Річна інвентаризація в запитаннях і відповідях

Основними нормативними документами, якими слід керуватися сільськогосподарським підприємствам при проведенні інвентаризації та оформленні її результатів, є Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879 (далі – Положення № 879), та Методичні рекомендації з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств, наведені в додатку до листа Мінагрополітики від 04.12.03 р. № 37-27-12/14023 (далі – Методрекомендації № 14023). Сьогодні зупинимося на актуальних питаннях організації та проведення інвентаризації на сільськогосподарських підприємствах.

Чи обов’язкового проводити річну інвентаризацію на підприємстві?

Як відомо, інвентаризація активів і зобов'язань – передбачений законом спосіб їх перевірки та документального підтвердження, необхідний для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності (п. 6 ст. 145 Господарського кодексу; п. 1 ст. 10 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», далі – Закон № 996).

Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінку. Тому проведення інвентаризації є обов'язковим перед складанням річної фінзвітності. Адже це передбачено п. 2 ст. 10 Закону № 996, п. 7 розд. І Положення № 879 та п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419.

Які об'єкти підлягають інвентаризації?

Річна інвентаризація має бути суцільною (п. 6 розд. 1 Положення № 879). Тобто інвентаризацією охоплюються всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, які передано в прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.

Перевірці також підлягають активи та зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи.

У які строки слід проводити річну інвентаризацію?

За загальним правилом, установленим п. 10 розд. І Положення № 879, інвентаризацію слід провести в тримісячний строк до дати річного балансу, тобто з 1 жовтня до 31 грудня 2016 року включно. Це стосується необоротних активів, запасів, поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованості, витрат і доходів майбутніх періодів. Утім, для деяких активів передбачено спеціальні строки:

• два місяці до дати балансу (з 1 листопада до 31 грудня) – для незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва, напівфабрикатів, фінансових інвестицій, грошових коштів, коштів цільового фінансування, зобов'язань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування;
• один раз на три роки – для земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів. Також інструментів, приладів, інвентарю (меблів), але за умови, якщо на підприємстві ці об’єкти інвентаризують щороку в обсязі не менше 30 %;
• до тимчасового вибуття з підприємства – для об'єктів основних засобів, зокрема автомобілів, які вирушать у тривалі рейси, інших матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством.

Крім того, рекомендовані строки проведення річної інвентаризації специфічних для аграрних підприємств об’єктів наведено в п. 1.4 Методрекомендацій № 14023. Зокрема:

• станом на 1 листопада слід провести інвентаризацію незавершеного виробництва у рослинництві;
• не пізніше 1 грудня доцільно інвентаризувати продукцію сільгоспвиробництва (за винятком кормів, насіння, шкіро- та хутросировини, готових виробів, продукції промислових та інших виробництв і господарств); корми, насіння, мінеральні та органічні добрива, гербіциди, пестициди та інші засоби захисту рослин;
• перед складанням річних звітів на 31 грудня – напівфабрикати власного виробництва, незавершене виробництво в промислових, допоміжних, інших виробництвах і господарствах; дорослу продуктивну та робочу худобу, молодняк тварин, тварин на відгодівлі, птицю, кролів, звірів;
• до настання зими (у IV кварталі) – плодові розсадники та насадження.

Як створити інвентаризаційну комісію?

Для проведення інвентаризації на підприємстві розпорядчим документом керівника підприємства створюється інвентаризаційна комісія. Це може бути наказ або розпорядження (п. 1 розд. ІІ Положення № 879), у якому також затверджуються об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації (п. 3 розд. ІІ Положення № 879).

До інвентаризаційної комісії слід включити (п. 1 розд. II Положення № 879:

• представників апарату управління підприємства;
• працівників бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії);
• досвідчених працівників підприємства, які знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів тощо).

Крім того, за рішенням керівника підприємства до складу комісії можуть входити і члени ревізійної комісії.

Для чого створюють та як формують робочі інвентаризаційні комісії?

Якщо через великий обсяг робіт одна комісія не може забезпечити проведення інвентаризації, то для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання та виробництва створюють робочі інвентаризаційні комісії. Вимоги до їх складу викладено в п. 1 розд ІІ Положення № 879. Також можуть бути включені члени інвентаризаційної комісії.

Хто очолює інвентаризаційну комісію?

Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. Це може бути і голов­бух. Зверніть увагу: забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб (далі – МВО), одного й того самого працівника два роки підряд (п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).

Чи можна включати до складу інвентаризаційної комісії МВО?

МВО до складу інвентаризаційної комісії не включають, оскільки вони є особами, що перевіряються (п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).

Проте МВО зобов’язані бути присутніми під час перевірки (п. 1 розд. II Положення № 879): вони дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані. Крім того, за потреби МВО мають надавати письмові пояснення (у разі виявлення нестачі, псування цінностей, які знаходяться на відповідальному зберіганні).

Чи можна проводити інвентаризацію за відсутності одного із членів інвентаризаційної комісії?

Пункт 1 розд. ІІ Положення № 879 передбачає, що інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та в присутності МВО. Тож у разі якщо член інвентаризаційної комісії не може з певних причин узяти участь у її роботі, він має бути замінений (до складу комісії мають бути внесені зміни).

У своєму листі від 15.12.03 р. № 31-04200-30-23/191 Мінфін зазначає, що керівник підприємства або інша посадова особа, яка затвердила склад інвентаризаційної комісії, відповідним розпорядчим документом може здійснити заміну голови інвентаризаційної комісії в разі, якщо відсутність раніше призначеного голови викликана, зокрема, його хворобою, відрядженням.

