, нетто) і ставить свій підпис, а потім записує дані в Журналі вагаря. Після цього він передає обидва примірники путівок завідувачеві току, який залишає третій примірник у себе для звіту, а другий з позначкою «тік» повертає водієві.

Комбайнери і водії використовують примірники реєстрів (спосіб 2) і путівок (спосіб 3), що залишилися в них, для заповнення первинних документів у порядку, аналогічному способу 1.

Незалежно від обраного способу в кінці дня (уранці наступного дня) усі документи з обліку зерна передаються бригадирові або бухгалтерії. Там їх щодня обробляють, порівнюючи дані путівок, реєстрів, талонів, відомостей про кількість кожної партії зерна з кількістю, зазначеною в місцях його зберігання або перероблення (на токах, складах, млинах тощо). У разі виявлення невідповідності приймають заходи до їх усунення.

Особливості оформлення руху зерна

Облік наявності та руху зерна на току

Завідувач току веде облік зерна на току на підставі прийнятих документів про надходження продукції з поля (реєстри, путівки або талони). При цьому використовується Відомість руху зерна та іншої продукції (див. фрагмент 7), до якої щодня записується кількість зваженого зерна, зібраного кожним комбайнером і перевезеного кожним водієм.

Відомість складається у двох примірниках: один в кінці робочого дня разом із первинними документами передається до бухгалтерії в цілях повідомлення керівників (власників) підприємства про хід збирання врожаю, другий залишається на току для обліку наявності та руху зерна.

Після завершення збирання врожаю (припинення надходження зерна від комбайнерів) відомість може складатися раз на декілька днів.

Доопрацювання зерна. Для приведення отриманого з поля зерна у відповідність з діючими вимогами до його якості здійснюється його очищення та сушіння. Результати виконання цих операцій відображаються в Акті на сортування та сушіння продукції рослинництва, який складається в одному примірнику на кожну партію зерна в присутності агронома. Обґрунтованість даних цього документа підтверджують своїми підписами агроном, завідувач току, вагар та інші відповідальні особи, які брали участь у цих операціях (наприклад, комірник). Акти складають за кожною культурою і за кожним сортом. У них зазначається маса отриманого від доопрацювання зерна належної якості, маса відходів, які можуть бути використані (із зазначенням умісту в них повноцінного зерна), мертвих відходів, усихання тощо.

Усі ці дані повинні підтверджуватися зважуванням зерна. Тобто при оформленні акта доцільно проводити аналіз якості зерна шляхом визначення вологості та вмісту зерна у відходах. Це важливо для контролю за збереженням зерна, обчислення розміру втрат від його очищення та сушіння.

Переміщення зерна. Для оформлення переміщення зерна із току на доробку, зберігання або перероблення (на склад, млин тощо) застосовується Накладна внутрішньогосподарського призначення. Її виписує вагар у трьох примірниках: один залишається в місці відправлення (тобто на току), другий, – у водія, а третій – у місці приймання продукції (на складі).

Облік зерна на складі

Облік продукції на складі ведеться матеріально відповідальною особою (завскладу, комірником) за сортами згідно з правилами її збері­гання:

• або в Книзі складського обліку,
• або в Картках складського обліку.

У цих регістрах відкривають окремі сторінки (картки) для обліку продукції, що залишилася з минулого року, виробленої (придбаної) у звітному році тощо. Записи роблять щодня за кожним разовим документом (об'єднувати дані декількох документів в один запис не дозволяється). Після кожного запису виводять залишок. Дані зведених документів завскладу вносить до Книги (картки) складського обліку у міру їх закриття, але не пізніше 1-го числа наступного за звітним місяця.

Щомісячно матеріально відповідальна особа на підставі первинних документів складає у двох примірниках звіт про рух матеріальних цінностей у довільній формі (далі – звіт) і подає його до бухгалтерії разом із документами, що підтверджують надходження і витрачання продукції. У звіті фіксують дані тільки за тими видами цінностей, за якими був рух. Надходження і вибуття продукції протягом звітного періоду відображають на підставі відповідних документів. Після цього підраховують надходження й витрати і визначають сальдо на кінець місяця. Залишки на початок місяця за кожним видом продукції зіставляють із залишками на кінець попереднього місяця.

Дані звіту повинні відповідати підсумкам записів у Книзі (картках) складського обліку. Особливість заповнення звіту полягає в тому, що залишки на початок місяця, обороти за місяць і залишки на кінець місяця враховуються тільки в кількісному вираженні.