Крім того, згідно з п. 18 розд. ІІ Положення № 879 відповідальність за повноту та точність унесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, коштів та документів, цінних паперів та заборгованості у розрахунках несуть усі члени робочих інвентаризаційних комісій.

Чи може інвентаризаційна комісія складатися з однієї особи?

Таке можливо, якщо в штаті підприємства єдиний працівник – керівник. У листі Мінфіну від 27.05.14 р. № 31-08410-0-29/12918 знаходимо підтвердження: у такій ситуації керівник підприємства може затвердити відповідним розпорядчим документом склад постійно діючої комісії з однієї особи або включити в комісію фахівців, найнятих за цивільно-правовим договором.

Якими документами оформляють результати інвентаризації?

Положення № 879 не встановлює типових форм інвентаризаційних документів. Як зазначено в п. 14 розд. II цього документа, інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюють відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Тож підприємства, розробляючи інвентаризаційні документи, можуть узяти за базу:

• форми, передбачені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. № 241;
• форми, наведені в додатках до Методрекомендацій № 14023.

Можна взагалі не прив'язуватись до встановлених форм і документувати процес інвентаризації за допомогою самостійно виготовлених бланків (лист Держкомстату від 15.07.10 р № 14/2-18/72).

Правильно оформлені й підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передають до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення в обліку результатів інвентаризації.

Бухгалтерська служба складає звіряльні відомості, у яких відображає виявлені розбіжності між даними бухобліку та даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).

Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов'язань і даними бухгалтерського обліку, які наводять в звіряльних відомостях, інвентаризаційна комісія відображає в протоколі. Протягом п'яти днів після завершення інвентаризації протокол інвентаризаційної комісії затверджує керівник підприємства. На підставі затвердженого протоколу можна відображати в бухобліку результати інвентаризації.

Як виправити помилки, допущені під час оформлення інвентаризаційних документів?

В інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) помарки та підчистки не допускаються. На це вказує п. 17 розд. ІІ Положення № 879. Якщо ж усе-таки виникла потреба виправити помилку, слід закреслити неправильний запис і написати над ним правильний. Причому таке виправлення необхідно зробити в усіх примірниках документа. Виправлення мають бути підписані всіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та МВО.

Чи обов’язково проводити контрольні перевірки інвентаризації?

Після закінчення інвентаризації, проведеної робочими інвентаризаційними комісіями, інвентаризаційною комісією за участю членів робочих інвентаризаційних комісій і МВО можуть проводитись контрольні перевірки, але обов’язково до відкриття складу, де проводилась інвентаризація (п. 13 розд. ІІ Положення № 879). У разі виявлення значних розходжень між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної інвентаризації.

Чи потрібно проводити суцільну інвентаризацію під час контрольної перевірки?

Під час здійснення контрольних перевірок даних інвентаризації (інвентаризаційних актів і описів) не обов’язково здійснювати повторну суцільну інвентаризацію тих або інших активів, що перебувають під матеріальною відповідальністю тієї чи іншої МВО. Досить перевірити ще раз лише найцінніші активи та активи, що користуються найбільшим попитом, перелік яких визначає голова постійно діючої інвентаризаційної комісії, а у виняткових випадках – керівник підприємства.

Хто і як несе відповідальність за порушення порядку проведення інвентаризації?

Обов’язок організації процесу інвентаризації та створення всіх належних для цього умов покладено на власника або уповноважений ним орган (посадову особу), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів, тобто керівника підприємства (п. 4 розд. І Положення № 879). Тож саме він є відповідальним за проведення інвентаризації. Якщо ж інвентаризація пройшла несвоєчасно або неякісно, відповідальну особу оштрафують. При цьому розмір штрафу варіює в межах, установлених ст. 164² КУпАП: від 8 до 15 НМДГ (тобто від 136 до 255 грн.).

Якщо протягом року порушника вже було притягнуто за подібні порушення, штраф дещо більший: від 10 до 20 НМДГ (тобто від 170 до 340 грн.).

Крім того, до членів інвентаризаційної та робочої інвентаризаційної комісій застосовується дисциплінарна відповідальність у разі, якщо вони не впорались із порядком її проведення відповідно до наказу (розпорядження) керівника – догана і навіть звільнення (ст. 147 КЗпП).

Висновки

1. Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання та оцінку.

2. Щорічно до дати балансу підприємства зобов’язані проводити суцільну інвентаризацію всіх активів і зобов’язань. Рекомендовані строки проведення річної інвентаризації для сільгосппідприємств наведено в п. 1.4 Методрекомендацій № 14023.

3. Для проведення інвентаризації створюють наказом керівника підприємства інвентаризаційну комісію, а якщо обсяг перевірки значний, то й робочі інвентаризаційні комісії.

4. Спеціалізовані форми інвентаризаційних документів для сільгосппідприємств наведено в додатках до Методрекомендацій № 14023. Проте не заборонено використання й самостійно розроблених документів за умови дотримання вимог Положення № 88.

5. Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводяться в інвентаризаційних документах, та пропозиції щодо їх урегулювання відображаються інвентаризаційною комісією в протоколі. На підставі затвердженого керівником підприємства протоколу в бухобліку відображаються результати проведеної інвентаризації (нестачі, лишки, пересортиці).

Читайте также:

«Інвентаризація тварин на фермі»
«Інвентаризуємо зерно»